Nove e venti del mattino, la casella ordini
La casella ordini si apre e ci sono diciotto messaggi arrivati dopo le sei di sera, uno ha il PDF allegato con il logo grosso in cima, uno ha un foglio Excel con le righe che partono dalla dodicesima, uno ha scritto l’ordine dentro il testo della mail, tre codici e le quantità di fianco, e uno ha allegato la foto di un modulo compilato a penna
La persona che se ne occupa apre il primo, tiene la mail da una parte dello schermo e il gestionale dall’altra, cerca il cliente, digita il primo codice, controlla che esista, digita la quantità, e intanto squilla il telefono
Alle undici ne ha inseriti nove, gli altri stanno lì, e il magazzino aspetta di sapere cosa preparare
Il lavoro non è digitare, è capire
Chi guarda da fuori vede una persona che batte sulla tastiera, e pensa che il problema sia la velocità di digitazione, ma non è quello
Il tempo se ne va nel capire da chi arriva la mail, in che formato ha scritto stavolta, quale codice suo corrisponde a quale codice tuo, se quella quantità ha senso oppure ha sbagliato uno zero, se quel prezzo è quello del listino che gli hai fatto
La digitazione è la parte finale, la più breve, e anche l’unica che tutti guardano
Ogni cliente ha il suo formato, ed è una buona notizia
Sembra un caos, ma non lo è, perché il disordine è fra un cliente e l’altro, non dentro lo stesso cliente
Il cliente che manda il PDF con il logo grosso lo manda uguale da tre anni, i codici stanno sempre nella prima colonna, le quantità sempre nella terza, e la prossima volta sarà ancora così
Questa costanza è esattamente ciò che serve, un’automazione non ha bisogno che tutti scrivano allo stesso modo, ha bisogno che ognuno scriva sempre allo stesso modo suo
Come si scioglie il nodo, in ordine
Il primo passo è riconoscere il mittente, l’indirizzo email dice quasi sempre chi è, e da lì il sistema sa quale modello di lettura usare
Il secondo è leggere il documento secondo quel modello, e qui cambia parecchio se l’allegato è un file nato dal computer oppure una fotografia, perché nel primo caso il dato si prende com’è e nel secondo va interpretato, ne trovi il dettaglio nella guida su PDF nato dal computer o scansionato
Il terzo passo è la traduzione dei codici, il cliente ordina con i suoi, tu vendi con i tuoi, e in mezzo ci vuole una tabella di conversione che si costruisce una volta e poi resta
Il quarto è il controllo dei dati, il passo che vale più di tutti
Solo alla fine l’ordine entra nel gestionale, aprendo le schermate come farebbe la persona, quindi funziona anche sul gestionale che usi già, senza cambiarlo e senza collegamenti diretti
Il controllo è il vero motivo per farlo
Un ordine inserito storto non resta un problema di ufficio, diventa un collo che parte con la merce sbagliata, un cliente che telefona, un reso, una nota di credito, e rimettere a posto quella catena porta via molto più tempo di quanto ne serviva per accorgersene prima
Un’automazione fatta bene, prima di scrivere qualsiasi cosa, guarda se il codice esiste in anagrafica, se la quantità è sensata per quel cliente, se il prezzo corrisponde al listino che gli hai assegnato, e se quella mail non è il rinvio di un ordine già inserito ieri
Quando qualcosa non torna il sistema non prova a indovinare, si ferma, mette quell’ordine in una lista con scritto cosa non gli quadra, e lo lascia a una persona
Mettiamo, giusto per far vedere il ragionamento, che di venti ordini ne finiscano tre in quella lista, numeri inventati qui per spiegare il metodo e non dati di qualcuno, la persona guarda quei tre invece di venti, e ci mette la testa che serviva
Il caso a penna resta a mano, ed è giusto così
La foto del modulo scritto a penna resta a mano, si legge male, si interpreta, e su un ordine di merce l’interpretazione non la vuoi
Lo stesso vale per il cliente che scrive mi mandi il solito, o quello che ordina una cosa che non è a listino e va sentito il commerciale, quelle mail devono arrivare a una persona, e un’automazione onesta le riconosce come casi da non toccare
L’obiettivo non è che il sistema faccia tutti gli ordini, è che faccia quelli sempre uguali, così le mattine restano libere per i clienti che hanno qualcosa da dire
Come si capisce se il tuo caso ci sta dentro
Servono poche cose, quanti ordini arrivano in un mese, quanti clienti li mandano e in quanti formati diversi, quale programma usi per inserirli, e qualche mail di esempio, anche con i dati coperti
Da lì si vede subito su quali mittenti vale la pena partire e quali lasciare a mano, e se vuoi farti un’idea del tempo che ci va, la pagina Calcola il risparmio fa il conto con i tuoi numeri