Perché i totali si prendono al primo colpo
Il totale della fattura, l’imponibile, l’IVA, la data e il numero del documento sono i campi facili, e il motivo è banale, stanno sempre nello stesso punto del foglio e ce n’è uno solo per documento
Un dato che compare una volta sola e sempre nello stesso posto si legge senza fatica
Perché le righe sono un’altra storia
Il primo problema è che non sai quante sono, una fattura ha tre righe, la successiva ne ha quarantasette e va su quattro pagine, e su ogni pagina ricompaiono le intestazioni e magari un riporto
Il secondo problema è che una riga non sta per forza su una riga, la descrizione dell’articolo va a capo e occupa due o tre righe di stampa, mentre il codice, la quantità e il prezzo restano scritti solo sulla prima, quindi chi legge deve capire dove finisce una riga e dove comincia quella dopo
Poi ci sono le righe che non sono righe, lo sconto in fondo, la nota del fornitore, il trasporto, il riferimento all’ordine infilato in mezzo, roba che assomiglia a un articolo senza esserlo
E infine ogni fornitore mette le colonne dove gli pare, uno scrive prima il codice e poi la descrizione, un altro il contrario, uno ha lo sconto in colonna e un altro no
Il punto fermo è che il fornitore è costante
La cosa che rende il lavoro possibile è che ogni fornitore stampa le sue fatture sempre nello stesso modo, perché escono tutte dallo stesso programma
Quindi non si prova a scrivere un lettore universale che capisce qualsiasi fattura del mondo, si impara il modello di quel fornitore lì, dove tiene le colonne, com’è fatta l’intestazione, come segna gli sconti, dove finisce la tabella e comincia il piede
Fatto una volta, quel modello vale per tutte le fatture di quel fornitore, finché non cambia il modulo
Da qui viene anche il consiglio pratico, si parte dai pochi fornitori che ti mandano il grosso dei documenti, non da quello che ti scrive due volte l’anno
La colonna si legge dall’intestazione, non dalla posizione
Il modo fragile dice, la quantità è la terza colonna da sinistra, funziona benissimo finché il fornitore non aggiunge una colonna, e da quel giorno il sistema scrive nel campo della quantità quello che trova nella terza colonna, che ora è il prezzo
Il modo che regge dice, cerca l’intestazione scritta Q.tà e prendi quello che sta sotto, e se quell’intestazione non la trovi fermati invece di indovinare
È la stessa logica che vale per i file di Excel e i CSV, e il ragionamento per esteso sta in Il file arriva ogni mese con le colonne spostate
La somma delle righe deve fare il totale
Quando hai letto tutte le righe, le sommi, e quella somma deve fare l’imponibile stampato sulla fattura, che tu l’imponibile lo avevi già letto prima, dal punto facile
Se torna, hai la prova che non hai perso una riga, che non ne hai contata una due volte, che non hai letto 1.250,00 dove c’era scritto 1,250, e che il salto pagina non ti ha mangiato niente
Se non torna, qualcosa è andato storto, e il sistema si ferma e mette quel documento in una coda per una persona, non prova a sistemarlo da solo
Mettiamo, giusto per far vedere il conto, che una fattura abbia tre righe da 100, 250 e 40 euro, numeri inventati qui per far vedere il metodo, la somma fa 390, se sulla fattura l’imponibile è 390 il documento passa, se è 430 vuol dire che una riga da 40 è stata letta due volte oppure ce n’era una quarta che non hai visto, e in tutti e due i casi non si registra niente
Questa quadratura è la rete di sicurezza migliore che esista sui documenti, perché non ti chiede di fidarti di quanto legge bene il sistema, ti dà una prova aritmetica su ogni singolo documento
Fermarsi è il comportamento giusto
Un’automazione che legge documenti va giudicata da cosa fa quando non capisce, non da quando tutto fila
Un sistema fatto bene, davanti a una fattura che non quadra, alza la mano e la lascia lì, perché una fattura non registrata la registri tu e finisce lì, mentre una fattura registrata storta te la ritrovi molto più avanti, con una nota di credito e una riconciliazione che non torna
Chi ti racconta che il suo lettore di PDF non sbaglia mai ti sta vendendo la frase, non il prodotto
Quando il PDF non serve nemmeno
Prima di mettersi a leggere le tabelle di un PDF vale la pena fare la domanda più pigra, quel documento esiste già in una forma ordinata
Se il fornitore ti manda anche l’XML della fattura elettronica, le righe sono già lì dentro, ognuna col suo campo, e leggerle è tutto un altro sport rispetto a interpretare una stampa
Se invece il PDF è una scansione, è una fotografia e va interpretata prima ancora di ragionare sulle colonne, e i controlli intorno contano ancora di più, ne parla Perché a volte il computer legge male un documento
Cosa serve per capire se il tuo caso si può fare
Per dire qualcosa di serio su un lavoro del genere bastano i fornitori che ti mandano più documenti, qualche loro fattura di esempio con le righe dentro, e la schermata dove quei dati finiscono
Il resto lo dicono i documenti, meglio di qualsiasi riunione, se vuoi partire da lì scrivici dalla pagina Contatti