Come trasferire i dati da Excel al gestionale senza copiarli a mano

Perché il copia e incolla ti costa più di quanto sembra

Il tempo che vedi è quello dell’inserimento, ma non è l’unico che paghi, perché intorno ci sono le riletture, le righe sbagliate da ritrovare, le correzioni fatte il giorno dopo e le interruzioni che spezzano il lavoro di chi sta al computer

Gli errori tipici sono sempre gli stessi, una riga saltata, una data che Excel ha interpretato a modo suo, un importo che il gestionale legge con il separatore decimale sbagliato, un codice cliente vecchio rimasto nel file, e nessuno di questi è grave da solo, il problema è che li scopri più tardi, quando la registrazione è già dentro il gestionale

Per capire se vale la pena automatizzare, prova a moltiplicare quattro numeri, le persone che fanno il lavoro, le ore al giorno a testa, i giorni al mese in cui succede e il costo orario aziendale, poi guarda il totale con calma

Facciamo un esempio inventato, giusto per far vedere il conto, mettiamo due persone per due ore al giorno, venti giorni al mese, sono ottanta ore al mese che finiscono dentro un file Excel, i numeri veri sono i tuoi, ma l’ordine di grandezza si vede subito

Prima di automatizzare, sistema il file

Un foglio nato per essere letto da una persona non è pronto per essere letto da un programma, e questa è la parte che puoi sistemare da solo, prima ancora di parlare con qualcuno

• Una riga di intestazione sola, in cima, senza titoli colorati sopra né celle unite
• Una riga uguale a un record, niente righe di totale o di commento in mezzo ai dati
• Le date in un formato solo, deciso una volta e mantenuto
• Gli importi come numeri veri, non come testo, altrimenti anche Excel sbaglia a sommarli
• I codici scritti come li vuole il gestionale, compresi gli zeri davanti che Excel tende a mangiarsi

Se il file arriva da un fornitore o da un portale e non puoi toccarlo, va bene lo stesso, si scrive una regola che lo rimette in ordine prima di usarlo, però è lavoro in più e conviene saperlo prima

Come funziona il passaggio automatico

Il principio è semplice, il sistema fa gli stessi gesti che farebbe la persona, solo senza stancarsi e senza distrarsi

Legge il file e riconosce le colonne, controlla ogni riga con le regole che gli hai dato, apre il gestionale, si sposta nella schermata giusta, compila i campi, salva e passa alla riga dopo, e alla fine lascia un registro con quello che ha inserito e con le righe che ha messo da parte, così sai sempre cosa è successo

La cosa da capire è che non serve un collegamento ufficiale del gestionale, se il programma ha delle schermate e qualcuno le sa compilare, allora anche un sistema può compilarle, e quando invece il gestionale offre un’importazione o un canale diretto tanto meglio, quella strada è più solida e conviene usare quella

I controlli sono la parte che conta davvero

Un caricamento automatico senza controlli è solo un modo più veloce di sbagliare, quindi le regole vanno decise prima, insieme a chi quel lavoro lo fa tutti i giorni e sa già dove il file inciampa

Di solito si guarda che i campi obbligatori ci siano, che i codici esistano davvero in anagrafica, che le date stiano dentro un intervallo sensato, che gli importi tornino con il totale del documento e che quella riga non sia già stata registrata ieri, poi la regola è sempre la stessa, una riga che non passa un controllo non entra, si ferma prima del salvataggio e finisce in una lista da guardare a mano

Conviene decidere anche cosa fare quando il file è buono a metà, di solito è meglio caricare le righe valide e mettere da parte le altre, però in certi processi contabili è più prudente bloccare tutto piuttosto che lasciare un caricamento a metà strada, dipende da cosa costa di più rimediare, e quello lo sai tu

Quando i file non sono tutti uguali

Difficilmente il formato è uno solo, spesso arrivano fogli diversi da fornitori diversi, e ognuno chiama le colonne a modo suo

Si risolve riconoscendo il modello prima di leggerlo, dal nome del file, da un’intestazione, dalla cartella in cui arriva, e dando a ogni modello la sua mappa delle colonne, così aggiungerne uno nuovo diventa un lavoro piccolo

Il caso scomodo è un altro, il fornitore che cambia il foglio ogni due mesi senza dire niente, e lì la cosa più utile è un controllo che si accorge che le intestazioni non sono più quelle e si ferma, invece di caricare dati finiti nella colonna sbagliata

Cosa cambia per chi faceva quel lavoro

La persona non sparisce dal processo, le cambia il compito, prima inseriva tutte le righe sperando di non sbagliarne nessuna, dopo guarda l’elenco delle eccezioni e decide su quelle

È un lavoro più corto e anche più sensato, perché usa la testa sui casi strani e non sulle duemila righe identiche, ed è lo stesso motivo per cui conviene partire piano, tenendo per un po’ il controllo umano su tutto e allentandolo solo quando i numeri tornano

Se vuoi capire se il tuo caso è adatto

Le cose da guardare sono che programma è e come si apre, quanti passaggi servono per registrare una riga, quante operazioni fai in un mese e quanto sono regolari i file che ricevi, con questo si capisce già se ha senso e più o meno quanto lavoro c’è dietro

Se ti va, parti da un video dello schermo mentre fai il lavoro come lo fai oggi, dura due minuti e dice più di mezz’ora di spiegazioni