Si automatizza, ed è uno dei lavori che si prestano meglio
Entrare in un portale, cercare i documenti del periodo, scaricarli, rinominarli come vuole l’azienda e metterli nella cartella giusta è un lavoro che un’automazione fa dall’inizio alla fine, perché ogni passaggio è deciso in anticipo e non c’è niente da giudicare mentre lo fai
Il sistema apre il portale come faresti tu, digita le credenziali, imposta il periodo, prende quello che c’è di nuovo, e sa già che nome deve dare a ogni file e dove va messo, che sia una cartella di rete o direttamente il gestionale che usi
Se ti servono i dettagli su come lavora un’automazione dentro un sito, li trovi nella pagina Portali web
Perché è quasi sempre un buon primo passo
Scaricare i documenti da un portale è un lavoro che torna ogni mese identico a sé stesso, e mentre lo fai non decidi niente, segui una regola che qualcuno ha già stabilito, e anche il rischio è modesto, perché un file che non è stato scaricato lo scarichi a mano appena te ne accorgi, non è una registrazione contabile storta che poi ti tocca rincorrere
C’è anche un vantaggio che si vede tardi ma pesa, i file arrivano tutti scritti allo stesso modo, mentre quando li nomina una persona di fretta il trattino a volte c’è e a volte no, la data qualche volta è al contrario, e un archivio scritto così poi te lo cerchi, quando invece i nomi sono tutti uguali il documento salta fuori subito
Sulla stessa idea, cioè la regola di nome e cartella dettata da te ed eseguita sempre uguale, c’è una guida a parte, Rinominare i file secondo la regola dello studio
La parte scomoda, i portali cambiano
Un portale non è un programma installato in azienda che resta fermo per anni, chi lo gestisce lo aggiorna quando vuole, sposta un pulsante, cambia il nome di una voce di menù, aggiunge un passaggio in più al momento dell’accesso, e da quel giorno l’automazione trova una schermata che non è più quella che conosceva
Un’automazione fatta bene, quando non riconosce quello che vede, si ferma e lo dice, invece di andare avanti a caso e scaricare la cosa sbagliata, poi qualcuno la rimette in riga sul portale nuovo
Questo è il motivo per cui il lavoro sui portali si tiene a canone e non si compra una volta sola, la manutenzione non è un extra da chiedere quando serve, è dentro il servizio, e su un portale serve prima o poi, non è una possibilità remota, e su come funziona l’abbonamento è spiegato cosa comprende
Un secondo punto va messo sul tavolo prima di partire, gli accessi, cioè con quali credenziali entra il sistema, se conviene un’utenza dedicata invece di quella di una persona, chi può cambiarle e cosa succede alla fine del rapporto, sono cose che si concordano e si scrivono nel contratto del progetto, non si decidono strada facendo