Cosa vuol dire che un programma è chiuso
Un programma si dice chiuso quando non ti lascia nessuna porta d’ingresso per i dati, niente API, niente importazione da file, niente accesso al database, magari c’è un’esportazione in Excel ma in una sola direzione, e comunque quello che entra deve entrare a mano.
Succede spesso con i gestionali di nicchia, con i programmi vecchi rimasti in azienda perché funzionano, e con i portali dei fornitori o della pubblica amministrazione, dove l’unico modo previsto è che una persona si colleghi e compili.
La cosa importante da capire è che «chiuso» non vuol dire «per forza manuale», vuol dire solo che la strada facile non c’è, e che va usata quella che resta.
La strada che resta, usare le schermate
Se l’unico modo per far entrare un dato è la finestra del programma, allora si automatizza la finestra del programma. Il sistema fa quello che farebbe una persona, apre il software, va sulla schermata giusta, cerca il codice, scrive nel campo, preme il pulsante, aspetta il messaggio di conferma e passa alla riga dopo.
La differenza è che i dati non se li inventa, li prende da dove sono già, un PDF, un file Excel, un allegato in casella, e prima di scriverli li controlla contro le regole che gli dai tu.
Tecnicamente ci sono due modi di agganciare una schermata, ed è utile sapere quali sono anche solo per fare le domande giuste a chi te lo propone.
Aggancio ai controlli o aggancio all’immagine
Il primo modo è leggere i controlli veri della finestra, il campo si chiama in un certo modo dentro il programma e il sistema lo trova per nome, non per posizione. È il modo solido, se sposti la finestra o cambi risoluzione continua a funzionare, e si può usare quando il software è scritto con tecnologie che espongono i controlli, cosa piuttosto comune sui gestionali Windows.
Il secondo modo è guardare i pixel, il sistema riconosce l’aspetto di un pulsante o legge il testo a schermo e clicca lì. Serve quando il programma disegna tutto da solo e non espone niente, per esempio certi terminali o certe sessioni remote, e funziona, ma è più fragile, basta un tema diverso o un ridimensionamento e va risistemato.
Quando si può, si usa il primo, il secondo è la riserva, e i due si possono mescolare sullo stesso processo, controlli veri dove ci sono e riconoscimento a schermo per i punti che non si lasciano prendere.
Dove questa roba si rompe
Vale la pena dirlo prima di iniziare, non dopo. Il punto debole è che il sistema dipende da come è fatta la schermata, se arriva un aggiornamento del gestionale che sposta un campo o cambia il testo di un pulsante, il processo va corretto, non è un guasto, è la natura della cosa.
Poi ci sono i casi in cui non conviene proprio, un programma che cambia continuamente, un processo dove ogni pratica è diversa dall’altra e la decisione è tutta nella testa dell’operatore, oppure un volume così basso che il lavoro di costruirlo non lo ripaghi mai.
C’è anche la parte di regole, alcuni portali vietano l’accesso automatico nelle condizioni d’uso, altri mettono controlli anti robot, e certe licenze software dicono qualcosa in merito, è una verifica da fare prima, caso per caso, non un dettaglio da sistemare in corsa.
Un’ultima cosa pratica, questi sistemi lavorano su una sessione vera, quindi vogliono una macchina che resti accesa e delle credenziali, meglio un utente dedicato con i permessi minimi, così quello che il sistema può fare è scritto e limitato.
Come si capisce se il tuo caso regge
La prova più onesta la puoi fare da solo, in dieci minuti, senza tecnici. Siediti accanto a chi fa quel lavoro e scrivi ogni passaggio, apre questo, clicca qui, copia questo campo, incolla là. Se riesci a scrivere l’elenco e la persona lo segue senza mai dire «dipende», il processo è abbastanza stabile.
Se invece a metà elenco arriva un «poi guardo se il cliente è di quelli particolari», hai trovato la decisione umana, che non va eliminata, va isolata. Quasi sempre la parte automatizzabile è quella prima e quella dopo, in mezzo resta la persona.
Poi conta il volume, non a occhio, con i numeri veri, quante pratiche al mese e quanti minuti l’una. Facciamo un esempio inventato solo per capire il ragionamento, mettiamo due persone che ci stanno due ore al giorno, per venti giorni al mese, sono ottanta ore, e su quelle ore ha senso ragionare. Se invece il conto ti dà tre ore al mese, la risposta giusta è «lascia perdere», e va bene così.
Perché di solito è un servizio e non una consegna
Da tutto quanto sopra viene una conseguenza che conviene guardare in faccia. Un’automazione appoggiata alle schermate non è un oggetto finito che ti consegnano e sta lì, è qualcosa che vive addosso a programmi che si aggiornano, e ogni tanto va rimessa in riga.
Per questo il modo sensato di comprarla è un canone che comprende chi la tiene in piedi, e non un lavoro una tantum che il giorno dell’aggiornamento diventa un problema tuo. Se qualcuno te la vende come consegna e basta, chiedigli chi la sistema al primo aggiornamento del gestionale, la risposta ti dice parecchio.
Il passo successivo
Se vuoi capire se un tuo processo è di quelli adatti, servono tre cose, quale programma si tocca, quali passaggi si fanno dall’inizio alla fine e quante volte al mese si ripete. Con quelle si ragiona, senza quelle sono chiacchiere.