Il dato è già scritto, e sta in un file fatto apposta
Della fattura elettronica si automatizza tutto quello che oggi qualcuno ribatte a mano, perché il dato arriva già scritto in chiaro dentro un file XML, e in un file XML ogni informazione ha il suo posto dichiarato, la partita IVA sta nel campo della partita IVA, l’imponibile nel campo dell’imponibile, ogni riga di dettaglio è una riga separata con quantità, prezzo e aliquota
Questa è la differenza che conta, in un PDF gli importi vanno cercati guardando dove stanno sul foglio, e ogni fornitore imposta il foglio a modo suo, mentre nell’XML il campo si chiama sempre allo stesso modo per tutti, quindi leggerlo è molto più affidabile che leggere un PDF
Se una persona della tua azienda sta ancora ribattendo a mano dei numeri che sono già scritti puliti dentro un file, non è pignoleria, è lavoro che stai pagando due volte
Cosa si riesce a far fare a un’automazione
Partendo dall’XML, Muffin Suite fa fare al computer i passaggi che oggi fa la persona davanti allo schermo, e sono più di quelli che sembrano
- la registrazione della fattura nel gestionale che usi già, con i campi presi dal file invece che dalla tastiera
- il controllo con l’ordine, riga per riga, per vedere se prezzi e quantità sono quelli che avevi concordato
- il controllo col documento di trasporto, per capire se è arrivato davvero quello che ti stanno fatturando
- lo smistamento, cioè far arrivare la fattura alla persona giusta a seconda di cosa contiene o di chi l’ha mandata
- l’archiviazione con un nome e una cartella sensati, invece del codice illeggibile con cui arriva
Il punto delicato è il primo, e vale la pena essere chiari, non dare per scontato che il tuo gestionale importi bene l’XML da solo, molti lo importano ma prendono il minimo, la testata e poco altro, e lasciano fuori proprio le righe di dettaglio che ti servono per i controlli
Quando l’import esiste sulla carta e la persona deve comunque riaprire la fattura per completare a mano i campi rimasti vuoti, l’automazione lavora sulle schermate come farebbe un operatore, e completa quello che l’import non copre, anche quando il programma non ha nessun collegamento diretto verso l’esterno
Il lavoro che resta è quello che vale
Automatizzare la lettura dell’XML non toglie il lavoro a nessuno, toglie la digitazione, che è la parte del lavoro che non richiede di sapere niente
Quello che resta è la riconciliazione vera, il prezzo che non corrisponde all’ordine e bisogna decidere se contestarlo o accettarlo, il fornitore che fattura una consegna parziale in un modo tutto suo, la nota di credito che si aggancia a una fattura di tre mesi prima, la merce arrivata senza documento di trasporto
Su questi casi l’automazione si ferma e te lo dice, non prova a indovinare, perché una fattura registrata male in silenzio costa più di una fattura ferma che aspetta una risposta
Il risultato è che la persona guarda solo le fatture che hanno qualcosa da guardare, e le altre le ritrova già registrate, con i controlli fatti
Se vuoi vedere in concreto come si incastrano i pezzi c’è la guida su come registrare le fatture fornitore in automatico, e se vuoi farti un’idea di quanto pesa oggi quel lavoro puoi passare da Calcola il risparmio