Cos’è l’EDI, detto senza giri
L’EDI è un modo concordato in anticipo per scambiare documenti fra due aziende, ordini, conferme, bolle, fatture, in un formato che i due programmi capiscono da soli, così nessuno deve ribattere a mano quello che l’altro ha già scritto
Il documento non arriva come un PDF da leggere con gli occhi, arriva come un file costruito secondo regole fissate prima, il tuo gestionale lo apre e sa già dove sta il codice articolo, dove sta la quantità, dove sta la data di consegna
Chi te lo chiede quasi sempre è un cliente grosso, una catena, un grande committente, uno di quelli che di ordini ne manda tanti e non ha nessuna intenzione di gestirli scrivendo mail una per una
Qui va detta subito una cosa onesta, dove l’EDI esiste ed è già stato pagato è la strada migliore, è più solido di qualsiasi altra cosa si possa costruire intorno
Il motivo è semplice, il dato viaggia già in forma di dato, non c’è niente da interpretare, niente da riconoscere, nessun documento impaginato in modo strano che qualcuno deve decifrare, e questo toglie di mezzo una categoria intera di errori possibili
Chi ti dice che l’EDI è roba vecchia da scavalcare ti sta raccontando una storia comoda per sé, se il canale c’è, il canale si usa
Il problema è il resto dei clienti
La difficoltà vera non è che l’EDI funzioni male, è che l’EDI copre quel cliente lì, e spesso solo quello
Attivarlo ha un costo e va concordato in due, quindi ha senso quando dall’altra parte c’è volume e c’è qualcuno che quel canale lo vuole davvero, mentre per gli altri clienti il conto non torna quasi mai
Mettiamo, giusto per far vedere il ragionamento e non perché sia il caso di qualcuno, che tu abbia un committente grosso in EDI e altri venti che continuano a scriverti, gli ordini di quei venti arrivano come sono sempre arrivati, un PDF allegato alla mail, un Excel compilato a modo loro, un modulo da scaricare da un portale, e li ribatte una persona
L’idea che con l’EDI il data entry sia finito regge solo per la fetta di clienti che l’EDI ce l’hanno, il grosso del lavoro manuale sta nella coda lunga dei clienti piccoli, che sono tanti e non ti seguiranno mai su un canale strutturato
Cosa si fa dove l’EDI non c’è
Su quella coda lunga serve un’altra strada, e Muffin Suite lavora esattamente lì, l’automazione legge il PDF o l’Excel o la mail che il cliente ti manda, tira fuori i campi che servono, apre il gestionale e li inserisce come farebbe la persona che lo fa adesso
Funziona anche quando il programma non ha nessun collegamento diretto da usare, perché l’automazione passa dalle schermate, quelle ci sono sempre
Non è EDI e non pretende di esserlo, l’EDI è un accordo fra due aziende, questa è una cosa che monti da solo dalla tua parte senza chiedere niente a nessuno, il cliente continua a mandarti quello che gli pare e tu smetti di ribatterlo
Il controllo resta comunque, se un dato non torna, se un codice non esiste, se un importo non quadra, l’automazione si ferma e lo segnala invece di tirare dritto, perché un ordine sbagliato inserito in fretta costa più di un ordine fermo