Due programmi che dicono due cose diverse

Cosa vuol dire davvero riconciliare

Riconciliare vuol dire prendere due elenchi che dovrebbero raccontare la stessa storia, metterli uno accanto all’altro, e trovare i punti in cui non si somigliano. Sono il gestionale e il foglio del magazzino, il portale del corriere e le spedizioni registrate, l’elenco delle fatture emesse e quello degli incassi, cambia la materia ma il lavoro è sempre quello

La parte pesante non è capire la differenza quando l’hai davanti, quella la capisci in un attimo perché conosci la tua azienda. La parte pesante è arrivarci, cioè scorrere centinaia di righe buone per trovare le poche storte

Perché a mano viene male, e non è colpa di nessuno

Chi fa questo lavoro a mano scorre due schermate con gli occhi, o esporta due fogli e li affianca, e più va avanti più la testa fa quello che fa sempre, cioè si abitua. Alla riga quaranta sei preciso, alla riga quattrocento leggi quello che ti aspetti di leggere invece di quello che c’è scritto

Il confronto riga per riga è esattamente il tipo di lavoro in cui una macchina è più brava di chiunque, non perché sia intelligente, ma perché la riga quattrocento la guarda con la stessa attenzione della prima, sempre, anche il venerdì alle sei

Il primo passo è decidere cosa lega le due righe

Prima di confrontare qualcosa devi sapere quale riga di qua corrisponde a quale riga di là, e questa è la decisione che regge tutto il resto. Serve un dato che nei due sistemi voglia dire la stessa cosa, il numero del documento, il codice dell’articolo, la partita IVA, la data unita all’importo

Quasi sempre qui salta fuori il problema vero, cioè che i due programmi chiamano la stessa cosa in due modi, il tuo codice articolo di qua e il codice del fornitore di là. Non è un ostacolo, è una tabella di conversione che si scrive una volta e poi resta lì a fare il suo lavoro, ma va scritta prima e va scritta da chi quei codici li conosce

Le differenze non sono tutte uguali

Quando il confronto gira, quello che esce si divide da solo in famiglie che vale la pena tenere separate, perché richiedono cose diverse

• c’è di qua e non c’è di là, quindi qualcosa non è mai stato registrato
• c’è in tutti e due ma con un numero diverso, un prezzo, una quantità, un importo
• c’è due volte da una parte sola, ed è il classico doppione
• c’è in tutti e due, torna, e non serve che nessuno lo guardi

L’ultima famiglia è quasi sempre la più numerosa, ed è anche l’unica che non ha bisogno di un essere umano, perché una riga che torna non chiede nessuna decisione a nessuno

Un conto inventato, giusto per far vedere la proporzione

Mettiamo, e sono numeri inventati qui per far vedere il metodo, non dati di qualcuno, che ogni mese tu abbia quattrocento righe da confrontare fra due programmi, e che di queste ne siano storte dodici

A mano paghi il tempo di guardarle tutte e quattrocento, perché per trovare le dodici non hai altra strada. Con il confronto fatto dalla macchina, le trecentottantotto che tornano non le guarda nessuno, e a te arriva un elenco di dodici righe con accanto cosa dice un programma e cosa dice l’altro

Il tempo non sparisce, cambia di posto, da mezza giornata di scorrimento a dieci minuti di decisioni vere. E le decisioni sono la parte in cui vali qualcosa, lo scorrimento no

L’automazione non decide chi ha ragione

Questo è il punto su cui vale la pena essere chiari, perché è il punto dove si vende più fumo. Una macchina che confronta due archivi sa dirti che la riga non torna, non sa dirti perché, e soprattutto non sa dirti quale dei due programmi sbaglia

Dietro una differenza può esserci una bolla mai caricata, un reso registrato solo da una parte, uno sconto concordato a voce, un errore di battitura di tre settimane fa. Sono cose che si capiscono conoscendo l’azienda, e conoscere l’azienda è compito tuo

Quello che un’automazione fatta bene può fare è prepararti la lista con il contesto attaccato, cioè i due valori affiancati, il documento, la data, chi l’ha inserito se il sistema lo registra, in modo che tu la guardi e sappia subito dove andare

Il controllo diventa una cosa che gira e basta

C’è un effetto che si vede solo dopo un po’, e conta più del tempo risparmiato. Un controllo che costa mezza giornata lo fai una volta al mese, se ti va bene, e negli anni buoni salti qualche giro

Un controllo che costa dieci minuti lo puoi fare ogni settimana, o ogni notte, e cambia proprio il tipo di problema che ti trovi davanti. Una differenza scoperta il giorno dopo è una telefonata, la stessa differenza scoperta a marzo è un’indagine

Da dove si comincia

Per capire se il tuo controllo incrociato si può automatizzare basta poca roba, quali sono le due fonti, come si tirano fuori i dati da ognuna, quale dato lega le righe fra loro, e quante righe sono al mese

Se le due fonti sono due programmi diversi che non si parlano, è la situazione normale, e le schermate ci sono comunque, per questo l’automazione del gestionale che usi già resta la strada anche quando nessuno dei due offre un collegamento. Se invece dopo il confronto vuoi che il dato passi davvero da un programma all’altro, quello è un lavoro diverso, e ne parla la guida su due gestionali che devono sapere le stesse cose