La prova che puoi fare adesso, in dieci secondi
Apri il documento, prendi il mouse e prova a selezionare col trascinamento la riga del totale, se il mouse ti disegna solo un rettangolo azzurro sopra la pagina, dentro non c’è testo da prendere, e quasi sempre vuol dire che quel PDF è una fotografia, se invece il testo si evidenzia e lo puoi copiare quasi sempre hai in mano un PDF nato dal computer, con un’avvertenza che conta, anche una scansione già passata sotto un lettore ottico si lascia selezionare, perché il programma le ha appoggiato sopra uno strato di caratteri, e quei caratteri sono già un’interpretazione, non l’originale
Un PDF nato dal computer, che spesso viene chiamato PDF nativo, è stato generato da un programma che stampava già il testo dentro il file, quindi il numero della fattura è lì dentro scritto come testo, esattamente com’era
Un PDF scansionato è nato da uno scanner o da un telefono, dentro c’è un’immagine della carta, e il computer che lo apre vede pixel, non caratteri, il fatto che tu legga benissimo il totale a schermo non vuol dire niente, lo stai leggendo con gli occhi
Sullo schermo i due file si somigliano tanto da non distinguerli, per chi deve tirarne fuori i dati sono due lavori diversi, ed è per questo che la domanda ha senso farsela prima e non dopo
Il PDF nato dal computer, cosa ti dà
Dal nativo il dato si prende esatto, non c’è nessuna interpretazione di mezzo, l’imponibile è quella sequenza di caratteri e viene copiata così com’è, senza che nessuno debba indovinare se quel segno è uno zero o una O
Questo cambia anche cosa può andare storto, perché su un PDF nativo i problemi non sono di lettura, sono di posizione, il fornitore sposta un campo, mette la data in un punto diverso, allunga la descrizione e la riga va a capo
Sono problemi veri, ma sono problemi che si guardano una volta e si sistemano, non tornano ogni giorno con una faccia nuova
Se vuoi vedere come Muffin Suite tratta questi documenti dentro un processo, c’è la pagina sulle automazioni su Excel e PDF
Il PDF scansionato, cosa costa in più
Dal documento fotografato il dato non si prende, si ricostruisce, un programma guarda le forme e prova a dire quali lettere e quali cifre sono, e questo passaggio è un’interpretazione, per quanto buona sia resta una stima
Le cose che la disturbano le conosci già, la scansione fatta storta, il timbro appoggiato sopra un importo, la fotocopia di una fotocopia, la carta chimica sbiadita, la tabella senza righe dove non si capisce dove finisce una colonna
La conseguenza pratica non è che sia impossibile, è che intorno alla lettura servono più controlli, la somma delle righe deve fare il totale, l’imponibile più l’imposta deve dare il totale documento, la partita IVA deve esistere davvero e corrispondere a un fornitore che hai in anagrafica, la data deve essere sensata
Il punto è che sul documento fotografato quei controlli non sono un lusso da mettere se avanza tempo, sono la parte che regge tutto, e quando qualcosa non quadra la cosa giusta da fare è fermarsi e passare il caso a una persona, mai indovinare
Se vuoi il ragionamento per esteso su dove e perché la lettura sbaglia, c’è la guida su perché a volte il computer legge male un documento
La strada che nessuno ti vende, chiedere il file giusto
C’è una terza possibilità che conviene dire apertamente, anche se non è una cosa da comprare, prova a chiedere a chi ti manda i documenti se può mandarti il file nativo invece della scansione
Chi ti manda una fattura scansionata quasi sempre ha il PDF nativo, esce dal suo programma, lo ha stampato e ripassato allo scanner per abitudine o perché ci mette una firma sopra, e a volte basta chiederlo per averlo, senza spendere niente e senza automatizzare niente
Vale ancora di più con la fattura elettronica, perché l’XML è un file già ordinato dove i campi sono definiti uno per uno e non c’è niente da interpretare, se il documento che ti serve esiste anche in quella forma, quella è la porta da usare
Risolvere il problema alla radice conviene sempre più che costruirci un’automazione sopra, e vale la pena provarci prima di chiamare qualcuno
Il criterio per scegliere
Guarda i documenti che ti arrivano davvero, non quelli che vorresti, e conta da quali fornitori arrivano
Se la maggior parte è già nativa, o puoi farla diventare nativa con una telefonata, parti da lì, il lavoro è più solido e i controlli servono lo stesso ma pesano meno
Se invece hai fornitori che scansionano e non cambieranno mai, perché sono piccoli, perché fanno così da vent’anni, perché firmano a mano, il documento fotografato si legge comunque, si accetta che serva più impianto di controllo intorno, e si mette in conto che alcuni casi finiranno su una scrivania
Nella pratica quasi tutte le aziende hanno tutti e due i tipi insieme, quindi la domanda giusta non è quale dei due sia il migliore, è quale fetta della tua posta puoi spostare sul file pulito prima di iniziare