Il camion scarica alle sei, il documento resta sul bancone
Il fornitore consegna, lascia il DDT, e qualcuno lo appoggia sopra la pila degli altri, poi il negozio apre e da quel momento la giornata è dei clienti, degli scaffali da riempire e di chi manca in cassa
La pila intanto cresce, e a sera la carica una persona stanca, riga per riga, dentro il gestionale del punto vendita, oppure la carica domani, insieme a quella di domani
Le ore che se ne vanno nel retro
Non è il lavoro di negozio, quello lo sai fare e ti paga, sono i passaggi intorno, sempre gli stessi, che nessuno può saltare
- Gli ordini ai fornitori, che sono cento, e sono quasi sempre gli stessi articoli con quantità diverse
- I DDT da caricare uno per uno, con i codici che ogni fornitore scrive a modo suo
- I portali dei fornitori da aprire per prendere documenti, listini e conferme d’ordine
- Le promozioni e i cambi prezzo da riportare prima che partano
- Il confronto fra quello che hai ordinato, quello che è arrivato e quello che ti fatturano, quando c’è tempo
Quel «quando c’è tempo» è la riga che costa di più, perché il tempo non c’è quasi mai
I tre numeri che dovrebbero coincidere
Hai ordinato venti colli, ne sono arrivati diciotto, la fattura ne conta venti, e la differenza non la vede nessuno, perché per vederla devi mettere tre documenti sullo stesso tavolo e leggerli riga per riga fino in fondo
Sono margini che se ne vanno in silenzio, due colli alla volta, e in silenzio è peggio di un errore grosso, perché un errore grosso salta all’occhio e questo no
È anche il lavoro dove una persona alla riga duecento salta un numero, ed è normale che succeda, mentre una macchina la riga duecento la legge come la prima
Un prezzo sbagliato lo scopri in cassa
Una promozione riportata male non resta un problema d’ufficio, arriva alle casse nel giro di mezz’ora, con la cliente che ha visto il volantino e l’operatrice che chiama qualcuno del retro
I cambi prezzo sono lavoro meccanico con conseguenze immediate, e sono esattamente il tipo di passaggio che conviene togliere dalle mani di chi ha già venti cose da fare
Esempi di cosa il sistema può fare
Questi sono esempi di lavori che il sistema può fare, non lavori già consegnati per qualche punto vendita, Muffin Suite è partita da poco e preferisco scriverlo qui invece di lasciartelo scoprire dopo
- Il sistema legge il DDT, anche se arriva in PDF o via email, riconosce gli articoli e carica il movimento nel gestionale del punto vendita seguendo le regole che gli dai tu
- Confronta ordine, bolla e fattura riga per riga, e mette da parte solo le righe dove i numeri non tornano, così invece di rileggere tutto guardi solo quelle
- Entra nei portali dei fornitori con le tue credenziali, prende conferme e documenti e li archivia con il nome e la cartella che usi già
- Prepara l’ordine di riassortimento partendo dai tuoi criteri, e lo lascia pronto perché sia una persona a guardarlo e a mandarlo
- Riporta i cambi prezzo di una promozione dal foglio che ti arriva alle schede degli articoli, e segnala quelli che non trova
Se il tuo programma non ha nessun collegamento tecnico verso l’esterno cambia poco, il sistema usa le schermate come farebbe un operatore, ed è la specialità della casa, lo stesso vale per i portali dei fornitori dove entri col browser
Quello che resta a te
Le decisioni restano tue, cosa ordinare, con chi trattare, quanto tenere a scaffale, il sistema fa i passaggi meccanici e si ferma dove serve una testa
Un documento nuovo o una riga che non torna non se li inventa, li mette da parte e te li mostra, e quanta autonomia dargli lo scegli tu, all’inizio conviene tenerlo stretto e allargare sui casi che hai visto funzionare
Perché il negozio ci guadagna
Le ore che oggi finiscono nel caricamento e nei controlli tornano libere, e le usi per il negozio o per andare a casa a un’ora normale, senza mettere un’altra persona a battere bolle
Poi c’è la parte che si vede in fondo all’anno, i controlli fatti su tutte le righe e non solo quando c’è tempo, se vuoi farti un’idea dei numeri c’è il calcolo del risparmio, ci metti due minuti
Non cambi programma, il sistema usa quello che hai già, e il canone mensile te lo dico prima di iniziare, quella cifra resta e ogni aggiunta la approvi tu, se vuoi mostrami una procedura, basta un breve video dello schermo