La domanda giusta non è quale delle due è meglio
Fra un programma già fatto e un’automazione costruita sul tuo processo non c’è una strada nobile e una scorciatoia, sono due mestieri diversi, e la scelta dipende da quanto il tuo lavoro assomiglia a quello di tutti gli altri
Un prodotto pronto nasce guardando tante aziende insieme e cercando quello che hanno in comune, un’automazione su misura nasce guardando la tua e basta, quindi il confronto vero è fra quanto ti conviene adattarti a una media e quanto ti conviene pagare la tua particolarità
Il programma già fatto, con i suoi vantaggi veri
Un software pronto costa meno perché il costo del suo sviluppo è già stato diviso fra tutti quelli che lo usano, tu paghi una fetta, non l’intero lavoro, e questa è una differenza che nessun fornitore su misura può recuperare con la bravura
Poi esiste già, lo provi, lo vedi funzionare prima di firmare, e questo toglie una quantità di rischio che tende a essere sottovalutata
C’è un terzo vantaggio che si nota solo dopo qualche anno, il prodotto viene migliorato per tutti, quindi le correzioni e le funzioni nuove arrivano anche a te senza che tu abbia chiesto niente, mentre un’automazione costruita per te migliora solo quando qualcuno la migliora per te
Il prezzo di tutto questo è uno solo, ti adatti tu, il prodotto ha una sua idea di come si fa il lavoro, e se la tua idea coincide non te ne accorgi nemmeno, se non coincide cominci a piegare il processo, oppure a piegare il prodotto, e la seconda cosa costa quanto un su misura senza averne i pregi
L’automazione su misura, con il suo prezzo vero
Un’automazione costruita sul tuo caso fa il lavoro come lo fai tu, con i tuoi controlli, i tuoi codici, i tuoi fornitori che scrivono gli importi a modo loro, e non ti chiede di cambiare il modo in cui lavori per compiacere un menu
Nel caso di programmi che non hanno nessun collegamento diretto è spesso anche l’unica strada praticabile, perché nessun prodotto pronto potrà mai parlare con un gestionale che non offre una porta a cui bussare
Il prezzo è che paghi tempo di una persona, il tuo caso non lo divide nessuno con te, e poi non finisce il giorno della consegna, perché va mantenuta, i programmi si aggiornano, i portali spostano i pulsanti, i fornitori cambiano i moduli
Quando il pronto vince, e non c’è partita
Se esiste un prodotto pronto che fa il tuo caso davvero, compralo, è la scelta giusta e non serve una consulenza per capirlo
Vale soprattutto per i lavori che non ti distinguono da nessuno, la contabilità, le buste paga, la firma dei documenti, la posta, sono cose dove essere originali è un difetto, non un vantaggio, e dove il mercato ha già prodotti maturi, usati e corretti da anni
La verifica per capire se il pronto fa il tuo caso è brutale e utile, provalo su dieci pratiche vere, comprese quelle storte, e guarda quante arrivano in fondo senza che qualcuno debba metterci le mani
Il caso più comune è quello che nessuno racconta
La situazione che si vede più spesso non è pronto contro su misura, è il pronto che ti lascia comunque metà del lavoro da fare a mano
Compri il programma, fa bene la sua parte, però qualcuno deve ancora prendere i documenti da una casella, controllarli, e ribatterli dentro, oppure deve esportare da un lato e importare dall’altro tutte le mattine, e quel pezzo lì il prodotto non lo ha mai coperto perché non è il suo mestiere
Lì l’alternativa non è sostituire il prodotto, è automatizzare il pezzo manuale che gli sta intorno, e le due cose convivono benissimo, il gestionale resta quello che hai scelto e il lavoro di braccia sparisce
Il criterio per decidere
Chiediti se il processo di cui stiamo parlando è il tuo modo di lavorare oppure un adempimento uguale per tutti, e sii onesto nella risposta, perché la tentazione di sentirsi speciali è forte e costa cara
Se è un adempimento, il pronto vince, se è il tuo modo di lavorare, cioè il motivo per cui i clienti tornano da te e non vanno dal concorrente, allora piegarlo per farlo entrare in un prodotto significa buttare via la cosa che ti fa guadagnare, e lì il su misura ha senso
C’è una terza risposta che vale per molti, il processo è banale ma nessun prodotto lo copre per intero, e allora la scelta non è fra le due strade, è tenere il prodotto e automatizzare quello che avanza, con un canone che tiene dentro anche la manutenzione
Se stai anche valutando di buttare via il gestionale e ricominciare, prima leggi se cambiare gestionale conviene davvero, perché spesso il data entry resta identico anche dopo