Il principio da cui discende tutto il resto
Un’automazione fatta bene preferisce fermarsi che indovinare, e questo non è un dettaglio tecnico, è la scelta di fondo da cui viene tutto il resto
Il motivo è semplice, una persona che non capisce un documento lo mette da parte e chiede, mentre un programma, se nessuno gli ha detto di fermarsi, tira dritto e scrive qualcosa lo stesso, e quel qualcosa entra nel gestionale con la stessa faccia di un dato buono
Quindi la domanda da fare a chi ti propone un’automazione non è se sbaglia, è cosa fa quando non capisce, e la risposta giusta è che si ferma e lascia il caso a una persona
Primo, i controlli sui dati prima di scrivere
La prima rete sta prima della scrittura, il sistema legge il documento, ricava i campi, e prima di toccare il gestionale li passa al setaccio
Le domande sono quelle che farebbe una persona attenta, il fornitore esiste in anagrafica, la partita IVA è formalmente valida, la data ha senso rispetto al periodo, il codice articolo esiste davvero, questo documento non è già stato registrato la settimana scorsa
Sono controlli banali da spiegare e proprio per questo funzionano, perché non chiedono al sistema di capire, gli chiedono di verificare
Secondo, le quadrature, che sono la rete migliore che esista
Quando un documento contiene dei numeri che devono tornare fra loro, hai in mano il controllo più forte possibile, e non ti costa niente perché il documento te lo regala già
La somma delle righe deve fare l’imponibile, l’imponibile più l’imposta deve fare il totale, e se non torna vuol dire che qualcosa è stato letto male, senza bisogno di sapere cosa
È il motivo per cui leggere una fattura è molto più sicuro che leggere un documento qualsiasi, la fattura porta con sé la propria verifica
Terzo, le soglie oltre cui serve una firma
Non tutti i casi meritano lo stesso trattamento, e questa è una decisione che spetta a te, non al fornitore
Mettiamo, giusto per far vedere come funziona il meccanismo, che tu decida che sotto i cinquecento euro il sistema registra da solo e sopra prepara e chiede conferma, i numeri sono inventati qui per spiegare l’idea, non sono una regola di nessuno
Lo stesso ragionamento vale per gli scostamenti, un prezzo di listino che si muove di poco passa, uno che triplica non passa, perché il sistema non sa che un euro e venti diventato dodici euro è uno zero di troppo, ma la regola sulla soglia lo ferma lo stesso
Questo è il punto in cui l’azienda decide quanta autonomia dare, ed è giusto che sia scritto nero su bianco prima di partire, non scoperto dopo
Quarto, il registro di tutto quello che è stato fatto
Il registro è la rete che rassicura di più, e stranamente è quella di cui si parla di meno
Un’automazione tiene traccia di cosa ha guardato, cosa ha scritto, quando, e su quale documento, così quando qualcosa non torna non stai a indovinare, apri l’elenco e vedi cosa è successo quella mattina
Vale anche al contrario, con un registro sai anche cosa il sistema non ha toccato, e questo è quasi sempre l’informazione che cerchi quando c’è un problema, perché ti dice dove non guardare
Il lavoro fatto a mano questo registro non ce l’ha quasi mai, e infatti quando un dato è storto la ricostruzione è una caccia al tesoro fra le memorie delle persone
Quinto, l’avvio assistito, che è la rete meno tecnica e più utile
Le prime reti sono regole, questa è un modo di partire, il sistema all’inizio lavora ma chiede conferma, e una persona guarda cosa avrebbe fatto prima che lo faccia
Serve perché i casi strani non si scoprono facendo riunioni, si scoprono lavorando, e nel primo periodo salta fuori sempre qualcosa che nessuno aveva raccontato, non per cattiveria, perché chi fa un lavoro da anni non distingue più la regola dall’abitudine
Quando i casi confermati diventano ripetitivi e sempre uguali, si allarga l’autonomia sui casi semplici e si lascia la conferma su quelli che pesano, la gradualità qui non è prudenza da nonno, è il modo di trovare i buchi mentre costano poco, e ne parla in modo più disteso la guida sul primo giorno che l’automazione lavora davvero
Perché un errore automatico è diverso da un errore umano
Una persona sbaglia a caso, quando è stanca o distratta, e ogni errore è per conto suo, un sistema invece non si distrae mai, ma se la regola è sbagliata quella regola è sbagliata su tutti i casi, e un errore diventa mille errori in fila prima che qualcuno se ne accorga
Le reti servono esattamente a questo, non a rendere il sistema infallibile, ma a fare in modo che quando sbaglia lo scopri subito e non a fine trimestre, e il discorso è approfondito nella guida su quanti errori fa un’automazione
Cosa chiedere prima di firmare
Se stai valutando un’automazione, le domande utili sono poche e concrete, quali controlli fa prima di scrivere, cosa fa quando un controllo non passa, dove finiscono i casi fermati e chi li guarda, cosa resta scritto di ogni giro, e quali casi non tocca da solo
Le risposte a queste domande dicono di quel fornitore molto più di qualunque presentazione, e sono cose che si decidono insieme prima dell’avvio, quando si guarda il processo e si scrivono le regole