La schermata verde che c’è da prima di te
C’è un computer in amministrazione con una finestra nera e le scritte verdi dentro, o una finestra grigia con i bottoni squadrati che sembrano di un’altra epoca, e per muoversi si usano i tasti funzione, F4 per cercare, F9 per confermare, invio invio invio, e chi ci lavora da anni lo fa a occhi chiusi senza mai guardare il mouse
Quel programma regge l’azienda, ci sono dentro tutte le anagrafiche, tutti i movimenti, tutti gli anni passati, e il fornitore che l’aveva fatto o ha chiuso, o risponde a mesi alterni, o quando gli chiedi una modifica ti manda un preventivo che ti fa passare la voglia
Intanto il consulente informatico dice che è ora di cambiare tutto, e il commercialista annuisce, e tu guardi quel programma che non si è mai fermato un giorno in vent’anni e pensi che forse hanno ragione loro, però mica ti va
Vecchio non vuol dire impossibile
La domanda vera non è se il gestionale sia vecchio, è se le sue schermate ci sono e si aprono, perché è da lì che passa l’automazione a schermate, e le schermate ci sono sempre, altrimenti la persona in amministrazione non potrebbe lavorarci
Muffin Suite sviluppa automazioni che pilotano il programma dal davanti, cioè aprono la finestra, si spostano nel campo giusto, scrivono, confermano, esattamente come fa un operatore con le sue dita, e questo funziona anche quando il programma non offre nessun collegamento diretto per parlare con altri software, che è il caso raccontato per esteso nella pagina sui programmi senza collegamenti
È la specialità della casa proprio per questo, perché è il caso che i fornitori grossi lasciano indietro, dato che a loro conviene vendere il programma nuovo
Il motivo per cui un programma vecchio è spesso il candidato migliore
Questa è la parte che suona al contrario di come te la aspetteresti, un gestionale fermo da anni è più facile da automatizzare a schermate di uno moderno che si aggiorna ogni tre mesi
Un’automazione che lavora sulle schermate ha bisogno di una cosa sola per restare in piedi, che le schermate stiano dove sono, che il campo del codice articolo sia sempre in quel punto, che la sequenza dei tasti sia sempre quella, e un programma che nessuno tocca più ha esattamente questa qualità, non cambia, e non cambierà
Il software moderno con l’aggiornamento automatico ti sposta un pulsante il martedì mattina senza avvisare nessuno, e chi lavora sulle schermate deve rincorrere, il programma con le scritte verdi invece è identico a se stesso da quando è stato acceso la prima volta
Quello che pesa come un difetto quando cerchi assistenza, cioè che è vecchio e fermo, diventa un vantaggio quando ci costruisci sopra un’automazione
Cosa cambia rispetto a un programma con la porta di servizio
Sarei disonesto se dicessi che è uguale, non lo è, quando un programma offre un collegamento diretto quel collegamento è più solido, perché il dato si scrive senza passare dall’aspetto grafico, e nessuno può rovinare la cosa spostando una finestra
Sulle schermate invece serve più attenzione, il sistema deve avere il suo posto dove lavorare senza che qualcuno gli passi sopra col mouse, deve accorgersi se una finestra non si è aperta come previsto, e deve fermarsi invece di continuare a scrivere alla cieca
Il punto però è che la maggior parte dei gestionali installati nelle piccole aziende italiane quella porta di servizio non ce l’ha, o ce l’ha a pagamento, o copre una parte soltanto di quello che ti servirebbe, e se aspetti quella l’inserimento a mano continua per sempre
Quello che va guardato prima di dire di sì
Qui non ti prometto niente prima di aver visto, perché sui programmi vecchi la verifica si fa caso per caso e non c’è una risposta valida per tutti
Le cose che si guardano sono poche, se il programma gira sul computer o dentro una finestra di collegamento a un altro sistema, se le schermate si comportano sempre uguali oppure cambiano a seconda di chi ha fatto l’accesso, se la licenza permette una postazione in più o un’utenza dedicata al sistema, e se esiste una persona in azienda che sa raccontare la procedura dall’inizio alla fine
L’ultima è la più importante di tutte, più di qualsiasi dettaglio tecnico, perché un programma vecchio ha addosso vent’anni di scorciatoie che nessuno ha mai scritto da nessuna parte, e quelle non le scopri leggendo un manuale che peraltro non esiste più
Da un breve video dello schermo, senza dati veri dentro, si capisce quasi tutto quello che serve per dire se il tuo caso è adatto oppure no
Automatizzare adesso non ti chiude la strada
Il timore a questo punto è prevedibile, se metto un’automazione sul programma vecchio poi resto legato al programma vecchio per sempre
Non funziona così, quello che si automatizza è il tuo processo, cioè da dove arriva il documento, quali controlli si fanno, quali dati vanno scritti e dove, e quel ragionamento vale anche il giorno in cui deciderai di cambiare gestionale, cambia solo il pezzo che tocca le schermate
C’è anche un effetto laterale che vale da solo, per automatizzare bisogna scrivere le regole, e alla fine hai nero su bianco come funziona davvero un processo che finora viveva nella testa di una persona sola, il che è utile pure se un domani cambi tutto
Se il dubbio è proprio quello, cioè se convenga cambiare gestionale invece di automatizzare quello che hai, ne ho parlato apposta in Il consulente dice di cambiare gestionale, ha ragione, e non è una pagina scritta per convincerti a restare
Il canone su un programma che non cambia mai
Muffin Suite lavora con un canone mensile concordato prima di avviare il lavoro, senza una grande spesa iniziale, e dentro ci sono sviluppo, uso, assistenza, correzioni e manutenzione
Sul gestionale vecchio la manutenzione tende a essere la parte più tranquilla, proprio perché il programma non si muove, mentre la roba intorno sì, il fornitore che cambia il modello della fattura, il file che arriva con le colonne spostate, il portale che sposta un bottone
Durata e condizioni si definiscono nel contratto del progetto, e questo è il posto giusto in cui metterle, non una pagina di guida