Il problema non è ricordarsi, è avere il tempo di guardare
I solleciti si fanno poco non perché siano difficili, ma perché richiedono che qualcuno apra la lista delle scadenze, la legga riga per riga, capisca chi è davvero in ritardo e chi no, e poi si metta a scrivere
Quella mezz’ora non arriva mai in una giornata già piena, così finisce che si sollecita solo chi salta all’occhio, il cliente grosso, quello che ha già fatto storie l’altra volta, quello di cui si è parlato a pranzo, e tutti gli altri restano lì
Lo stesso vale per i documenti che aspetti, il contratto firmato che non torna indietro, la scheda dati che manca, il certificato che scade fra un mese, sono tutte cose che nessuno dimentica per superficialità, semplicemente nessuno le guarda
Cosa fa un’automazione dei solleciti, in concreto
Il lavoro che si automatizza è quello meccanico intorno, non la decisione, cioè leggere le scadenze dal gestionale che usi già, incrociarle con i pagamenti registrati, tenere fuori chi ha già pagato o chi ha una contestazione aperta, e comporre il messaggio con il riferimento giusto del documento
Il sollecito è un lavoro adatto a un’automazione perché la ripetizione è alta e i dati stanno già tutti dentro un programma, quindi non serve né che qualcuno li ricopi né che si ricordi di controllare, il sistema apre le schermate e legge come farebbe un operatore, anche se il tuo programma non ha nessun collegamento diretto verso l’esterno
Il risultato non è per forza una mail che parte da sola, la forma più utile nella maggior parte dei casi è una lista pronta, con dentro chi solleciteresti, di quanto è il ritardo, quale documento e con che testo, e sopra un pulsante per approvare
Perché su questa cosa la prudenza conta più della velocità
Un sollecito è una comunicazione commerciale, non una registrazione contabile, e questo cambia tutto, perché un sollecito mandato per sbaglio a chi ha già pagato ti costa più di quanto valeva il credito, ti costa una telefonata imbarazzata e un cliente che si sente trattato male
Le cause di uno sbaglio del genere sono banali e ricorrenti, il pagamento arrivato ma non ancora registrato, il bonifico che compare con due giorni di ritardo, la nota di credito emessa e non collegata, la fattura contestata di cui sa solo il commerciale
Per questo un’automazione dei solleciti fatta bene si tiene stretta, si ferma quando un caso non torna, e lascia la firma finale a una persona, almeno finché non hai visto abbastanza giri per fidarti, ed è lo stesso principio dei controlli e dei blocchi che si mettono intorno a qualsiasi processo delicato
Poi c’è il tono, che è una scelta tua e non tecnica, il primo promemoria gentile a chi sfora di pochi giorni non assomiglia a quello che mandi a chi è fuori da mesi, e le regole di chi merita quale trattamento le detti tu, il sistema le esegue sempre uguali anche quando nessuno ha voglia di scrivere
Alla fine quello che cambia davvero è che sollecitare smette di dipendere da chi si ricorda, i minuti di scrittura risparmiati vengono dopo