Quanto ti costa davvero l’inserimento dati fatto a mano
Il conto da fare con i numeri della tua azienda, le voci che quasi tutti si dimenticano e il modo per capire se automatizzare quel lavoro ha senso oppure no
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Dove si nascondono le ore che paghi ogni mese
Guide scritte per chi decide, non per chi programma, con dentro quello che di solito ti spiegherei al telefono
Le puoi leggere anche solo per capire meglio come funzionano le cose, senza scriverci
Capire se conviene, prima di muovere un dito
Il conto lo puoi fare da solo, e a volte il risultato è che non conviene, capita anche quello
Da quale processo conviene partire
Non si automatizza tutto insieme, si parte da uno, e sceglierlo bene è metà del risultato
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In quanto tempo si ripaga un’automazione
È una divisione, non serve un consulente per farla, serve mettere dentro i numeri giusti
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Automazione o nuova assunzione, come capire quale ti conviene
Fatti due conti prima di pubblicare un annuncio, guarda quanto ti costa davvero il lavoro ripetitivo che stai per assegnare a qualcuno, quanta parte è automatizzabile e in quali casi invece la persona serve eccome
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Perché un software su misura costa così tanto
Stai pagando ore di una persona, non un prodotto già fatto, e capirlo cambia il modo in cui lo compri
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Canone mensile o software pagato una volta sola
Sono due modi di dividersi il rischio, conviene sapere da che parte cade prima di firmare
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Compro un programma già fatto o mi faccio l’automazione su misura
Il programma pronto costa meno e lo hai domani, il su misura fa esattamente quello che fai tu, e la scelta non è ovvia
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Quanto ti costa un dato inserito storto
Scriverlo giusto erano dieci secondi, rimediare è tutta un’altra storia
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Come misurare quanto tempo porta via un lavoro
Serve un numero, non una sensazione, e per averlo non devi mettere il cronometro in mano a nessuno
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Non ti serve automatizzare tutto
In quasi tutti gli uffici due o tre processi si prendono la fetta grossa del tempo, il resto è rumore
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Cosa non conviene automatizzare, detto da chi lo fa di mestiere
Ci sono lavori dove un’automazione è soldi buttati, e te lo diciamo prima invece che dopo
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Come gestire più lavoro con lo stesso personale
Un metodo per capire quali passaggi ti stanno mangiando le ore, quali si possono togliere di mezzo e quanto lavoro in più riesci a reggere con le persone che hai già
Leggi la guidaLe parole che ti dicono e non ti spiegano
API, RPA, OCR, EDI, tutte sigle che sotto hanno cose semplici
Cos’è un’API, e perché il tuo gestionale forse non ce l’ha
Se il fornitore ti ha risposto che serve l’API e tu hai annuito senza capire, questa pagina è per te
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RPA, cosa vuol dire quando te lo dicono
È una sigla che gira nelle presentazioni, sotto c’è una cosa semplice
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Perché a volte il computer legge male un documento
Non è che il programma è scemo, è che una scansione storta è storta anche per lui
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EDI, quando il cliente grosso ti chiede di parlare la sua lingua
Se un committente ti ha nominato l’EDI e tu hai fatto finta di sapere cos’è, ecco cos’è
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Automazione e intelligenza artificiale non sono la stessa cosa
Una esegue regole che hai deciso tu, l’altra prova a capire, e per il tuo gestionale serve soprattutto la prima
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Mi serve l’intelligenza artificiale per automatizzare l’ufficio
Quasi mai, e chi te la mette dappertutto probabilmente sta vendendo la parola di moda
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PDF nato dal computer o scansionato, che differenza fa
Sembrano uguali sullo schermo, per chi li deve leggere in automatico sono due mondi
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Le righe di una fattura dentro un PDF, come si tirano fuori
I totali sono facili, sono le righe in mezzo che danno il mal di testa
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La fattura elettronica è già un file ordinato, usiamolo
Il dato è già lì dentro scritto pulito, se qualcuno lo sta ancora ribattendo c’è qualcosa che non va
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Collegamento diretto o uso delle schermate, come si sceglie
Ci sono due modi per far lavorare insieme i programmi che hai in azienda, ecco cosa cambia fra loro, quando conviene l’uno e quando l’altro, e le domande da farti sul tuo processo prima di decidere
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Il file arriva ogni mese con le colonne spostate
Stesso fornitore, stesso file, e ogni volta qualcosa si muove
Leggi la guidaAutomatico non vuol dire fuori controllo
La domanda giusta non è se può sbagliare, è cosa succede quando non capisce
Come si impedisce a un’automazione di fare danni
La domanda giusta non è se può sbagliare, è cosa succede quando non capisce
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Un’automazione sbaglia meno di una persona
Sbaglia in modo diverso, ed è questa la cosa che conta davvero
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Automazione assistita o autonoma, come capire quanta libertà dare al sistema
Ci sono lavori che un’automazione può chiudere da sola, altri dove è meglio che si fermi e chieda conferma a una persona, i criteri per decidere quale dei due casi è il tuo
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Dove gira l’automazione, sul computer dell’ufficio o su un server
Le due strade cambiano costo, affidabilità e chi deve tenere acceso il computer
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L’automazione può lavorare mentre l’ufficio è chiuso
Sì, ed è uno dei motivi per cui conviene, ma non per tutti i lavori
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E se salta la linea mentre l’automazione sta lavorando
Si ferma a metà, e la domanda vera è cosa trova quando riparte
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L’automazione entra nei programmi con quali credenziali
È una domanda che devi fare, e la risposta va messa nel contratto e non lasciata a voce
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I dati dei miei clienti dove vanno a finire
È fra le prime domande che fanno, ed è giusto farla, la risposta va scritta nel contratto
Leggi la guidaLe cose che qualcuno sta facendo a mano adesso
Se riconosci il tuo lavoro in uno di questi, è un buon punto da cui partire
Registrare le fatture dei fornitori senza ribatterle
È il lavoro più ripetuto che c’è in amministrazione, ed è quello dove i controlli contano di più
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Gli ordini arrivano per email e qualcuno li ribatte
Ognuno manda come gli pare, chi il PDF, chi l’Excel, chi lo scrive nel testo della mail
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Come inserire automaticamente nel gestionale i dati di un PDF
Come funziona davvero la lettura di una fattura o di un DDT in PDF, quali dati si riescono a tirare fuori, quali controlli servono perché non finiscano numeri sbagliati in archivio, e dove il metodo smette di funzionare
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Come trasferire i dati da Excel al gestionale senza copiarli a mano
Si parte dal file, si mettono i controlli prima del salvataggio e si fanno compilare le schermate a un sistema automatico, anche se il tuo gestionale non offre nessun collegamento diretto
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Ogni mese qualcuno entra nei portali e scarica gli stessi file
Accedi, cerchi, scarichi, rinomini, salvi nella cartella giusta, per venti volte di fila
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Come automatizzare le attività ripetitive che fai nel browser
Accessi, moduli da compilare, documenti da caricare e ricevute da scaricare, quali di questi passaggi si possono far fare in automatico, come funziona sotto e in quali casi non conviene provarci
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Due programmi che dicono due cose diverse
Il gestionale dice una cosa, il foglio ne dice un’altra, e ogni mese qualcuno passa mezza giornata a capire chi ha ragione
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Ordinato, consegnato, fatturato, e i tre numeri non coincidono
È lì che si perdono i margini, in silenzio, una riga alla volta
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L’estratto conto e la prima nota, riga per riga
I movimenti sono sempre gli stessi, cambiano solo le cifre e le date
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Lo stesso cliente inserito tre volte scritto in tre modi
Nessuno l’ha fatto apposta, è successo in dieci anni, e adesso i report non tornano
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Il cliente nuovo va inserito in tre programmi
Gli stessi dati, tre schermate, e alla terza qualcuno sbaglia una cifra della partita IVA
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Due gestionali che devono sapere le stesse cose
Uno per la produzione, uno per la contabilità, e una persona in mezzo che fa da ponte
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I DDT arrivano col camion e finiscono su una pila
Poi qualcuno, quando ha tempo, li mette a carico uno per uno, e intanto il magazzino a sistema è sbagliato
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Il fornitore manda il listino nuovo e sono duemila righe
Arriva un Excel fatto a modo suo, e qualcuno deve portarlo dentro senza sbagliare un prezzo
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La casella condivisa dove finisce tutto
Ordini, solleciti, domande, allegati, e qualcuno che smista a mano dalla mattina
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Rinominare i file secondo la regola dello studio
C’è una regola, la sanno tutti, e la rispetta nessuno quando c’è fretta
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I solleciti li fa chi si ricorda, quindi non li fa nessuno
Le scadenze ci sono, la lista pure, manca solo il tempo di guardarla
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Il preventivo è sempre quello, cambiano tre numeri
E ne fai dieci per venderne uno, quindi nove sono lavoro che non paga nessuno
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Il report del lunedì mattina
Stessi passaggi, stesse copie, stesso foglio, ogni settimana da tre anni
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Quali attività può automatizzare uno studio commercialista
Quali lavori dello studio si possono passare a un sistema automatico, quali è meglio tenere a mano, e come riconoscere in due minuti in quale dei due gruppi sta un processo che fai ogni settimana
Leggi la guidaQuello che hai già, e cosa farci
Vecchio, chiuso, senza collegamenti, non vuol dire perso
Come automatizzare un gestionale senza sostituirlo
Come funziona l’automazione di un programma che usi già, quali lavori si possono togliere di mano alle persone, quali è meglio lasciare a loro, e come farti due conti da solo per capire se ti torna
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Come si automatizza un programma che non ha collegamenti
Se il tuo gestionale non espone dati e non parla con niente, resta comunque una strada, farlo usare a un sistema che clicca al posto tuo, come funziona, quando conviene e dove si rompe
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Il gestionale ha vent’anni e nessuno lo tocca più
Funziona, l’azienda ci gira sopra, e ogni volta che chiedi di collegarlo ti dicono che non si può
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Il consulente dice di cambiare gestionale, ha ragione
A volte sì, e te lo diciamo anche noi che campiamo del contrario
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Cosa succede all’automazione quando il gestionale cambia
Quali aggiornamenti rompono un’automazione e quali no, come si accorge da sola che qualcosa non torna, e cosa serve per rimetterla in piedi in fretta
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Il fornitore ha cambiato il modello della fattura
Succede, ed è previsto, la domanda è chi ci mette mano e chi paga
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Il fornitore del gestionale dice che non si può fare
Può darsi che abbia ragione, e può darsi che stia parlando del suo di lavoro, non del tuo
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Avevamo le macro di Excel, poi si è rotto tutto
Le aveva fatte uno bravo che adesso non c’è più, e nessuno sa dove mettere le mani
Leggi la guidaCosa succede prima, durante e dopo
Comprese le domande scomode, che sono quelle che conviene farsi prima di firmare
Cosa serve avere pronto prima di iniziare
Meno di quello che pensi, e niente di tecnico, ma quel poco deve esserci davvero
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Come registrare il video del processo che ci serve
Tre minuti di schermo valgono più di dieci mail, e non serve niente di speciale
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Nessuno sa spiegare come si fa, si fa e basta
Lo sa fare Marisa, ma quando provi a farti spiegare le regole vengono fuori venti eccezioni
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Chi decide cosa deve fare il sistema
Tu, sempre, e questa non è una gentilezza, è l’unico modo perché funzioni
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Quanto tempo ci vuole per averla in funzione
Dipende, ma non dalle settimane di codice, dipende da quanto in fretta salta fuori il caso strano
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Il primo giorno che l’automazione lavora davvero
Non si accende un interruttore e ciao, si parte piano e col freno a portata di mano
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Un’automazione non è un lavoro che finisce
Il giorno che è pronta non è la fine, è il giorno uno, e chi te la vende come finita ti sta ingannando
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I miei impiegati penseranno che voglio sostituirli
È un dubbio serio, va affrontato prima e non dopo, perché se l’ufficio rema contro non parte niente
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Chi fa solo data entry, prima o poi se ne va
E quando se ne va porta via tutto quello che sapeva del processo, che non era scritto da nessuna parte
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Quando arriva la scadenza e l’ufficio va in apnea
Il lavoro non cresce piano, arriva tutto insieme in cinque giorni, e sono sempre gli stessi cinque
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Ho già un tecnico che segue i computer
Bene, non è un problema, sono due mestieri diversi che si incontrano
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Se un domani cambio fornitore, cosa mi resta in mano
È la domanda giusta da fare prima di firmare, non dopo, e vale per chiunque non solo per noi
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Conviene affidarsi a una realtà di una persona sola
Ha vantaggi veri e rischi veri, e ve li mettiamo giù tutti e due, poi decidi tu
Leggi la guidaMostraci cosa fate ancora a mano
Descrivi il processo o invia un breve video dello schermo e valuteremo cosa può essere automatizzato