Avevamo le macro di Excel, poi si è rotto tutto

Il file che nessuno osa aprire

C’è un file su una cartella condivisa, si chiama qualcosa come definitivo_2, e dentro c’è un pulsante giallo che una persona preme il primo del mese, mentre gli altri aspettano

L’ha costruito il ragioniere che se la cavava col computer, otto anni fa, e da otto anni funziona, prende il file del fornitore, sistema le colonne, calcola quello che serve, sputa fuori il foglio pronto da caricare, e nessuno ci ha mai messo mano perché non serviva

Poi un lunedì mattina il pulsante restituisce una finestra con un numero e una parola in inglese, e da lì in avanti la giornata è tutta lì, il ragioniere che l’aveva fatto adesso lavora altrove o è in pensione, il tecnico che segue i computer dice che quella roba non è sua, e alla fine qualcuno rifà a mano il lavoro di tre ore, per quel mese, e per quello dopo

Chi ha fatto quelle macro aveva ragione

La prima cosa da dire, ed è una cosa seria, è che quella persona ha risolto un problema vero con gli strumenti che aveva sulla scrivania, senza chiedere budget a nessuno, senza aspettare sei mesi un fornitore

Le macro di Excel hanno retto un lavoro aziendale per otto anni, e parecchi progetti pagati per bene non arrivano a tanto

Quindi il problema non è Excel, e chi ti dice che Excel è il male sta vendendo il suo prodotto, il problema è tutto quello che intorno a quel file non c’è mai stato

Quello che manca non è il codice

Una macro fatta in casa nasce quasi sempre senza tre cose, e sono quelle che poi te la fanno pagare

• nessuno la mantiene, perché non è il mestiere di chi l’ha scritta, e quando l’azienda cambia una regola la macro resta ferma a com’era
• non c’è un registro, quindi quando il numero esce sbagliato non sai se ha letto la riga giusta, non sai nemmeno cosa ha fatto
• il sapere è in testa a una persona sola, le regole non sono scritte da nessuna parte, e se quella persona esce dall’azienda escono anche le regole

Aggiungici che il file cresce, uno aggiunge un foglio, un altro un controllo, un altro ancora un pezzo copiato da internet perché serviva subito, e dopo qualche anno dentro c’è una cosa che nessuno saprebbe più rifare uguale

Perché si rompe proprio quel giorno

Le macro di Excel si rompono quasi sempre per motivi banali e prevedibili, non per sfortuna

Il fornitore manda il file con una colonna in più e la macro legge la colonna sbagliata, arriva un aggiornamento del programma e una funzione che c’era prima si comporta diversamente, il file viene aperto da una versione differente su un computer nuovo, il percorso della cartella cambia perché hanno rifatto il server

E qui c’è la parte che fa più danno, tante macro fatte in casa non si fermano quando non capiscono, tirano dritto e scrivono il risultato lo stesso, quindi il giorno in cui compare l’errore è quasi una fortuna, il guaio vero è il mese in cui l’errore non compare e i numeri escono storti senza che nessuno se ne accorga

Cosa cambia con un sistema mantenuto

Un’automazione fatta di mestiere fa lo stesso lavoro di quella macro, e la differenza sta in cose poco appariscenti, che però sono esattamente quelle che ti mancano il lunedì mattina

Le colonne si leggono dall’intestazione e non dalla posizione, se un’intestazione attesa non c’è il sistema si ferma invece di indovinare, resta scritto cosa ha fatto e quando, le regole stanno nero su bianco fuori dalla testa di qualcuno, e quando qualcosa cambia c’è qualcuno il cui lavoro è rimetterlo a posto

Muffin Suite lavora così, il sistema pilota il gestionale, i portali e i fogli che l’azienda usa già, e la manutenzione sta dentro il canone mensile concordato prima di partire, proprio perché i file cambiano e i programmi si aggiornano di continuo, e sono cose che si mettono in conto dall’inizio

Il pezzo sui file che ogni mese arrivano con le colonne diverse ha una guida sua, i file con le colonne che si spostano, e il lato Excel e PDF sta nella pagina Excel e PDF

Quando la risposta giusta è lasciarla stare

Detto tutto questo, se la tua macro funziona, se nessuno si lamenta, se quando si inceppa c’è una persona in azienda che la rimette in piedi in mezz’ora, lasciala dov’è

Sostituire una cosa che gira per il gusto di averla fatta bene è un lavoro che paghi due volte, prima per rifarla e poi per il periodo in cui ti accorgi che l’originale faceva anche tre cose che nessuno ti aveva raccontato

Il momento in cui vale la pena parlarne è un altro, quando quel file è diventato un rischio, cioè quando si rompe spesso, quando nessuno sa più cosa fa dentro, quando la persona che lo teneva in piedi non c’è più, oppure quando l’errore lo scopri a valle e ti costa più del tempo che la macro ti fa risparmiare