Quando vuoi che due programmi si passino i dati da soli, senza qualcuno che copia a mano, le strade sono sostanzialmente due, e la differenza fra loro è più semplice di quanto sembri
Il collegamento diretto
Alcuni programmi sono fatti per parlare con l’esterno, hanno una porta di servizio, chiamata di solito API, oppure accettano un file da importare, o ancora leggono e scrivono su un database a cui puoi accedere
In questi casi non serve aprire nessuna schermata, i dati entrano ed escono nel formato che il programma si aspetta, e il programma li tratta come se li avesse inseriti un operatore
Il vantaggio è la stabilità, una porta di servizio cambia raramente, e quando cambia di solito chi produce il software lo scrive da qualche parte, così te ne accorgi prima che qualcosa si rompa, in più è veloce, perché non deve aspettare che una finestra si apra
Il limite è che questa porta deve esistere davvero, e deve fare quello che ti serve, non è raro che ci sia un collegamento che legge i dati ma non li scrive, oppure che copre l’anagrafica e non i documenti, e allora metà del lavoro resta scoperta
L’uso delle schermate
Se la porta non c’è, il sistema fa quello che farebbe una persona, apre il programma, clicca sulla voce di menu giusta, scrive nei campi, preme salva e legge il messaggio di conferma
È il modo che permette di automatizzare anche i gestionali vecchi, quelli installati sul computer da vent’anni, quelli che nessuno mantiene più e su cui però gira mezza azienda, di fatto non serve il permesso di nessuno, perché se una persona può fare quei passaggi, può farli anche il sistema
Il limite è che dipende da come sono fatte le schermate, se un aggiornamento sposta un pulsante o rinomina un campo, i passaggi vanno sistemati, per questo un lavoro fatto così ha bisogno di controlli, di un registro di cosa ha fatto e di un blocco che ferma tutto quando qualcosa non torna, invece di andare avanti e riempire il gestionale di dati sbagliati
Cosa cambia davvero fra i due
La differenza non è la qualità del risultato, il dato che finisce nel gestionale è lo stesso, quello che cambia è da cosa dipendi
Con il collegamento diretto dipendi da quello che il produttore del software ha deciso di offrire, se lui non ha previsto una funzione, quella funzione non c’è, e non puoi inventarla
Con le schermate dipendi da come restano nel tempo le finestre che vedi tu, hai molta più libertà, perché tutto quello che è cliccabile è automatizzabile, ma paghi quella libertà con un po’ di manutenzione in più
Come scegliere per il tuo processo
La regola pratica è semplice, se il collegamento diretto esiste e copre il pezzo di lavoro che ti pesa, si parte da lì, se non esiste o copre solo una parte, si usano le schermate per il resto
Prima di decidere conviene guardare un paio di cose del programma, se ha un modo documentato per importare o esportare, e quanto spesso viene aggiornato, perché un gestionale che cambia faccia ogni due mesi rende le schermate più faticose da seguire, se poi hai il contatto di chi ti ha venduto il gestionale, una domanda diretta a lui ti fa risparmiare parecchie prove
Quasi sempre si finisce con un misto
Nella pratica un processo raramente sta tutto da una parte, mettiamo un caso inventato per capirci, arriva una fattura in PDF, il sistema legge il documento, controlla che partita IVA e importi tornino con l’ordine, poi scrive l’anagrafica del fornitore tramite un’importazione che il gestionale accetta, e infine registra il documento aprendo la schermata, perché per quella non c’è nessuna funzione di importazione
Tre modi diversi dentro lo stesso giro, e a te non cambia niente, tu vedi solo la fattura registrata
Da dove guardare per capirlo
Se stai valutando un processo tuo, le informazioni che servono sono poche, quale programma è coinvolto, quali passaggi fa oggi la persona che lo usa, e quante volte al mese succede
Con queste risposte capisci già se conviene cercare un collegamento diretto o se tanto vale partire dalle schermate, il numero di operazioni al mese è quello che pesa di più, perché su pochi casi l’anno nessuna delle due strade si ripaga