La domanda giusta non è quando rientro
Quando qualcuno chiede in quanto tempo si ripaga un’automazione, di solito ha in testa il conto classico, tiro fuori una cifra grossa adesso e poi conto i mesi che servono per recuperarla
Quel conto ha senso quando compri un macchinario o quando paghi un software tutto all’inizio, perché lì c’è un buco da riempire, e la domanda vera è quanto ci metti a riempirlo
Con un canone mensile il buco non c’è, non tiri fuori la cifra grossa, quindi non c’è niente da recuperare, e la domanda cambia forma, diventa molto più semplice e anche più severa
Il confronto è fra due numeri, e finisce lì
Con un canone metti su un piatto della bilancia quello che paghi ogni mese, e sull’altro quello che smetti di spendere ogni mese, e guardi
Se il canone sta sotto, il conto torna dal primo mese, non c’è un punto di pareggio da aspettare, non c’è un grafico che si incrocia dopo due anni, il mese in cui inizi a pagare è lo stesso mese in cui inizi a non spendere dall’altra parte
Se il canone sta sopra, non c’è tempo che lo sistemi, il mese dopo sarà uguale, e il mese dopo ancora anche
Questa è la differenza pratica che il canone porta con sé, non sposta il rischio nel tempo, lo toglie proprio, perché non ti chiede di scommettere su un ritorno che vedrai fra un anno e mezzo
Il numero da mettere sul piatto del risparmio
La parte delicata non è la divisione, è capire cosa hai il diritto di scrivere sul piatto del risparmio, perché è lì che quasi tutti barano, spesso senza accorgersene
Ci va il tempo che sparisce davvero, cioè le ore che oggi una persona passa sulla parte meccanica di quel processo, valutate al costo orario aziendale, quanto ti costa quell’ora tutto compreso, non il netto che finisce in busta paga
Non ci va tutto il processo, perché dentro c’è una parte che richiede esperienza e resta a una persona, il caso strano, la decisione che si prende guardando il contesto
Non ci vanno i benefici che ti piacciono ma che non sai misurare, avere i dati aggiornati prima, dormire più tranquillo, fare bella figura con il commercialista, sono cose vere e forse sono anche il motivo per cui lo vuoi fare, però non sono numeri, e messe nel conto lo sporcano
Tienile fuori, se il conto torna lo stesso quelle arrivano in regalo, se il conto torna solo grazie a loro allora non torna
Il conto per intero, con dei numeri inventati
Adesso i numeri, e sono inventati qui, servono solo a far vedere come si fa, non sono i dati di nessuno
Mettiamo che sul processo ci lavori una persona, due ore al giorno, venti giorni al mese, sono quaranta ore al mese
Mettiamo che guardando dieci pratiche di fila tu veda che sei filano lisce senza doverci pensare, e quattro richiedono una testa, allora la parte meccanica è più o meno sei decimi, cioè ventiquattro ore al mese
Quelle ventiquattro ore le moltiplichi per il tuo costo orario aziendale, il tuo, non uno che ti do io, e hai la cifra che smetteresti di spendere ogni mese
Da quella cifra togli ancora qualcosa, perché nessuna automazione toglie il cento per cento del meccanico, qualche caso finisce in coda e una persona lo guarda
Il numero che resta è quello che confronti col canone, e la domanda è una sola, il canone ci sta comodo sotto
Comodo sotto vuol dire con un margine visibile
Comodo vuol dire che la differenza si vede a occhio, senza dover strizzare gli occhi
Se per far tornare il conto devi contare anche il tempo del titolare che nel frattempo pensa ad altro, e il valore della serenità, e un errore grosso che potrebbe capitare, allora quel conto non torna, sta tornando la tua voglia che torni
Un margine stretto è un problema anche quando è positivo, perché la stima del tempo che hai fatto è una stima, e se sbagli di poco ti trovi sotto zero senza accorgertene
Se servono acrobazie con i numeri, la risposta è già arrivata, quel processo non è ancora il momento di automatizzarlo, e va benissimo così, ne avrai un altro che torna senza sforzo
Le due cose che il conto non ti dice
Il conto è una divisione, e come tutte le divisioni non sa niente di quello che hai intorno
Non sa che quelle ore, tolte dal data entry, magari non diventano risparmio in busta paga ma diventano lavoro che oggi resta indietro, e allora il risparmio è vero ma cambia faccia, non paghi meno, fai di più con le stesse persone, ed è una cosa che devi decidere tu prima, non dopo
Non sa nemmeno che un processo automatizzato va seguito nel tempo, perché i programmi si aggiornano e i fornitori cambiano i moduli, ed è il motivo per cui Muffin Suite lavora a canone e non a progetto chiuso, con dentro sviluppo, uso, assistenza, correzioni e manutenzione
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