Sì, rinominare e archiviare i file è una delle cose più facili da automatizzare
Rinominare un documento e metterlo nella cartella giusta è lavoro senza nessuna decisione dentro, la regola esiste già, l’ha scritta qualcuno anni fa, e ogni volta si tratta solo di applicarla, quindi è esattamente il tipo di passaggio che un’automazione fa bene
Il giro è sempre lo stesso, arriva un file, uno lo apre per capire cos’è e di chi è, lo rinomina secondo la convenzione, data cliente tipo, e lo trascina dentro la cartella che gli compete
Preso una volta è questione di pochi secondi, e infatti nessuno lo considera lavoro, ma è un gesto che torna e torna per tutta la giornata, e quando arriva il venerdì sera con la fretta addosso il file finisce sul desktop con il nome che aveva, che poi è il momento in cui la regola smette di valere
Il costo vero non è rinominare, è cercare dopo
La rinomina in sé costa poco, quello che costa è l’archivio che ne esce
Mettiamo, giusto per far vedere la differenza, che un archivio ordinato lo interroghi in dieci secondi, sai il nome del cliente, sai il mese, apri e il file è lì, mentre un archivio con dentro scansione_2 e documento finale definitivo te lo faccia cercare per venti minuti, i tuoi numeri saranno altri ma il punto non cambia, quei minuti non li paghi una volta sola, li paghi ogni volta che qualcuno cerca quel file, moltiplicati per tutte le persone che ci passano
C’è anche la parte che nessuno mette in conto, il file che non si trova più e viene richiesto di nuovo al cliente, con la figura che ne consegue, oppure il documento salvato due volte con due nomi diversi e nessuno che sa quale sia quello buono
Un archivio disordinato non fa male subito, fa male ogni giorno un po’, ed è per questo che nessuno lo sistema mai, il momento in cui fa abbastanza male da fermarsi a riordinare non arriva
La regola la scrivi tu, il sistema la esegue sempre uguale
Muffin Suite non ti porta una convenzione nuova da imparare, prende la tua, quella che è già scritta da qualche parte o che sta in testa alla persona che archivia da anni, la mette nero su bianco e la fa rispettare senza eccezioni
Il sistema apre il file, legge quello che serve per capire di chi è e che tipo di documento è, la data, il nome del cliente, il numero, compone il nome secondo la tua regola, e lo appoggia nella cartella giusta, uguale il lunedì mattina e uguale il venerdì sera, perché a un’automazione la fretta non viene
La parte di lettura è quella che fa il lavoro sporco, riconoscere cosa hai davanti guardando dentro il documento, ed è la stessa cosa che serve quando si leggono PDF ed Excel per tirarne fuori i dati, qui invece di finire in una schermata i dati finiscono nel nome e nel percorso
Quando qualcosa non torna, il documento è illeggibile, il cliente non si capisce chi sia, il tipo non rientra in nessuna categoria prevista, il file non viene archiviato a caso, resta da parte in attesa che lo guardi una persona, perché un file messo nella cartella sbagliata è peggio di un file non ancora archiviato
Lo stesso ragionamento vale un passo prima, sugli allegati che arrivano via mail, dove il file va prima tirato fuori dal messaggio e poi archiviato, ed è il caso raccontato nella guida sulle email che diventano attività