La mail delle otto e mezza ha dentro un ordine scritto a mano nel corpo del messaggio, quella dopo ha un PDF con il logo del cliente, un’altra ancora ha un Excel con le colonne spostate rispetto al mese scorso, e tutte e tre vanno battute nel gestionale prima che parta il giro delle consegne
Prima di ogni altra cosa, i codici
Il fornitore l’articolo lo chiama a modo suo, tu lo chiami a modo tuo, il cliente magari te lo ordina con un terzo nome, e in mezzo c’è una persona che traduce, a memoria oppure aprendo un file che conosce solo lei
Questo è il punto dove si perde più tempo e dove nascono più errori, ed è anche il punto che si sistema meglio, perché la traduzione è una regola, non un giudizio
Si parte da una tabella di conversione, il codice del fornitore da una parte, il tuo dall’altra, con le varianti e i doppioni che ti porti dietro da anni, e da lì in poi traduce la macchina, sempre allo stesso modo, anche il venerdì alle sette di sera
Quando arriva un codice che nella tabella non c’è, il sistema non prova a indovinare, lo mette da parte e te lo fa vedere, tu decidi una volta e la tabella impara quella riga
Il prezzo che si muove più di quanto dovrebbe
Un listino nuovo arriva in un formato che non è mai quello di prima, e dentro c’è sempre qualche riga che non torna, un 1,20 diventato 12,00 perché è saltata una virgola, oppure un prezzo che raddoppia senza che nessuno ti abbia avvisato
Se quella riga passa, non finisce lì, ti torna indietro, prima come merce partita al prezzo sbagliato, poi come nota di credito da fare a mano mentre il cliente è al telefono
Il controllo sullo scostamento serve a questo, decidi tu la soglia, per esempio un dieci per cento in su o in giù rispetto al prezzo che hai adesso, e quello che la supera non entra, resta in una lista che ti guardi prima di mandare il listino in produzione, invece di scoprirlo a fattura fatta
Cosa può fare fra la mail e la bolla
Questi sono esempi di cosa il sistema è in grado di fare, non lavori già consegnati a qualche grossista, l’attività è partita da poco e preferisco dirtelo chiaro
- Legge gli ordini che arrivano via email, che siano PDF, Excel o testo scritto nel messaggio, ricava codice, quantità e destinazione, e inserisce le righe nel gestionale che usi già, che sia della famiglia di Danea Easyfatt, Passepartout Mexal, Arca o TeamSystem, aprendo le schermate come faresti tu
- Traduce i codici del fornitore nei tuoi con la tabella di conversione, e mette in sospeso quelli che non riconosce
- Carica il listino nuovo, anche se il file cambia forma ogni volta, e blocca le righe che si scostano oltre la tua soglia
- Controlla le giacenze e prepara la proposta di riordino con le regole che gli dai, scorta minima, tempi del fornitore, stagionalità che conosci solo tu
- Scarica gli ordini dal portale del cliente e li porta dentro insieme a tutti gli altri
Il metodo funziona anche sui programmi che non hanno nessun collegamento diretto da offrire, nessuna API, nessun tracciato, e in quel caso il sistema lavora sulle schermate, come spiegato nella pagina sui programmi senza collegamenti
Quello che resta in mano tua
Il mestiere per cui i clienti ti pagano non è l’inserimento delle righe, è sapere cosa tenere a magazzino e cosa no, quanto tirare la corda col fornitore sull’ordine grosso di fine mese, e a chi puoi promettere la consegna di domani senza pentirtene
Le eccezioni restano tue, un codice mai visto, un prezzo fuori soglia, un ordine con la quantità strana, il sistema si ferma e te li passa, invece di tirare dritto e farti scoprire il danno in bolla
Perché sui tuoi numeri conviene
La verità del settore è che il volume è alto e il margine per riga è basso, quindi il costo che conta davvero è il tempo per riga, e i minuti che oggi spendi a tradurre codici e a ribattere ordini vengono da lì, dal margine
Nessuna cifra di risparmio te la sparo io, i numeri li metti tu nella pagina del calcolo, e vedi quanto ti costa già oggi
Sono Antonio Fuccillo, l’automazione la scrivo io e ai messaggi rispondo io, mi mostri come lavori adesso, anche con un video dello schermo, ti dico se si può fare e ti dico il canone mensile prima di iniziare, quella cifra resta e ogni aggiunta la approvi tu, ne parliamo dalla pagina contatti oppure su WhatsApp al 352 012 5997
I nomi dei programmi citati in questa pagina sono marchi dei rispettivi proprietari, li nominiamo solo per farti capire di che tipo di programmi parliamo, non abbiamo nessun rapporto con chi li produce e non vendiamo le loro licenze