La pila sul bancone
Il camion arriva alle otto e mezza, l’autista scarica, il magazziniere firma la bolla e ne tiene una copia, poi la posa sul bancone sopra le altre di ieri, perché adesso c’è da mettere via la merce e non c’è tempo per il computer
Verso sera, o il giorno dopo, o il lunedì se la settimana è stata pesante, qualcuno prende la pila e comincia a caricare, apre la schermata, cerca il fornitore, cerca il codice, digita le quantità, salva, passa alla bolla successiva
Nel frattempo il magazzino a sistema dice una cosa e lo scaffale ne dice un’altra
Il problema non è il tempo che ci vuole
Le ore per fare i carichi si contano, e sono ore vere, ma non sono il danno peggiore, il danno è la finestra in mezzo, quelle ore o quei giorni in cui la merce è fisicamente in casa e il gestionale non lo sa
Dentro quella finestra il commerciale dice al cliente che l’articolo non c’è, e invece è su un pallet a dieci metri da lui, oppure l’ufficio acquisti riordina roba che è già arrivata stamattina, oppure il magazzino spedisce un pezzo che a sistema non risulta ancora e la giacenza va sotto zero
Chi lavora in magazzino conosce la conseguenza vera, dopo un po’ nessuno si fida più delle giacenze a video, si va a guardare con gli occhi, e da quel momento il gestionale è diventato un archivio invece che uno strumento
Cosa fa un’automazione al posto della pila
Il carico di un DDT in arrivo è fatto di passaggi che si ripetono sempre uguali, e questo è esattamente il tipo di lavoro che si può far fare a un sistema che pilota il gestionale che usi già, aprendo le stesse schermate che aprirebbe la persona
Il documento arriva come PDF via mail, o come XML, o come una scansione, e da lì si tirano fuori il fornitore, il numero e la data della bolla, i codici, le quantità, poi si confronta con l’ordine che avevi fatto, si controlla che i codici esistano in anagrafica, e si scrive il carico
La differenza è che questo succede alle nove del mattino invece che alle sette di sera, perché la bolla del fornitore spesso arriva per mail prima ancora che il camion apra il portellone
Il codice del fornitore non è il tuo codice
Qui c’è il punto che manda in bestia chiunque abbia provato a sistemare questa cosa in casa, sulla bolla del fornitore c’è scritto il suo codice articolo, dentro il tuo gestionale c’è il tuo, e sono due cose diverse
Il fornitore scrive AB-1200/N, tu quell’articolo lo chiami VITE12X100, sono codici inventati qui per far vedere il meccanismo, il punto è che nessuna macchina può indovinare che sono la stessa cosa se qualcuno non gliel’ha detto
Si risolve con una tabella di conversione, una corrispondenza fra il codice del fornitore e il tuo, che si costruisce una volta per i codici che compri davvero e poi si aggiorna quando entra un articolo nuovo
È un lavoro noioso da fare all’inizio, e non c’è scorciatoia onesta, ma è anche l’unica parte davvero manuale di tutta la faccenda, e una volta fatta resta lì
Quando si deve fermare
Un carico automatico che tira a indovinare è peggio della pila sul bancone, perché la pila almeno sai che c’è, un dato sbagliato dentro le giacenze non si vede finché non fa danno
Quindi le regole si scrivono al contrario, il sistema carica solo quando è sicuro, e in tutti gli altri casi si ferma e mette la bolla in una lista per una persona
Si ferma quando il codice del fornitore non ha corrispondenza, quando la quantità consegnata non è quella ordinata, quando arriva un articolo che nell’ordine non c’era, quando la stessa bolla risulta già caricata, quando il documento è illeggibile o il modello è cambiato
Chi decide cosa è dubbio
Le tolleranze le detti tu, se una consegna parziale è normale nel tuo settore il sistema la accetta e la segna, se invece un pezzo in meno vuol dire reclamo, allora si ferma, e questa è una decisione di magazzino, non tecnica
Lo stesso vale per il passo dopo, il confronto fra quello che hai ordinato, quello che è arrivato e quello che ti fatturano, che diventa possibile solo se il carico è a sistema quando serve, cioè non a fine settimana
Da dove si guarda per capire se ha senso
Servono poche cose, quante bolle arrivano in un mese, in che forma arrivano, quanti fornitori diversi sono, e se i codici sono già mappati da qualche parte oppure no
Se le bolle sono cinque al mese lascia stare, il tempo per scrivere le regole non lo recuperi, se invece la pila sul bancone è una cosa che vedi tutti i giorni, allora vale la pena guardarci dentro