Le nove e un quarto, e la casella ha già trentadue messaggi
La casella si chiama info@ oppure ordini@, e la apre chi arriva per primo, che poi resta lì mezz’ora a decidere cosa è cosa
Dentro c’è un ordine di un cliente abituale scritto nel corpo del messaggio, un altro ordine allegato in PDF, una fattura di un fornitore, un sollecito, la conferma di un corriere, una domanda di uno che chiede se un pezzo c’è in magazzino, una candidatura, due messaggi pubblicitari, e uno che dice solo grazie
La persona apre, legge, capisce, sposta in una cartella, salva l’allegato sul server, gira il messaggio al collega giusto, torna indietro, e ricomincia
Non è un lavoro difficile, è che è la prima mezz’ora di ogni giorno, e se quella persona quel giorno non c’è, la casella cresce e nessuno sa più cosa è già stato guardato
Il problema non è il volume, è che tutto arriva dallo stesso buco
Una casella condivisa è comoda per chi scrive e scomoda per chi legge, perché mette sullo stesso piano l’ordine che stavi aspettando da giorni e la pubblicità che si cancella in un secondo
E siccome sono tutte lì mescolate, l’unico modo per sapere quali sono importanti è aprirle tutte, comprese le venti che non servono a niente
C’è anche un secondo guaio, meno visibile, che è la responsabilità: quando una casella è di tutti non è di nessuno, e la mail letta a metà e lasciata lì da chiudere dopo pranzo è quella che poi sparisce sotto altre quaranta
Come si scioglie il nodo
Il punto di partenza è che quella casella, per quanto sembri un caos, in realtà è abbastanza prevedibile, perché i mittenti sono quasi sempre gli stessi e ognuno scrive più o meno sempre allo stesso modo
Il cliente che manda ordini, li manda con lo stesso oggetto e con lo stesso allegato tutte le volte, il fornitore manda la fattura con il numero nel nome del file, il corriere manda una notifica che è identica a se stessa da anni
Un’automazione lavora esattamente su questa costanza, riconosce il mittente, guarda l’oggetto e gli allegati, e capisce di che tipo di messaggio si tratta
Da lì in poi ognuno prende la sua strada, l’allegato del fornitore viene salvato nella cartella giusta con il nome che segue la regola dell’azienda, e su questo pezzo c’è una guida a parte, rinominare i file secondo la regola dello studio
Quello che è un ordine può diventare davvero un ordine dentro il gestionale che usi, con i controlli che servono sui codici e sulle quantità, ed è un discorso lungo che sta tutto nella guida sugli ordini che arrivano per email
La notifica del corriere si archivia e basta, nessuno la deve leggere, deve solo essere trovabile se un giorno serve
La domanda di quello che chiede se il pezzo c’è, invece, resta a una persona, perché lì serve qualcuno che risponda con la testa
Qui bisogna essere prudenti, e vale la pena spiegare perché
Lo smistamento automatico di una casella email va tenuto volutamente timido, e questa non è una cautela da mettere nel contratto per pararsi, è proprio il modo giusto di costruirlo
Il motivo è che i due errori possibili non pesano uguale, se il sistema passa a una persona una mail che avrebbe potuto sistemare da solo, hai perso dieci secondi, se invece il sistema archivia da solo una mail che era un ordine urgente, quell’ordine lo scopri quando ti telefona il cliente arrabbiato
Quindi la regola sana è semplice, quando non è sicuro, non decide, lascia stare e la mette davanti a un occhio umano
Nella pratica vuol dire partire dai casi che si riconoscono senza ombra di dubbio, il mittente noto che manda sempre la stessa cosa, e lasciare tutto il resto dove sta
Con il tempo i casi certi aumentano, perché guardando cosa è finito nella pila del forse si scoprono altri schemi costanti, e quelli si possono aggiungere
Quanto vale, in concreto
Il guadagno vero non è la mezz’ora, anche se la mezz’ora al giorno per dodici mesi è una cifra che vale la pena calcolare, e nella pagina calcola il risparmio il conto lo fai con i tuoi numeri
Il guadagno vero è che gli allegati stanno tutti dove devono stare senza che nessuno ci pensi, che gli ordini entrano man mano che arrivano invece che a blocchi quando qualcuno trova il tempo, e che nessuno deve più tenere a mente quali mail ha già guardato
E soprattutto che quella persona la mattina apre la casella e trova davanti quello che riguarda lei, invece di doversi guardare tutto quello che riguarda tutti