Quando pensi di automatizzare un lavoro d’ufficio ti chiedi subito se si può fare, ma la domanda che conta davvero è un’altra, quanto lontano lasci arrivare il sistema da solo, perché un’automazione può fermarsi un attimo prima del salvataggio e aspettare che qualcuno dica sì, oppure può chiudere la pratica senza che nessuno la guardi
Sono due modi diversi di lavorare, e la scelta cambia due cose insieme, il tempo che risparmi e il rischio che ti prendi
Automazione assistita
Il sistema fa tutta la fatica, legge il documento, controlla i dati, apre il programma e riempie i campi, poi si ferma e aspetta, la persona guarda la schermata già compilata, se è giusta conferma, se c’è qualcosa che non va la corregge e va avanti
Il lavoro manuale non sparisce del tutto, però al posto di riempire i campi a mano ti resta da leggere una schermata già pronta, ed è la strada da preferire quando un errore costa caro, quando i documenti arrivano in formati sempre diversi, o anche solo quando in azienda nessuno si fida ancora del sistema, che poi è un motivo del tutto legittimo, la fiducia si costruisce guardando cosa fa per qualche settimana, non leggendo una promessa
Automazione autonoma
Qui l’operazione si chiude da sola, nessuno conferma niente, la pratica risulta fatta e tu la ritrovi già registrata nel gestionale
Perché funzioni servono due condizioni, le regole devono essere scrivibili in modo netto, cioè per ogni caso che può capitare deve esistere una risposta certa, e i dati in ingresso devono essere abbastanza regolari da poter essere controllati in automatico
C’è una prova semplice, se davanti a un documento la persona più esperta che hai direbbe «dipende», allora il sistema non può decidere al posto suo, perché quel «dipende» sta nella sua testa e non in una regola scritta da nessuna parte
Il modello misto, quello che serve quasi sempre
Nella pratica quasi nessun processo è tutto bianco o tutto nero, le pratiche normali, quelle che passano ogni controllo, il sistema le completa e basta, mentre quelle che non tornano, un importo fuori scala oppure un codice che nel gestionale non esiste, vengono messe da parte e finiscono in mano a una persona
Il senso è usare il tempo delle persone dove serve davvero, se la maggior parte dei documenti è ordinaria quella parte si chiude senza che nessuno la tocchi, e chi lavora con te si occupa dei casi strani, che poi sono gli unici che richiedono un po’ di testa
Le domande da farsi prima di scegliere
Non esiste una formula, ci sono però alcune cose da guardare
- Cosa succede se sbaglia una volta, un dato anagrafico storto lo correggi in due minuti, un pagamento partito verso il fornitore sbagliato è un altro discorso
- Chi se ne accorge e quando, se l’errore salta fuori da solo al controllo successivo puoi permetterti più autonomia, se resta nascosto per mesi molto meno
- Quanto sono regolari i dati che arrivano, un file esportato sempre uguale dallo stesso portale è una cosa, i PDF di quaranta fornitori diversi sono un’altra
- Le regole esistono scritte oppure vivono nell’esperienza di chi fa il lavoro, se non sono scritte il primo lavoro è scriverle, prima ancora di automatizzare qualsiasi cosa
Come si parte in concreto
Conviene cominciare assistiti anche su un processo che alla fine potrà essere autonomo, per le prime settimane il sistema propone e una persona conferma, e intanto tu ottieni una cosa che altrimenti non avresti mai, l’elenco preciso dei casi in cui avrebbe sbagliato
Quella lista è la parte più utile dell’inizio, ogni correzione fatta a mano diventa una regola in più, e quando le correzioni si diradano puoi togliere la conferma sui casi che hai già visto funzionare, lasciandola dove serve ancora, così l’autonomia si allarga per gradi invece di accendersi con un interruttore
Un modo veloce per farti un’idea
Prendi le pratiche del mese scorso e chiediti quante erano davvero ordinarie, senza eccezioni, senza telefonate al fornitore, senza «questo cliente lo trattiamo in modo speciale», non serve un numero al decimale, va bene la sensazione di chi quel lavoro lo fa tutti i giorni
Mettiamo, con un esempio inventato giusto per capirci, che su cento pratiche una settantina filino lisce e trenta abbiano qualche stranezza, quelle settanta sono le candidate all’autonomia, le altre restano assistite, e nessuno ti obbliga a scegliere una modalità sola per tutto il processo
Cosa serve sapere prima di stimare
Se vuoi capire dove si colloca un tuo processo le informazioni che contano sono poche, quali programmi vengono aperti, quanti passaggi servono dall’inizio alla fine, quante operazioni ci sono in un mese e ogni quanto capita un caso fuori standard, con questi dati si ragiona, senza si tira a indovinare