Il primo giorno che l’automazione lavora davvero

Lunedì mattina, il sistema è acceso e nessuno si fida

Lunedì mattina, il computer in fondo alla stanza fa girare l’automazione per la prima volta, e la persona che ha sempre fatto quel lavoro è seduta al suo posto e lo fa lo stesso, come tutti i lunedì, con le stesse pratiche

Alla fine della mattina ci sono due risultati sulla stessa pila di documenti, il suo e quello della macchina, e si guardano fianco a fianco

Questo è il primo giorno vero di un’automazione, non c’è nessun interruttore che si abbassa la sera prima, non c’è il momento in cui il lavoro passa di mano tutto insieme, c’è una macchina che comincia a lavorare accanto a una persona che continua a fare esattamente quello che faceva

Prima si lavora in doppio, e serve a scoprire i casi che nessuno aveva raccontato

Nella prima fase l’automazione gira in parallelo alla persona sugli stessi casi, non scrive niente di definitivo, oppure scrive dove si può controllare, e ogni giorno si confronta quello che ha fatto lei con quello che ha fatto chi il lavoro lo conosce

Sembra tempo sprecato, in realtà è la fase che decide se il resto funziona, perché è lì che salta fuori la roba che nelle chiacchiere non era mai uscita

Il fornitore che scrive l’imponibile in una posizione tutta sua, la pratica di quel cliente che si tratta diversamente da quindici anni, la nota a piè di pagina che cambia il segno di un importo, il caso in cui si chiama qualcuno prima di procedere invece di procedere

Nessuno le nasconde, semplicemente chi fa quel lavoro da anni non le vede più come regole, le vive come normalità, e le racconta solo quando se le trova davanti stampate su un foglio

Se vuoi vedere da vicino perché succede sempre, c’è una guida dedicata, nessuno sa spiegare come si fa, si fa e basta

Poi lavora, ma chiede il permesso

Quando i due risultati cominciano a coincidere e le differenze che restano si spiegano una per una, si passa al secondo gradino, l’automazione fa il lavoro davvero ma prima di scrivere si ferma e chiede conferma

La persona vede cosa ha capito il sistema, il documento da una parte e i campi compilati dall’altra, e dice sì oppure corregge

È un lavoro noioso, questo è vero, però dura, non è per sempre, e ogni no che riceve il sistema è un’informazione che finisce dentro le regole

Qui succede anche un’altra cosa, meno tecnica e non meno importante, chi userà quel sistema smette di vederlo come una scatola nera, perché lo guarda lavorare tutti i giorni e capisce quando ci prende e quando no

Alla fine va da solo, ma non su tutto

Il terzo gradino è l’autonomia, e riguarda i casi semplici, quelli che si ripetono uguali, quelli in cui i controlli quadrano da soli

Il resto continua a passare da una persona, e non è un ripiego, è il disegno giusto, perché un’automazione fatta bene preferisce fermarsi che indovinare, e il caso strano lo mette in una coda con davanti il documento e il motivo per cui non è andata avanti

Dove sta il confine fra quello che va da solo e quello che si ferma lo decidi tu, e conviene deciderlo con i numeri sotto gli occhi dopo aver visto il sistema lavorare, non prima su una lavagna

Il tema è raccontato per esteso in automazione assistita o autonoma

Nel primo periodo salta fuori roba, ed è normale

Chi ti dice che il primo giorno tutto gira liscio non ha mai avviato niente

Nelle prime settimane escono le eccezioni, esce il documento che nessuno aveva mai visto in quella forma, esce la schermata che si comporta in modo diverso quando un campo è vuoto, ed è per questo che si parte piano e con il freno a portata di mano invece di accendere tutto e sperare

La differenza fra un avvio che va e uno che finisce male non è quante sorprese saltano fuori, sono più o meno sempre le stesse, è se il sistema le trova mentre qualcuno guarda oppure dopo, quando ha già scritto duecento righe convinto di aver capito

Ed è anche il motivo per cui Muffin Suite lavora con un canone concordato prima di partire, dentro il quale l’avvio assistito e le correzioni ci sono già, invece di far pagare le sorprese come se fossero colpa di qualcuno, ne parla la pagina come funziona

Cosa ti serve avere in casa quel giorno

Serve poco, però quel poco serve davvero, una persona che conosce il processo e ha qualche minuto al giorno per guardare i confronti e dire dove il sistema ha preso una cantonata, e la disponibilità a lasciar girare le due cose insieme per un pezzo, senza pretendere di spegnere il lavoro manuale il primo giorno