Dove se ne va il tempo, ogni giorno
In logistica il lavoro a mano non è mai una cosa sola, sono venti cose piccole che messe insieme mangiano mezza giornata a qualcuno
- Ordini che arrivano via email o PDF e vanno battuti a mano nel gestionale, uno per uno
- Ordini che arrivano dal portale del cliente, dove qualcuno entra, scarica e reinserisce
- DDT da registrare in entrata, con codici articolo e quantità da confrontare con l’ordine
- Bolle del fornitore che usano i suoi codici e non i tuoi, e la corrispondenza sta in un Excel
- Spedizioni da caricare sul portale del corriere, indirizzo per indirizzo, con le etichette da stampare
- Numeri di tracking da riportare nel gestionale e da mandare al cliente che li chiede
- Tracking da controllare al mattino per capire cosa è arrivato, cosa è in ritardo, cosa è tornato indietro
- Anagrafiche articoli e listini da aggiornare quando il fornitore manda il file nuovo
- Il triangolo ordine, consegna e fattura, che qualcuno confronta a occhio riga per riga
Cosa si può far fare al sistema
Sono esempi di quello che si può costruire, non lavori già consegnati, il tuo caso lo guardiamo insieme prima di dire qualsiasi cosa
Il sistema apre le stesse schermate che apre il tuo ufficio, legge l’email o il PDF dell’ordine, tira fuori cliente, articoli, quantità e data richiesta, poi entra nel gestionale e inserisce le righe
Sui DDT in entrata legge il documento, confronta le quantità con l’ordine aperto, e registra il carico, se un codice non corrisponde o la quantità è diversa non tira a indovinare, si ferma e lascia il caso a una persona
Sui corrieri fa il giro contrario, prende le spedizioni pronte dal gestionale, compila il portale, scarica l’etichetta e riporta il tracking sulla riga giusta, poi ogni mattina rilegge gli stati e ti prepara l’elenco di quello che non è andato a buon fine
Sulle anagrafiche prende il file del fornitore, lo confronta con quello che hai a sistema, e aggiorna solo quello che è cambiato davvero, tenendo da parte le righe nuove o strane perché le guardi tu
Il portale del cliente non ha nessun collegamento
Capita spesso, e nella maggior parte dei casi non è un problema, il sistema usa il portale come lo userebbe un tuo operatore, entra, clicca, legge e scarica
Stessa cosa per il gestionale, anche se è vecchio, anche se non ha esportazioni decenti, anche se ci lavori da vent’anni, non lo cambi e non lo tocchiamo
Quando arriva il picco
Il volume di novembre non è quello di luglio, e le ore a mano crescono insieme agli ordini, un sistema che lavora da solo il picco lo assorbe senza che tu debba trovare qualcuno a novembre, e le persone che hai restano sulle cose dove servono davvero, il cliente che chiama per sapere dov’è il suo bancale, la consegna tornata indietro, il fornitore da rincorrere
Cosa ti prometto prima di iniziare
Il canone mensile lo concordiamo prima dell’avvio e resta quello, niente costi extra senza che li approvi tu, e nessun cambio di gestionale
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, se mi mostri un flusso ti dico se si può fare e se secondo me non conviene te lo dico lo stesso