La risposta corta è no, quasi mai
Per automatizzare il lavoro ripetitivo di un ufficio l’intelligenza artificiale quasi sempre non serve, perché la gran parte di quel lavoro è fatta di regole che qualcuno in azienda sa già spiegare a voce, e una regola che si sa dire si può scrivere
Prendi il fornitore che manda la fattura ogni mese con lo stesso modello, il numero sta sempre lì, l’imponibile pure, il totale anche, e la persona che la registra non sta interpretando niente, sta ripetendo dei passaggi che ha imparato anni fa e che ormai fa senza pensarci
Quando i passaggi sono questi, il lavoro non chiede di indovinare, chiede di essere scritto una volta e poi eseguito sempre uguale, e questo un programma lo fa da trent’anni senza bisogno di nessuna parola nuova
Dove l’intelligenza artificiale invece serve davvero
L’intelligenza artificiale serve dove il dato arriva sporco e va interpretato, cioè dove non esiste una regola secca che copra i casi, e questo capita più spesso di quanto sembri
Un esempio è la scansione storta di un documento fatto a mano, con un timbro sopra i numeri, dove non basta guardare nel punto giusto perché il punto giusto non c’è, oppure la mail scritta di corsa da un cliente che ti ordina la roba a parole, senza codici, senza tabella, e ogni volta con un giro di frase diverso
In situazioni così la parte che interpreta ha senso, e Muffin Suite la usa quando il caso la chiede, ma la tiene sotto controllo, cioè quello che tira fuori passa dai controlli come qualsiasi altro dato, i totali devono quadrare, la partita IVA deve esistere, le date devono essere sensate, e se qualcosa non torna il sistema si ferma invece di scrivere qualcosa a caso nel gestionale
La differenza che conta è questa, l’intelligenza artificiale può proporre una lettura, non ha l’ultima parola sul dato che finisce in contabilità
Perché te la propongono lo stesso, e come si decide
Se ti stanno mettendo l’intelligenza artificiale in un lavoro che consiste nel copiare tre campi da un file ordinato a una schermata, quella non è una scelta tecnica, è la parola di moda che oggi vende, e la stai pagando due volte, una nel canone e una in imprevedibilità
Una cosa che interpreta è più difficile da controllare di una cosa che esegue, quindi va usata dove il guadagno è vero, non dove serviva una riga di regola
Il modo per accorgersene è banale, chiedi cosa succede quando il documento arriva diverso dal solito, se la risposta è che il sistema capisce da solo, insisti, perché la risposta buona è che il sistema si ferma e te lo dice, e su questo puoi leggere anche la guida sui controlli e i blocchi di un’automazione
La domanda giusta non è se usare l’intelligenza artificiale, è se il dato che entra è ordinato oppure no, se è ordinato si scrive la regola e si dorme tranquilli, se è sporco si interpreta e si mettono più controlli intorno
Quasi tutti i processi di un ufficio piccolo stanno nel primo gruppo, e per capire in quale gruppo sta il tuo basta guardare da dove arrivano i documenti, e quanto si somigliano fra loro, sulla distinzione di fondo trovi altro nella guida su automazione e intelligenza artificiale