Due parole che vengono usate come sinonimi, e non lo sono
L’automazione a regole fa quello che le hai detto di fare, sempre nello stesso modo, e se la stessa fattura le passa davanti mille volte la registra mille volte uguale
L’intelligenza artificiale invece prova a capire, guarda un testo che non ha mai visto e tira fuori quello che secondo lei è il numero di documento, e la parola giusta qui è secondo lei, perché è una stima, non una certezza
Sono due strumenti diversi, servono a due problemi diversi, e chiamarli con lo stesso nome è comodo per chi vende, meno per chi compra
Cosa sa fare bene l’automazione a regole
La regola è una frase che una persona dell’ufficio potrebbe dirti a voce, se il fornitore è già in anagrafica usa quello, se la somma delle righe non fa il totale fermati, se l’importo supera una certa soglia chiedi una firma
Il pregio non è la velocità, è che sai in anticipo cosa succederà, puoi leggere la regola, puoi discuterla, puoi cambiarla, e se un giorno il sistema fa una cosa che non ti aspetti c’è una riga scritta che spiega perché l’ha fatta
Il limite è altrettanto chiaro, la regola vale finché il mondo intorno resta uguale, se il fornitore cambia il modulo o il portale sposta un pulsante la regola non copre più il caso, e quando non lo copre il comportamento giusto è fermarsi invece di tirare a indovinare, come raccontato nella guida su come si impedisce a un’automazione di fare danni
Cosa sa fare bene l’intelligenza artificiale
L’intelligenza artificiale è utile esattamente dove la regola non arriva, cioè quando il dato arriva sporco e va interpretato
Una scansione storta con un timbro sopra il numero, una mail scritta a mano da un cliente che ordina a parole invece che con un codice, una tabella senza righe dentro un PDF fatto male, una descrizione di movimento bancario che ogni volta è scritta un po’ diversa, in questi casi non esiste una posizione fissa da leggere, esiste un senso da ricostruire, e ricostruire il senso è proprio il mestiere di questi strumenti
Chiunque ti dica che l’intelligenza artificiale non serve mai sta esagerando dall’altra parte, dove il dato è disordinato alla nascita è la strada che funziona meglio
Il punto che conta davvero, sul dato contabile vuoi la regola
Quando in ballo c’è una registrazione contabile, un carico di magazzino, un prezzo che finisce dentro un ordine, quello che vuoi non è un sistema brillante, è un sistema prevedibile
Un errore di regola lo scopri subito e lo correggi in un posto solo, un errore di interpretazione è più subdolo, va bene per un mucchio di documenti di fila e poi su uno prende una data per un’altra senza che nessuno se ne accorga, e non hai una riga da leggere che ti spieghi perché
Quindi il criterio è semplice, dove il dato è già ordinato, come nella fattura elettronica o in un file con le intestazioni al loro posto, non c’è niente da interpretare e interpretare è solo un rischio in più, e chi ti vende l’intelligenza artificiale per registrare una fattura che arriva già in XML ti sta vendendo la parola, non il risultato
Nella pratica le due cose si mettono in fila
Il modo in cui funzionano insieme è meno romantico di come lo raccontano, l’interpretazione sta all’ingresso e la regola sta subito dopo
Il documento sporco viene letto come si può, poi quello che è stato letto passa dai controlli, il fornitore deve esistere, la partita IVA deve essere formalmente valida, la somma delle righe deve fare il totale, la data deve avere senso, e quello che non supera i controlli non entra nel gestionale, finisce in una lista che guarda una persona
Detta in un altro modo, l’interpretazione può proporre, la regola decide, e questo vale anche quando la parte che legge è brava, perché la fiducia non si dà a occhio, si verifica con una quadratura che o torna o non torna, e lo stesso ragionamento vale per la lettura dei documenti scansionati, come nella guida su perché a volte il computer legge male un documento
Come scegliere, senza farsi impressionare dalla parola
Guarda il dato in entrata prima di guardare la tecnologia, se arriva già strutturato, con i campi al loro posto, prendi la strada delle regole e non guardare indietro, è più solida, più economica da mantenere e più facile da spiegare a chi lavora in ufficio
Se arriva come una fotografia o come una frase scritta da una persona, allora l’interpretazione serve, mettila all’ingresso e circondala di controlli
E se qualcuno ti propone la parola prima ancora di aver guardato da dove arrivano i tuoi documenti, la domanda da fare è una sola, quale problema del mio processo risolve l’interpretazione che una regola scritta non risolverebbe meglio