La risposta in due righe
Un’API è una porta di servizio di un programma, aperta apposta perché un altro programma entri a prendere o a lasciare dei dati senza passare dalle schermate che usi tu, e se il tuo gestionale non ce l’ha il lavoro si può automatizzare lo stesso, passando dalla porta principale, cioè dalle stesse schermate che apre una persona
Quindi la domanda giusta non è se hai un’API, è se il lavoro che fai a mano ha volume e regole chiare, il resto è una questione di come ci si entra
La porta di servizio, e perché spesso non c’è
Pensa al retro di un capannone, il portone davanti serve alle persone, con la reception, i cartelli, le scale, mentre dietro c’è una porta stretta con la bolla da firmare e nient’altro, chi entra da lì sa già cosa deve prendere e dove sta
L’API è quella porta, chi l’ha costruita ha deciso in anticipo cosa si può prendere, cosa si può lasciare, e chi ha la chiave
Il punto che sorprende quasi tutti è che quella porta non c’è per caso, va costruita e va mantenuta, e per un fornitore di gestionali è lavoro che non si vede e che nessuno gli chiede al momento della vendita
Così, molto spesso, quella porta non esiste proprio, perché il programma è nato quando la questione non si poneva, altre volte esiste ma si paga a parte, magari con un modulo aggiuntivo o un contratto suo, e capita anche che ci sia, gratis, ma apra solo su mezzo magazzino, ti fa leggere le anagrafiche e i documenti, e la cosa che serve a te resta dall’altra parte del muro
Se la porta c’è si usa, se non c’è si entra davanti
Quando un’API esiste, è documentata e copre quello che serve, si usa quella, non per moda, per solidità: è più veloce, non dipende da dove sta un pulsante sullo schermo, e resiste meglio agli aggiornamenti del programma, sarebbe una sciocchezza ignorarla per far vedere di essere bravi
Quando l’API non c’è, o copre solo una parte, Muffin Suite entra dalla porta principale, cioè apre le schermate del gestionale come farebbe un operatore, scrive nei campi, clicca, salva, controlla che il dato scritto sia quello giusto
Questo modo di lavorare è la specialità della casa, e vale la pena dire perché funziona: le schermate ci sono sempre, per definizione, se una persona riesce a fare quel lavoro allora esistono i passaggi da ripetere, e un programma vecchio che non cambia mai aspetto è un ottimo candidato proprio per questo motivo
Su come si sceglie fra le due strade caso per caso c’è una pagina apposta, collegamento diretto o uso delle schermate, e una sulle automazioni sui programmi senza collegamenti
Cosa farne quando te lo dicono
Se il fornitore ti risponde che senza API non si fa niente, quella frase quasi sempre vuol dire che con il suo prodotto lui non lo fa, che è un’informazione utile ma diversa
Le domande da fare a chi ti propone un’automazione sono poche, esiste un’API per questo programma, cosa copre e cosa no, si paga a parte, e se non c’è o non basta come intendi entrare, chi ti risponde con calma su questi quattro punti sta ragionando sul tuo caso