Tre documenti che dovrebbero dire la stessa cosa
Ogni acquisto che fai lascia tre tracce, l’ordine che hai mandato al fornitore, il documento di consegna che è arrivato col camion, e la fattura che ti chiede i soldi
In teoria i tre documenti raccontano lo stesso fatto, in pratica quasi mai coincidono riga per riga, e il controllo a tre vie è proprio il confronto fra questi tre pezzi di carta, fatto per capire se stai pagando quello che hai chiesto e quello che hai ricevuto
Hai ordinato cento pezzi, ne sono arrivati novantotto perché due erano rotti o mancavano a magazzino, e in fattura te ne mettono cento, sono numeri inventati qui per far vedere il meccanismo, non il caso di qualcuno
La differenza è di due pezzi, e su una riga sola non se ne accorge nessuno, il problema è che le righe non sono una
Perché a mano questo controllo non lo fa quasi nessuno
Il controllo a tre vie non è difficile, è lungo, e questa è una differenza che conta
Per verificare una fattura lunga, mettiamo di quaranta righe, sempre numeri messi qui per far vedere il ragionamento, devi tirare fuori l’ordine, tirare fuori le bolle collegate, che possono essere più di una perché la merce è arrivata in più viaggi, e poi confrontare codice per codice, quantità per quantità, prezzo per prezzo
Non è un lavoro da due minuti, e le fatture fornitore che ti arrivano in un mese non sono una, quindi il conto lo puoi fare da solo, quel tempo in ufficio non c’è
Quello che succede davvero è che si guarda il totale, si vede che è più o meno quello che ci si aspettava, e si registra, poi si paga, e il fornitore incassa anche i due pezzi che non ti ha mai consegnato
Non è disattenzione, è aritmetica del tempo disponibile, ed è il motivo per cui questo lavoro è uno dei candidati migliori per un’automazione, alta ripetizione, regole chiare, e una macchina che alla riga quaranta è attenta come alla prima
Come si costruisce il confronto, passo per passo
Il primo passo è avere i tre documenti in una forma leggibile, e questo di solito è più facile di quanto sembra, l’ordine è già dentro il gestionale che usi, il documento di consegna arriva su carta o in PDF, la fattura oggi arriva quasi sempre come file elettronico, che è la fonte più pulita delle tre
Il secondo passo è l’aggancio, cioè capire quale fattura si riferisce a quale bolla e quale bolla a quale ordine, e qui si usano i riferimenti che i documenti portano già scritti, il numero d’ordine citato nella bolla, il numero di bolla citato in fattura
Quando il riferimento manca, e capita, si aggancia con quello che c’è, il fornitore, il periodo, i codici articolo, e se l’aggancio resta incerto il sistema non tira a indovinare, mette la riga da parte
Il terzo passo è la traduzione dei codici, perché il fornitore chiama l’articolo a modo suo e tu lo chiami a modo tuo, e senza una tabella che li mette in corrispondenza il confronto non parte nemmeno
Il quarto passo è il confronto vero, riga per riga, sulle tre cose che contano, la quantità ordinata contro quella consegnata contro quella fatturata, il prezzo di fattura contro il prezzo concordato nell’ordine, e gli sconti o le maggiorazioni che a volte compaiono solo alla fine
Cosa succede alle differenze
Qui c’è il punto che distingue un’automazione utile da un giocattolo, il sistema non decide chi ha ragione fra te e il fornitore, perché quella è una valutazione tua, magari i due pezzi mancanti li avevi accettati per telefono e nessuno l’ha scritto
Quello che il sistema fa è preparare la lista delle differenze con i tre documenti affiancati, riga per riga, con scritto cosa avevi ordinato, cosa è arrivato, cosa ti stanno fatturando, e di quanto ballano
La parte lenta di questo controllo non è mai stata decidere, è andare a cercare i tre fogli e metterli in fila, e con la lista già pronta davanti quella parte non la fai più
Le righe che tornano perfette passano e non le guarda nessuno, ed è giusto, le righe che ballano si fermano e aspettano una persona
Conviene anche mettere una soglia decisa da te, sotto la quale una differenza minima non vale la telefonata, perché una lista che segnala tutto smette presto di essere letta, e una lista che nessuno legge è come non averla
Da dove si comincia se vuoi provarci
Prendi le fatture fornitore di un mese solo, e di un fornitore solo, quello da cui compri più spesso, e fai il controllo a mano su quelle
Quello che trovi ti dice due cose, se il problema esiste davvero nella tua azienda, e quali sono i casi storti che dovrai raccontare a chi scrive le regole, la consegna parziale, il reso, il codice cambiato a metà anno
Questa verifica serve anche se poi l’automazione non la fai, perché il controllo a tre vie fatto sul serio su un mese vero ti dice se in quelle righe stanno uscendo soldi tuoi, e se non ne stanno uscendo hai scoperto che il problema, nella tua azienda, non ce l’hai
Se decidi di andare avanti, il resto è il mestiere di sempre, si legge dai programmi che usi già, anche da quelli senza nessun collegamento diretto, e la logica è la stessa della riconciliazione fra due fonti che non tornano, solo con una fonte in più