Da quale processo conviene partire

L’errore che fanno quasi tutti alla prima scelta

Quando un’azienda decide di automatizzare qualcosa, l’istinto la porta sul processo più grosso, quello di cui ci si lamenta da anni in riunione

È la scelta sbagliata, e il motivo è semplice, il processo più grosso è quasi sempre anche il più intricato, quello con venti eccezioni, tre reparti coinvolti e due persone che lo fanno in modo diverso senza essersene mai accorte

Partire da lì vuol dire passare mesi a discutere di casi particolari prima ancora di vedere qualcosa che funziona, e nel frattempo in azienda si diffonde l’idea che l’automazione sia una promessa che non arriva mai

Il primo processo non deve essere quello che fa più male, deve essere quello che ti fa vedere in fretta che il meccanismo tiene

Il criterio vero, quattro condizioni che devono stare insieme

Un processo è un buon candidato per la prima automazione quando ha quattro caratteristiche insieme, e se ne manca una vale la pena guardare altrove prima di insistere

• volume alto, cioè la stessa identica cosa capita tante volte al mese, perché il risparmio nasce dalla ripetizione e non dalla difficoltà
• regole scrivibili, cioè qualcuno in azienda sa dire come si fa e lo sa dire in frasi, non con un dipende seguito da mezz’ora di aneddoti
• danno basso se sbaglia, cioè se il sistema fa una cosa storta te ne accorgi presto e la rimetti a posto senza telefonate imbarazzanti né soldi persi
• una persona interna che lo conosce davvero e ha un po’ di tempo da dedicarci, perché senza di lei le regole non escono e il progetto si trascina

L’ultima condizione è quella che viene sottovalutata di più, un processo perfetto sulla carta ma raccontato da nessuno resta un processo che non si automatizza

Perché il candidato migliore è quasi sempre noioso

Le automazioni che partono meglio sono quelle su lavori che nessuno racconterebbe mai a cena, scaricare gli stessi file dagli stessi portali ogni mese, rinominarli secondo la regola dell’ufficio, ribattere un documento che è già arrivato in formato ordinato, controllare che due liste dicano la stessa cosa

Sono noiosi, e la noia è esattamente il segnale che stai cercando, perché dove non ci sono decisioni da prendere le regole sono già chiare

C’è anche un vantaggio pratico, un processo noioso e frequente dà un risultato che si vede, la persona che lo faceva smette di farlo e se ne accorge da sola, e questo conta più di qualsiasi presentazione, perché quando arriverà il momento di automatizzare il processo difficile avrai in casa qualcuno che ha già visto la cosa funzionare

Come si costruisce la lista dei candidati

Per fare la lista non serve un’analisi lunga, serve mezza giornata fatta bene

Chiedi alle persone che lavorano in ufficio quale parte della loro giornata rifarebbero volentieri con un pulsante solo, perché chi fa il lavoro lo conosce meglio di chiunque lo guardi da fuori

Scrivi ogni attività che salta fuori con tre informazioni accanto, quante volte capita al mese, quanti minuti porta via ogni volta, e cosa succede se viene fatta male

Poi guarda la lista e togli tutto quello che capita poche volte al mese, anche se ti dà fastidio, perché il tempo che serve a spiegare quelle regole non lo recuperi mai

Di quello che resta, tieni le attività che una persona sa raccontare dall’inizio alla fine senza fermarsi, e metti da parte quelle dove la risposta è dipende

Alla fine ti rimangono tre o quattro nomi, e a quel punto la scelta si fa da sé, prendi quello con il volume più alto fra quelli a danno basso

Il conto, con dei numeri che mi invento qui

Facciamo un esempio con numeri inventati apposta per far vedere il metodo

Mettiamo che dalla lista escano due candidati, il primo è la registrazione di un documento che arriva quattrocento volte al mese e porta via tre minuti a volta, il secondo è una pratica complicata che capita quindici volte al mese e porta via quaranta minuti a volta

Il primo fa milleduecento minuti al mese, cioè venti ore, il secondo ne fa seicento, cioè dieci ore

Il primo vale il doppio del secondo in ore, ma soprattutto vale molto di più in facilità, perché quattrocento casi tutti uguali significano regole che si vedono a occhio nudo, mentre quindici pratiche complicate significano quindici storie diverse

Se vuoi rifare il conto con i numeri della tua azienda, nella pagina calcola il risparmio c’è un calcolatore

Il primo processo insegna il secondo

Quando la prima automazione è in funzione, può darsi che la lista fatta all’inizio non abbia più lo stesso ordine, e non è un problema

Succede perché scrivere le regole del primo processo ti costringe a guardare da vicino come lavora davvero il tuo ufficio, e da lì si vedono cose che prima non si vedevano, il collo di bottiglia che era due passaggi più in là, il dato che si controlla tre volte perché nessuno si fida della prima

Quindi scegli il primo processo con la testa, ma non decidere adesso tutti gli altri, perché quella decisione la prenderai meglio fra qualche mese

Se il tuo caso è un programma vecchio, non è un problema

Può darsi che il processo migliore da automatizzare giri su un programma che non ha nessun collegamento diretto con l’esterno, nessuna API, niente esportazioni serie, solo schermate

Non è un motivo per scartarlo, perché un’automazione può lavorare direttamente sulle schermate, aprendole e compilandole come farebbe un operatore, e questo funziona anche sui programmi che nessuno mantiene più

Il criterio resta quello di prima, volume, regole, danno basso, persona che lo conosce, e il tipo di programma è una questione tecnica che viene dopo