Prima di tutto, chi decide come si registra
La registrazione di una fattura fornitore ha delle regole contabili, quale conto, quale codice IVA, quale centro di costo, e quelle regole le decide il tuo studio o la tua amministrazione, non chi costruisce l’automazione
Muffin Suite scrive nel sistema le regole che ti fai dettare da chi le conosce, poi il sistema le esegue sempre allo stesso modo, non le inventa e non tira a indovinare quando incontra un caso che non era previsto
Questo è il primo passo perché è quello che salta sempre, si parte dal software e ci si accorge a metà che nessuno aveva scritto cosa fare con le fatture di trasporto o con le note di credito
Da dove arrivano le fatture
Le fatture dei fornitori entrano in azienda da più porte, e la prima cosa da fare è metterle in fila in un posto solo
Ci sono i file XML della fattura elettronica, che scarichi dal cassetto o che ti gira lo studio, ci sono i PDF allegati alle mail, ci sono i documenti che si scaricano da un portale del fornitore, e ogni tanto c’è ancora la carta che qualcuno scansiona
Un’automazione può raccogliere da tutte queste porte, però ognuna va guardata prima, perché le mail hanno formati diversi da ogni fornitore e i portali ogni tanto cambiano i pulsanti
Come si legge il documento
Il formato in cui arriva la fattura fornitore è la differenza più grossa di tutta la procedura, e vale la pena saperla anche solo per capire cosa ti stanno raccontando quando qualcuno ti propone di automatizzare la registrazione
L’XML della fattura elettronica è un file ordinato, i campi hanno un nome, l’imponibile sta dove deve stare, e leggerlo è affidabile, non c’è interpretazione di mezzo, se vuoi il dettaglio c’è la guida su cosa si automatizza partendo dall’XML
Il PDF invece va interpretato, e non tutti i PDF sono uguali, quello nato dal computer ha il testo già dentro e si estrae il dato esatto, quello scansionato è una fotografia e va letta, con le storture, i timbri sopra i numeri, le tabelle senza righe
Nel PDF i totali sono la parte facile, stanno quasi sempre nello stesso punto del modello di quel fornitore, le righe di dettaglio sono la parte difficile perché sono un numero variabile e ogni tanto vanno a capo
La strada che regge è imparare il modello di ogni fornitore, che tanto è costante, e non leggere mai un valore per posizione fissa quando puoi leggerlo per etichetta
I controlli, che sono la parte che conta davvero
Un’automazione che legge bene e scrive subito è una macchina per fare danni veloci, quello che la rende utile sono i controlli che stanno fra la lettura e la scrittura
Il primo controllo è sul fornitore, la partita IVA deve corrispondere a un’anagrafica che esiste già, se non esiste il sistema non se la inventa, si ferma e ti chiede cosa fare
Il secondo è la quadratura, la somma degli imponibili più l’IVA deve fare il totale documento, e se non fa il totale vuol dire che qualcosa è stato letto storto, è la rete di sicurezza migliore che ci sia perché non dipende da quanto è bella la scansione
Il terzo è il confronto con quello che avevi ordinato o con il DDT che è arrivato, prezzi, quantità, codici, e qui l’automazione fa il lavoro che a mano non fa nessuno perché sono troppe righe
Mettiamo, giusto per far vedere il ragionamento con dei numeri inventati qui, di aver ordinato cento pezzi, ne sono arrivati novantotto e te ne fatturano cento, a mano quella differenza la trovi solo se hai voglia di controllare riga per riga, la macchina la trova sempre perché non si stanca alla riga quattrocento
Il quarto controllo è il doppione, e va costruito bene, la stessa fattura può arrivare due volte, via mail e via XML, e registrarla due volte è peggio che non registrarla, per questo si tiene traccia di cosa è già stato fatto invece di fidarsi dell’occhio
La scrittura nel gestionale
Quando i controlli sono passati, il sistema apre il gestionale e compila i campi come farebbe la persona che lo fa adesso, stessa schermata, stessa sequenza, stesso risultato
Se il tuo gestionale ha un collegamento diretto lo si usa, perché è più solido, se non ce l’ha si passa dalle schermate e il lavoro si fa lo stesso, ed è la specialità della casa
Alla fine di ogni registrazione resta scritto cosa è stato fatto e quando, così la mattina dopo non devi fidarti, guardi
Cosa non passa, e finisce in coda
La parte più importante da capire è che una fattura su cui qualcosa non torna non deve essere registrata lo stesso, deve fermarsi
Finisce in coda il fornitore che non esiste in anagrafica, il totale che non quadra, il prezzo diverso da quello dell’ordine, il documento che sembra un doppione, il modello che il sistema non riconosce più perché il fornitore l’ha cambiato
Quella coda non è un fallimento, è il punto in cui il lavoro passa da una persona, e il lavoro che le resta è guardare i casi veri invece di ribattere duecento fatture che erano tutte uguali
Se vuoi capire se il tuo caso regge
Per dire qualcosa di sensato servono poche cose, quali sono le porte da cui ti arrivano le fatture, quante sono al mese, e cinque o sei documenti di esempio, anche finti, con dentro il fornitore che scrive gli importi a modo suo
Da lì si vede subito quanta parte è meccanica e quanta è la coda dei casi da guardare, e senza quel passaggio chiunque ti dica quanto ci vuole sta tirando a indovinare