Muffin Suite campa automatizzando il gestionale che un’azienda ha già, quindi la risposta comoda sarebbe dirti di tenerlo sempre, in qualsiasi caso, qualunque cosa dica il consulente, però non è vero e non serve a nessuno raccontarlo
Ci sono situazioni in cui cambiare gestionale è la cosa giusta, e altre in cui è una cura enorme per un fastidio piccolo, la differenza sta in dove nasce davvero il problema
I casi in cui cambiare gestionale è la scelta giusta
Cambiare gestionale conviene quando il programma non regge più i volumi che hai adesso, cioè le schermate si piantano, le stampe ci mettono minuti, il database è arrivato al suo limite e ogni operazione in più fa rumore, quello non è un problema di lavoro manuale intorno, è il motore che non ce la fa
Conviene anche quando chi te lo ha venduto ha chiuso, o ha smesso di seguirlo, perché un programma senza nessuno che lo aggiorni diventa un rischio che cresce da solo, e nessuna automazione può metterci una pezza
Poi c’è il caso degli obblighi di legge, se il gestionale non produce più quello che la normativa chiede e il fornitore non ha intenzione di adeguarlo, la strada è una sola, e non è quella che vende Muffin Suite
L’ultimo caso è il più antipatico, i dati sono un disastro alla radice, anagrafiche doppie, campi usati per scopi diversi da quello per cui esistevano, storico incoerente da anni, se il modello dei dati è sbagliato in partenza automatizzare vuol dire far girare più veloce una cosa storta
I casi in cui cambiare è una cura sproporzionata
Molto spesso però il gestionale fa il suo lavoro, i dati ci stanno dentro, i documenti escono, i conti tornano, e quello che non funziona è tutto il lavoro umano che gli gira attorno
Le persone aprono il PDF del fornitore, leggono i campi, li ribattono nella maschera, controllano che l’importo corrisponda, scaricano il file dal portale, lo rinominano, lo caricano da un’altra parte, e alla fine della giornata hanno fatto un lavoro che il gestionale non ha mai chiesto di fare in quel modo
Se il fastidio vero è quello, cambiare programma non lo toglie, lo sposta, perché quelle stesse dita ribatteranno gli stessi campi in una maschera nuova, magari più bella, con lo stesso numero di ore
Quanto costa davvero cambiare gestionale
Il preventivo di un gestionale nuovo è la parte che si vede, sotto ci sono le voci che pesano di più
C’è la migrazione, cioè portare dentro anagrafiche, storico e documenti, e la migrazione è quasi sempre il punto in cui saltano fuori i problemi che nessuno sapeva di avere
C’è il rodaggio, un periodo in cui l’azienda lavora al rallentatore, con il vecchio ancora acceso per sicurezza e il nuovo che va imparato, e nessuno può dirti in anticipo quanto dura, dipende da quanto è complicato quello che fai
C’è la formazione, e non è solo il corso, è tutto il tempo in cui una persona che sapeva fare una cosa a occhi chiusi ci ripensa su, la rifà più lentamente e chiede conferma al collega
E c’è il conto che non torna quasi mai, dopo tutto questo il data entry manuale spesso resta identico, perché era manuale prima non per colpa del programma, ma perché nessuno aveva mai automatizzato quel passaggio
La domanda che separa le due strade
La domanda utile è una sola, il problema è dentro il gestionale o è nel lavoro che le persone fanno intorno al gestionale
Se il programma non regge, non è più mantenuto, non rispetta gli obblighi, oppure i dati sono marci alla radice, il problema è dentro, e allora si cambia, e chi te lo consiglia ti sta dicendo una cosa sensata
Se invece il programma fa il suo e il peso sono le ore di ribattitura, di controlli, di file spostati a mano, il problema è intorno, e lì automatizzare il gestionale senza sostituirlo costa meno e non ti obbliga a rimettere in discussione tutto il modo di lavorare
Esiste anche il caso misto, il gestionale va cambiato ma non domani, e nel frattempo le ore si pagano lo stesso, in quel caso ha senso automatizzare il pezzo che fa più male adesso, sapendo che è una cosa a tempo, e dirselo prima invece di scoprirlo dopo
Un modo onesto per orientarsi è mettere in fila due numeri tuoi, quanto ti pesano oggi quelle ore, e quanto costa la strada che stai valutando, sulle ore puoi farti un’idea con il calcolatore del risparmio, sull’altra cifra ti serve un preventivo vero