La roba che serve sta quasi tutta nella tua testa
Prima di far partire un’automazione non ti serve comprare niente, non ti serve preparare un documento tecnico, e non ti serve nemmeno sapere come funziona la parte informatica, quella è un problema di chi la scrive
Serve invece una cosa che sembra banale e non lo è, qualcuno dentro l’azienda deve saper raccontare come si fa quel lavoro davvero, non come sta scritto sulla procedura, e deve avere il tempo di raccontarlo
Quello che manda lunghi i progetti quasi mai è la tecnica, sono le regole che nessuno ha mai messo per iscritto, che se ne stanno buone finché una persona le applica per abitudine, e saltano fuori a metà lavoro quando il sistema incontra il caso che nessuno aveva nominato
Una persona interna che conosce il processo
La persona interna che conosce il processo è la voce più importante di tutta la lista, ed è anche la più facile da dare per scontata
Non serve un dirigente, serve chi il lavoro lo fa con le mani, perché è l’unico che sa che il fornitore del nord scrive gli importi con il punto invece che con la virgola, e che il martedì il portale è lento e conviene farlo prima delle nove
Serve che questa persona abbia mezz’ora vera, non ritagliata fra due telefonate, e serve che sappia che il lavoro si fa insieme a lei e non contro di lei, altrimenti ti racconta la versione ufficiale, e sulla versione ufficiale un’automazione non regge una settimana
Gli accessi ai programmi e ai portali
Il sistema apre le stesse schermate che apre una persona, quindi deve poter entrare come entra una persona, e questa è una cosa da decidere prima e non a metà strada
Le domande da fare sono poche, con quale utenza entra il sistema, chi la crea, chi può cambiarla, e cosa succede a quell’utenza quando il rapporto finisce
Nella maggior parte dei casi conviene un’utenza dedicata invece di quella di un dipendente, così nel registro del gestionale si vede a colpo d’occhio cosa ha fatto il sistema e cosa ha fatto una persona, ma è una scelta che si concorda e si mette per iscritto insieme, non è una cosa che ti arriva già decisa
Qualche documento di esempio, anche finto
Se il lavoro parte da fatture, bolle, ordini o listini, servono degli esempi veri di come arrivano, perché la teoria del documento non esiste, esiste il documento che ti manda quel fornitore lì
Non serve un archivio intero, servono pochi esemplari per ogni tipo che arriva, meglio se ci metti dentro anche quello venuto male, la scansione storta, quello con il timbro sopra il totale
Se dentro ci sono dati di clienti veri puoi coprirli o costruire un caso finto con la stessa forma, quello che conta è la forma del documento, non i nomi che ci sono scritti, e la guida su come registrare il video del processo spiega la stessa prudenza applicata allo schermo
I casi strani che sono già successi
I casi strani già successi sono la parte che quasi nessuno pensa di dover preparare prima di far partire un’automazione, e valgono più di tutto il resto messo insieme
Ogni processo ha la sua collezione di eccezioni, l’ordine che arriva senza il codice, il fornitore che fattura in anticipo, la volta che il portale ha risposto con un errore e si è fatto tutto a mano, e quelle eccezioni non sono un dettaglio, sono il motivo per cui un’automazione si ferma invece di indovinare
Basta che chi fa il lavoro provi a ricordare gli ultimi tre o quattro pasticci, non serve un elenco ordinato, serve il racconto, comprese le scorciatoie che si usano e che magari nessuno ha mai autorizzato ufficialmente
Le regole che oggi stanno in testa a qualcuno
Le regole del processo sono tue, il fornitore le scrive nel sistema ma non le decide, quindi da qualche parte devono uscire dalla testa delle persone e diventare frasi
Non devono uscirne da sole prima di cominciare, tranquillo, il modo che funziona è guardare i casi veri e tirarle fuori dai casi, però qualcuno deve poter dire sì, è così, oppure no, in quel caso si fa diverso
C’è un effetto collaterale che vale da solo, alla fine il processo è scritto nero su bianco, e quel foglio ti serve anche il giorno in cui assumi una persona nuova
Quanto tempo ti porta via davvero
Facciamo un conto inventato apposta per far vedere il metodo, non è il tempo di nessun progetto reale, mettiamo mezz’ora per raccontare il processo, un’ora per raccogliere gli esempi, e mezz’ora per gli accessi con chi segue i computer
Sono due ore inventate, ma il punto che restituiscono è vero, l’impegno chiesto all’azienda è piccolo, quello che lo fa diventare grande è spalmarlo su due mesi perché nessuno ha mai un’ora libera
Cosa non ti serve, così smetti di preoccupartene
Non ti serve cambiare gestionale, non ti serve un collegamento diretto fra i programmi, non ti serve che la tua documentazione sia in ordine, e non ti serve sapere in anticipo quale sia la strada tecnica giusta
Ti serve un processo che fai spesso, una persona che lo conosce, e la voglia di raccontarlo com’è, difetti compresi, il resto lo si guarda insieme in come funziona oppure direttamente sui contatti