Due gestionali che devono sapere le stesse cose

Come nascono due programmi che non si parlano

Quasi nessuna azienda sceglie di avere due gestionali, se li ritrova, comprati in momenti diversi per due problemi diversi, e all’epoca se dovessero scambiarsi i dati non se l’è chiesto nessuno

Uno segue la produzione, l’altro la contabilità, e ognuno fa bene il suo mestiere, il guaio è che le stesse informazioni servono a tutti e due, l’anagrafica del cliente, il codice dell’articolo, la quantità consegnata

Siccome nessun collegamento diretto esiste, il ponte fra i due programmi è una persona, che legge da una parte e riscrive dall’altra, e quella persona non sta facendo un lavoro inutile, sta tenendo in piedi l’azienda con le mani

Prima di scrivere una riga di codice, decidi chi comanda

La decisione più importante quando due gestionali devono sapere le stesse cose non è tecnica, è organizzativa, per ogni dato va stabilito quale dei due programmi comanda

Comandare vuol dire che il dato nasce lì e si modifica lì, e l’altro programma lo riceve senza discutere, se l’anagrafica del cliente comanda in contabilità, l’indirizzo si cambia in contabilità, e la produzione se lo ritrova aggiornato

Non serve che comandi sempre lo stesso programma, un dato per volta, l’anagrafica di qua, il codice articolo di là, quello che serve è che per ogni dato ci sia una risposta sola, scritta, che tutti conoscono

Questa decisione la prende chi conosce l’azienda, non chi scrive l’automazione, perché dipende da chi lavora meglio dove

Perché copiare nei due sensi è un guaio

Tenere i due programmi allineati in tutte e due le direzioni sembra la cosa più comoda, ed è la strada che crea più danni, perché se tutti e due possono cambiare lo stesso dato prima o poi lo cambiano tutti e due, e nessuno sa più quale delle due versioni sia quella giusta

Chi ha modificato per ultimo non è una risposta, è una scommessa, la versione più recente non è per forza quella corretta, magari è quella scritta di fretta da chi non aveva l’informazione completa

Copiare in una direzione sola non gestisce il problema, lo toglie alla radice, e un problema che non esiste non torna a galla

I codici che non coincidono, il vero lavoro sporco

Il pezzo che porta via più tempo non è il copiare, è far combaciare i due mondi, perché lo stesso articolo nella produzione si chiama in un modo e in contabilità in un altro

La soluzione è banale a dirsi e noiosa a farsi, si costruisce una tabella di conversione che dice quale codice di qua corrisponde a quale di là, e quella tabella la detti tu, il sistema la consulta

Il punto che conta viene dopo, quando arriva un codice che nella tabella non c’è, e lì l’automazione non deve inventare la corrispondenza più somigliante, deve fermarsi e mettere quel caso in una lista, perché un articolo abbinato male produce un movimento sbagliato

Come si passa il dato quando non c’è nessun collegamento

Se uno dei due programmi offre un collegamento diretto si usa quello, è più solido e non c’è motivo di fare gli eroi

Quando il collegamento non c’è, e con i gestionali installati in azienda succede spesso, si passa dalle schermate, il sistema apre il programma, cerca il record, legge i campi, apre l’altro e li scrive dove vanno, come farebbe la persona che oggi fa da ponte, senza distrarsi

Questa è la parte che Muffin Suite fa sui programmi senza nessun collegamento diretto, ed è il motivo per cui un gestionale chiuso non è una condanna a ribattere i dati per sempre

Un conto inventato per far vedere il ragionamento

Mettiamo, solo per far vedere il metodo, che ogni giorno vadano portati da un programma all’altro quaranta movimenti, e che ognuno porti via un minuto e mezzo, sono numeri inventati qui sul momento, non i dati di nessuno

Quaranta per un minuto e mezzo fanno un’ora al giorno, per venti giorni fanno venti ore al mese, poi moltiplichi per il tuo costo orario e hai la cifra, con i tuoi numeri il conto lo rifai col calcolatore del risparmio

La cosa che pesa però non è quell’ora, è che finché il travaso non è stato fatto uno dei due programmi ti dice una cosa che non è più vera, e le decisioni prese guardando quel programma le prendi al buio

Cosa deve fare quando qualcosa non torna

Un travaso fra due gestionali va costruito sapendo che ogni tanto qualcosa si inceppa, e la differenza fra un’automazione che regge e una che fa danni sta lì

Serve che tenga traccia di cosa ha già copiato, perché il doppione è il guaio peggiore, un movimento scritto due volte è più difficile da scoprire di uno mancante, e va evitato per costruzione

Serve che i casi dubbi finiscano in una lista col contesto accanto, così chi la guarda decide in pochi minuti

E serve un registro di cosa è stato fatto e quando, perché il giorno in cui un numero non torna la prima domanda sarà chi ha scritto quella riga

Un effetto collaterale che vale da solo

Per far copiare i dati a una macchina bisogna scrivere nero su bianco chi comanda su cosa, e in azienda quella domanda spesso non ha mai avuto una risposta ufficiale, si è sempre risolta con l’abitudine

Il giorno in cui la risposta esiste scritta, hai risolto anche una parte dei litigi su quale programma dice la verità, e quel foglio ti resta utile anche se l’automazione non la fai