Non conviene tutte le volte che il conto non torna, e capita spesso
Un’automazione non conviene quando il lavoro capita poche volte, quando le regole cambiano più in fretta di quanto si riesca a scriverle, quando la decisione dipende dal giudizio di una persona, quando il processo sta per essere cambiato comunque, e quando nessuno in azienda sa più spiegare perché si fa così
Sono cinque casi diversi, hanno in comune una cosa sola, il tempo che serve per costruire il sistema non lo recuperi mai, e chi te lo vende lo stesso ti sta vendendo delle ore, non un risultato
I cinque casi, uno per uno
Volumi bassi, una cosa che fai due o tre volte al mese si spiega in mezz’ora e si fa in dieci minuti, il tempo per raccontarla, per scriverne le regole e per provarla vale già più di tutto quello che risparmi in un anno, quindi lasciala a mano senza sentirti in colpa
Regole che cambiano ogni mese, un’automazione è una regola scritta, se la regola vera cambia in continuazione il sistema è sempre indietro, e finisci a pagare la manutenzione per rincorrere te stesso, meglio aspettare che il processo si assesti e automatizzarlo dopo
Decisioni che dipendono dal giudizio, se ogni caso si decide guardando il contesto, il cliente, la storia, quello che ti ha detto il commerciale la settimana prima, non c’è regola da scrivere, e una macchina che indovina è peggio di una persona che ci pensa
Processi che stanno per essere cambiati, se fra poco cambi il gestionale, o ti stai riorganizzando, o quel lavoro forse sparisce del tutto, non ha senso costruirci sopra, aspetta di sapere come sarà, poi ne parliamo
Processi che nessuno capisce più, quando chiedi perché si fa così e ti rispondono che si è sempre fatto, prima di automatizzare bisogna capire cosa fa quel lavoro, altrimenti il rischio è di scolpire nel software un’abitudine che magari poteva essere cancellata e basta
Perché un fornitore serio parte da qui
Chi automatizza processi di mestiere sa che il lavoro peggiore non è quello difficile, è quello che non doveva essere fatto, perché resta lì, va mantenuto, e ogni mese ricorda a chi lo paga che non serviva a niente
Muffin Suite lavora con un canone mensile, il che vuol dire che un’automazione inutile la vedi tu tutti i mesi sulla fattura, e la vede anche chi l’ha costruita, quindi partire dai casi in cui è meglio dire di no non è modestia, è la parte del mestiere che tiene in piedi il resto
C’è anche una cosa che aiuta a decidere, il danno che fa un errore, un lavoro dove sbagliare costa poco e si corregge il giorno dopo è un buon candidato, un lavoro dove un errore si porta dietro un cliente arrabbiato o un problema fiscale va trattato con più cautela, con dei controlli intorno, e a volte non va toccato affatto
Il rovescio della medaglia, cioè da quale processo conviene partire davvero, sta nella guida da quale processo conviene partire, mentre il conto da fare con i tuoi numeri sta in calcola il risparmio
Il criterio finale è sempre lo stesso, se per far tornare il conto servono acrobazie con i numeri, il conto non torna