Il report del lunedì mattina

Lunedì, nove meno un quarto

Qualcuno arriva, si toglie il giubbotto, apre il gestionale prima ancora del caffè, perché quel foglio va mandato entro mezzogiorno e ci vogliono due ore buone

I numeri stanno in tre posti diversi, una parte la stampa il gestionale in una schermata che va filtrata a mano ogni volta, una parte arriva via email dal magazzino in un allegato che cambia nome tutte le settimane, l’ultima è dentro un foglio che tiene aggiornato una persona sola, e quella persona il lunedì a volte è in ferie

Poi si incolla, si sistemano le colonne che si sono spostate, si controlla che i totali tornino, si colora di rosso quello che è sotto soglia, si allega, si scrivono due righe di accompagnamento, si manda

Alle undici e mezza è fatto, e da tre anni è così

Perché un report ricorrente pesa più di quanto sembra

Due ore alla settimana lette da sole non spaventano nessuno, il problema è che sono sempre le stesse due ore, sempre di lunedì, sempre nel momento in cui in ufficio arrivano anche le telefonate della settimana appena aperta

E non sono due ore qualsiasi, sono due ore di una persona che quel giro di dati lo conosce, quindi le paghi due volte, una in stipendio e una in tutto quello che quella persona non sta facendo mentre copia colonne

C’è anche la parte fragile, il report ricorrente preparato a mano dipende da una testa sola, e quando quella testa è via il lunedì il foglio esce tardi, oppure esce sbagliato, oppure non esce e nessuno se ne accorge fino al mercoledì

La domanda cattiva da fare prima di tutto

Prima di automatizzare un report, vai da chi lo riceve e chiedigli se lo apre, non se gli serve, se lo apre

La differenza è enorme, perché quasi nessuno ti dirà mai che un report non serve, mentre alla domanda su quando l’ha guardato l’ultima volta la risposta arriva onesta e spesso è imbarazzata

Automatizzare un report che nessuno legge vuol dire pagare un canone per continuare a non leggerlo, con la puntualità in più, ed è il modo più elegante che conosca per buttare dei soldi

Capita che da questa domanda il lavoro finisca prima di cominciare, il report si spegne, nessuno protesta, hai risparmiato due ore alla settimana senza automatizzare niente, e va benissimo così

Capita anche il contrario, che qualcuno lo apra davvero ma solo per guardare tre righe, e allora il foglio da automatizzare non è quello di adesso, è una versione più corta che finora nessuno aveva il tempo di ripensare

Come si scioglie il lunedì mattina

Quando il report serve sul serio, un’automazione va a prendere i dati dove stanno, apre il gestionale e la schermata giusta con i filtri sempre uguali, come farebbe un operatore, pesca l’allegato dalla casella e lo legge anche se il nome cambia, entra nel portale se una parte dei numeri sta lì, apre il foglio condiviso e ne tira fuori la colonna che serve

Poi mette insieme il file nel formato che usi adesso, con le stesse colonne, le stesse soglie e lo stesso rosso, e lo manda a chi lo deve ricevere all’ora in cui deve arrivare

Il punto che conta è che il tuo gestionale non cambia e nemmeno il foglio, chi lo riceve non deve imparare niente, apre l’allegato del lunedì e trova quello di sempre, solo senza che qualcuno abbia passato la mattina a costruirlo

Quando qualcosa non torna il report non parte

Un’automazione onesta si ferma quando i numeri non le piacciono, se il magazzino non ha mandato l’allegato, se un totale non quadra con la somma delle righe, se una voce che c’è sempre stata questa settimana è sparita, il foglio non parte e arriva un avviso a te

Questa è la parte che tiene in piedi la fiducia, perché un report automatico che manda comunque il file, sbagliato ma puntuale, fa più danni della persona che il lunedì lo faceva a mano e almeno vedeva che c’era qualcosa di strano

Da dove si comincia

Per capire se il tuo report ricorrente si può sciogliere serve poco, quali sono i posti da cui prendi i numeri, quali passaggi fa la persona dall’apertura del primo programma all’invio della mail, e chi lo riceve davvero

Un video dello schermo di quel lunedì, senza dati sensibili dentro, dice più di mezz’ora di spiegazioni, e se dal giro salta fuori che il report non lo legge nessuno te lo diciamo, prima del preventivo, non dopo

Se poi vuoi farti un’idea di quanto pesano quelle ore in un anno, in Calcola il risparmio c’è la moltiplicazione già pronta, e resta una stima, non una promessa