La telefonata di dieci minuti che chiude il discorso
Chiami l’assistenza del gestionale, spieghi che vorresti smettere di ribattere a mano i documenti che arrivano ogni giorno, e dall’altra parte c’è una persona gentile che ti ascolta fino in fondo, poi ti dice che no, quella cosa non si può fare
Riattacchi, e il discorso muore lì, perché quella persona è la sola che conosce il programma dall’interno, e se lo dice lei hai poco da obiettare, quindi la pratica torna sulla scrivania di chi la faceva prima, e continua a farla
Il punto è che quella risposta, così com’è, non dice quasi niente, e prima di prenderla per definitiva vale la pena capire a quale domanda stava rispondendo
Cosa vuol dire di solito quel no
Quando il fornitore del gestionale dice che non si può fare, spesso ti sta dicendo una di quattro cose, e sono cose molto diverse fra loro anche se escono con le stesse parole
- Non si può con il mio prodotto, cioè il programma non ha una funzione fatta apposta per quello che chiedi, ed è vero, ma parla del programma, non del tuo lavoro
- Non è previsto dal contratto che hai firmato, quindi si esce dall’assistenza e si entra in uno sviluppo, che è un discorso commerciale, non tecnico
- Si potrebbe, però la coda degli sviluppi è lunga e il tuo caso è uno solo, mentre le richieste che valgono per tutti i clienti passano prima, ed è una scelta che dal loro punto di vista ha una sua logica
- Non si può davvero, e capita, perché ci sono vincoli veri, e questa è l’unica delle quattro che chiude la porta
Nessuna di queste risposte è disonesta, e chi lavora in assistenza risponde per il pezzo di mondo che vede lui, che è il suo prodotto e il suo contratto, non il processo che gira nel tuo ufficio
Il collegamento che manca non è il lavoro che manca
La confusione nasce quasi sempre qui, perché quando si parla di automatizzare un gestionale si pensa subito a un collegamento diretto fra programmi, una porta di servizio da cui un altro software entra a prendere i dati, cioè quella cosa che chiamano API, e se quella porta non c’è sembra finita
Solo che il lavoro che vuoi togliere non passa da nessuna porta di servizio, lo fa una persona seduta davanti a una schermata, che apre il documento, legge, digita, controlla e salva, e quella schermata esiste, funziona, ed è lì tutti i giorni
Muffin Suite lavora esattamente lì, pilotando il programma come farebbe un operatore, aprendo le finestre, compilando i campi, leggendo i PDF e le mail che arrivano, e fermandosi quando un dato non torna, ed è la specialità della casa proprio perché i programmi senza nessun collegamento diretto sono quelli su cui il lavoro a mano resta più a lungo
Detto in modo brutale, se il lavoro lo può fare una persona con la tastiera, quasi sempre si può descrivere, e quello che si descrive si può automatizzare, indipendentemente da cosa prevede il listino del fornitore
Le domande da rifare, con calma
Prima di chiudere il caso, alla stessa persona puoi chiedere altro, e sono domande che nessuno si offende a sentire
- Esiste un collegamento diretto, anche a pagamento, e cosa copre di preciso, perché se c’è ed è già disponibile conviene usarlo, è più solido che passare dalle schermate
- Si può esportare qualcosa, un file, un tracciato, un elenco, perché anche un’esportazione banale è un punto di partenza
- Ci sono vincoli sulla licenza o sulle utenze di cui devo tenere conto se qualcuno automatizza le schermate
Le risposte a queste tre domande valgono più di un no generico, e se il fornitore si irrigidisce solo perché stai chiedendo, quell’irrigidimento è a sua volta un’informazione su di lui
Quando il no è fondato, e succede
Ci sono casi in cui la risposta giusta resta quella, per esempio quando il lavoro dipende dal giudizio di chi guarda e non da una regola scrivibile, o quando ogni pratica ha la sua storia e nessuno riesce a spiegare come si decide, o quando i volumi sono così bassi che il tempo per mettere per iscritto le regole non lo recuperi mai
Un fornitore serio te lo dice, e chi ti promette che tutto si automatizza sempre ti sta vendendo ore, non risultati
Come si verifica sul serio
L’unico modo per sapere se il no che hai ricevuto era il primo tipo o il quarto è guardare il caso tuo, quale programma usi, quali passaggi fa la persona dall’inizio alla fine, quante volte al mese capita, e cosa succede quando arriva quello storto, ed è più o meno quello che serve sapere per capire come si parte
Da lì si capisce in fretta se c’è qualcosa da fare, e se non c’è è giusto sentirselo dire prima di spendere, non dopo