Il lavoro di cui parliamo
Ogni azienda ne ha almeno uno, quel sito dove qualcuno entra ogni mattina, mette le credenziali, apre la pratica giusta, allega il PDF, ricopia due numeri presi dal gestionale e poi salva la ricevuta in una cartella, nessuno lo chiama lavoro, ma occupa ore vere, e sono ore che paghi
Il portale resta quello, i tuoi accessi restano i tuoi, cambia solo chi fa i clic
Quali portali si possono automatizzare
Portali dei clienti, aree riservate dei fornitori, home banking, siti dei corrieri, portali pubblici e gestionali che girano dentro il browser, se una persona ci lavora con mouse e tastiera, in genere il sistema può fare lo stesso percorso
Non tutti però, e questo è meglio dirlo subito, alcuni siti hanno regole o barriere che rendono l’automazione poco sensata o non consentita, e in quel caso te lo diciamo subito
Esempi di cosa si può fare
Sono esempi tipici, servono a farti capire la forma del lavoro, non sono lavori già consegnati
- Entrare nel portale del cliente ogni mattina, scaricare gli ordini nuovi e registrarli nel gestionale
- Caricare le fatture o i DDT nell’area riservata di un fornitore, con l’allegato giusto per ogni pratica
- Compilare un modulo lungo prendendo i dati da un Excel o da un PDF, invece di ricopiarli a mano
- Scaricare ricevute, conferme e quietanze, rinominarle secondo le vostre regole e archiviarle dove servono
- Controllare lo stato di una pratica e avvisare la persona giusta quando cambia
- Confrontare quello che dice il portale con quello che dice il gestionale, e segnalare le differenze
Gli accessi restano tuoi
Le credenziali sono un punto delicato, quindi ne parliamo prima, il sistema può girare su un computer della tua azienda, con i vostri accessi, senza che le password escano di lì
Dove c’è un secondo fattore, un SMS o una firma, quel passaggio lo tiene una persona, il sistema prepara tutto il resto e si ferma ad aspettare, le protezioni dei siti non le aggiriamo
Cosa succede quando il sito cambia
I portali cambiano, spostano un pulsante, rifanno una schermata, capita, sistemare i passaggi quando succede rientra nel canone secondo il piano scelto, ed è uno dei motivi per cui questo servizio va ad abbonamento invece che a progetto
Quando qualcosa non torna
Se il portale è lento, se un caricamento si blocca o se un dato non corrisponde, il processo si ferma e lo segnala, invece di tirare a indovinare
Di ogni operazione resta scritto cosa è stato fatto, quando, su quale pratica e con quale esito, così un controllo lo puoi sempre fare