Quasi mai il problema è il gestionale
Quando in ufficio si perdono ore, la prima idea che viene è che il programma sia sbagliato, ma spesso il gestionale fa benissimo il suo mestiere, il problema è tutto quello che gli sta intorno, cioè i dati che qualcuno deve prendere da un’altra parte e riscrivere dentro a mano
Cambiare gestionale, in quel caso, non risolve niente, sposta soltanto il lavoro manuale su schermate nuove, e nel frattempo paghi la migrazione dei dati, la formazione delle persone e diversi mesi in cui si lavora peggio di prima
Cosa vuol dire automatizzare senza cambiare programma
L’idea è semplice, un software fa i passaggi meccanici al posto della persona, usando il gestionale esattamente come lo userebbe lei, apre la schermata, cerca il codice, scrive nei campi, salva
Non serve che il tuo programma abbia collegamenti, integrazioni o moduli speciali, se una persona riesce a fare quel lavoro guardando lo schermo e usando mouse e tastiera, quasi sempre si riesce a farlo fare a un software
La differenza pratica è che il gestionale resta quello che conosci, le password restano le tue, le procedure interne restano uguali, cambia solo chi le esegue nei passaggi noiosi
Che tipo di lavoro si automatizza bene
La regola che uso per capirlo è una sola, si automatizza bene ciò che è scritto da qualche parte e che segue una regola sempre uguale
Ricopiare dati da un Excel, da un PDF o da un’email dentro al gestionale è il caso tipico, perché il dato esiste già e va solo spostato, così come controllare che codici, date e importi corrispondano tra due sistemi, oppure scaricare documenti da un portale e allegarli alla pratica giusta
Anche gli aggiornamenti in blocco funzionano bene, anagrafiche, listini, stati delle pratiche, tutte le cose che oggi qualcuno fa una riga alla volta
Che tipo di lavoro conviene lasciare alle persone
Tutto quello che richiede di decidere, di interpretare o di sentire qualcuno al telefono, non ha senso automatizzarlo, e non è un limite tecnico, è che quel lavoro lì lo fa meglio una persona
Poi ci sono le eccezioni, il documento illeggibile, il fornitore che scrive gli importi a modo suo, il codice che non esiste in anagrafica, il software non deve provare a indovinare, deve fermarsi e chiedere
Un processo automatico fatto bene sbaglia poco proprio perché sa dove si deve fermare, e questa è la parte da concordare con calma prima di scrivere una riga di codice
Come farti i conti da solo prima di sentire chiunque
Questo pezzo puoi farlo senza di me, e ti conviene farlo comunque, perché ti dice se il gioco vale la candela
Prendi il processo che hai in mente e conta le persone che ci lavorano, le ore che ci mettono in un giorno, i giorni in cui capita in un mese, e il costo orario aziendale, cioè quanto ti costa davvero un’ora di quella persona, contributi compresi, non lo stipendio netto
Mettiamo, solo per far vedere il conto, che siano due persone, due ore al giorno a testa, venti giorni al mese, a venticinque euro l’ora, sono ottanta ore al mese, cioè duemila euro al mese e ventiquattromila l’anno, numeri inventati per l’esempio, i tuoi saranno diversi
Adesso togli la parte che resta comunque a mano, perché non si automatizza mai il cento per cento, tieniti prudente e calcola che ne sparisca due terzi, quei due terzi sono la cifra vera da confrontare con il canone dell’automazione
Se le due cifre si somigliano, lascia perdere, se il lavoro manuale costa parecchie volte tanto, allora vale la pena parlarne, e c’è anche una parte che non entra nel conto ma che pesa, gli errori da correggere dopo, gli arretrati di fine mese, e le persone brave tenute a fare le fotocopie digitali
Quello che serve per capire se il tuo caso funziona
Sui numeri si ragiona in astratto, sul processo no, per dire se una cosa si può automatizzare bisogna vedere quali programmi entrano in gioco, quanti passaggi ha la procedura, e quante volte al mese la fai
Il modo più veloce è farlo vedere mentre lo fai, senza preparare niente