Cosa fa il sistema, schermata per schermata
Fa quello che oggi fa una persona con il mouse e la tastiera, solo che non si distrae e non si stanca
Apre il gestionale, entra con le credenziali del servizio, va sulla schermata giusta, cerca il cliente o il documento, compila i campi uno per uno, salva e poi rilegge quello che ha appena scritto per controllare che sia finito dove doveva
Se un campo non torna, se un codice non esiste o se un importo non quadra con il documento di partenza, si ferma e lo segnala, invece di salvare qualcosa di sbagliato
Le cose che gli si possono far fare
- Inserire anagrafiche, ordini, fatture, movimenti e pratiche partendo da un PDF, da un Excel o da una email
- Cercare clienti, fornitori, documenti e codici dentro le schermate
- Confrontare i dati del gestionale con quelli del documento e segnalare le differenze
- Scaricare o caricare file, allegati e stampe
- Tenere un registro di cosa ha fatto, quando e su quale documento
- Chiedere conferma a una persona prima delle operazioni delicate
E se il mio gestionale è vecchio o non ha collegamenti
È il primo dubbio che viene in mente, ed è quello che pesa di meno
Molti gestionali non hanno un modo pulito per farci parlare altri programmi, niente API, niente esportazioni decenti, magari sono software installati sul computer da vent’anni e la casa madre non esiste più
Non è un problema, perché il sistema non ha bisogno di entrare dal retro, usa le schermate dal davanti come farebbe un tuo operatore, quindi va bene un programma vecchio, uno gestito da un terminale, uno che gira dentro il browser o uno aperto su un desktop remoto
Quando invece un collegamento diretto c’è, lo usiamo, perché è più veloce e più solido, ma non è una condizione per partire
Prima di prendere impegni guardiamo il tuo caso, se qualcosa non si può fare te lo dico prima, non dopo la firma
Non devi cambiare niente di quello che usi
Il gestionale resta il tuo, restano le abitudini di chi ci lavora, non ci sono dati da migrare e non c’è nessun programma nuovo da imparare
Il sistema si aggiunge al lavoro che già gira, e se un giorno lo spegni, il tuo ufficio continua a lavorare come faceva prima
Come si parte
- Mi mostri il processo, anche solo con un video dello schermo mentre lo fai
- Segniamo insieme i passaggi, le eccezioni e i casi che vanno sempre guardati da una persona
- Decidiamo i controlli e cosa deve succedere quando un dato non torna
- Ti dico il canone mensile prima di scrivere una riga di codice
- Partiamo con una versione assistita, che lavora con più controlli, poi le lasciamo più autonomia quando ha dimostrato di funzionare sui tuoi casi