Perché la prima nota è un lavoro che si ripete uguale
La prima nota nasce quasi sempre dallo stesso gesto, apri l’estratto conto della banca, guardi una riga, capisci di cosa si tratta, e la registri nel gestionale con il conto giusto e la data giusta
Preso il singolo movimento sembra un lavoro da niente, però le righe di un mese sono tante, e alla fine dell’anno il tempo che si è portato via è una voce che nessuno aveva messo a bilancio
La cosa interessante è che gran parte di quelle righe non le stai davvero decidendo, le stai riconoscendo, l’affitto è l’affitto anche questo mese, la bolletta della luce arriva sempre dallo stesso soggetto, gli stipendi escono sempre nello stesso giro di giorni
Primo passo, leggere l’estratto conto com’è
Un’automazione della prima nota parte dal file che ti dà la banca, che sia un PDF scaricato dal portale, un CSV, o un tracciato che il tuo home banking esporta già pronto
Muffin Suite legge quel documento e ne tira fuori le colonne che contano, la data, l’importo, il segno, e soprattutto la descrizione, che è la parte dove sta l’informazione vera
Se il file è un PDF fatto male, o è una scansione, il discorso cambia un po’ e la lettura va tarata sopra, è un tema che tocchiamo nella guida su PDF nativo o scansionato, ma nella maggior parte dei casi l’estratto conto è un documento pulito e la lettura è la parte semplice del lavoro
Secondo passo, riconoscere quello che torna sempre uguale
Il riconoscimento dei movimenti ricorrenti funziona perché la descrizione di un movimento bancario è più costante di quanto sembri
Il canone di affitto arriva ogni mese con la stessa causale e verso lo stesso beneficiario, il fornitore di sempre compare con la sua ragione sociale scritta nello stesso modo, l’addebito della rata ha un riferimento fisso che non cambia da un mese all’altro
Quello che si scrive, allora, è una regola per ogni movimento che riconosci a colpo d’occhio, quando la descrizione contiene questa cosa e l’importo sta in questo intorno, il conto è quello
Le regole non le inventa il programma, le detti tu, o le detta chi tiene la contabilità, perché è quella persona che sa dove va messa ogni cosa
Terzo passo, preparare la registrazione
Riconosciuto il movimento, l’automazione apre il gestionale che usi già e compila la prima nota come faresti tu, la data, l’importo, il conto, la descrizione, il riferimento al documento se serve
Non serve che il tuo programma abbia un collegamento diretto o un modo ufficiale per ricevere i dati, perché il sistema lavora sulle schermate, apre la maschera della prima nota e mette i valori nei campi, esattamente come farebbe una persona seduta lì
A quel punto hai due modi di lavorare, e la scelta è tua, l’automazione registra e tu passi a controllare dopo, oppure prepara tutto e aspetta che tu dia l’ok riga per riga
Quarto passo, la lista dei dubbi
La parte che decide se un’automazione della prima nota è fatta bene non sono i movimenti che riconosce, sono quelli che non riconosce
Un bonifico da un cliente nuovo, un giroconto strano, un addebito che non era mai comparso prima, un importo che si discosta troppo da quello di sempre, tutta questa roba non va indovinata, va messa da parte
Quindi il sistema si ferma, non registra, e mette quella riga in una lista che ti arriva, con scritto perché non l’ha abbinata, e tu decidi solo su quelle poche, senza ricontrollare le altre
Un’automazione che tira a indovinare sui casi dubbi ti fa perdere più tempo di quello che ti fa risparmiare, perché a quel punto devi ricontrollare tutto, e tanto valeva farlo a mano
Quanta parte si abbina da sola
Qui va detta una cosa onesta, non esiste una percentuale valida per tutti, e chi te la dà a priori se la sta inventando
Quanti movimenti si abbinano da soli dipende da quanto sono regolari i tuoi, un’azienda che ha venti fornitori fissi e poche entrate straordinarie sta da una parte, una che incassa da clienti sempre diversi con causali scritte a mano sta dall’altra, e sono due mondi
L’unico modo serio per farsi un’idea è guardare l’estratto conto di un mese vero e contare quante righe riconosceresti tu senza pensarci, quella è più o meno la parte su cui una regola può lavorare
Le scelte contabili restano a chi le fa
Un’automazione della prima nota non fa contabilità, esegue le regole che le hai dato
Dove va messo un costo, come si tratta un movimento particolare, cosa si fa a fine periodo, sono decisioni di chi ha la responsabilità di prenderle, il commercialista o chi tiene i conti in azienda, e restano lì dove sono adesso
Il lavoro che si toglie è quello di trascrizione, aprire, leggere, digitare, salvare, ripetere, cioè la parte che non richiede nessun giudizio e che ti mangia le mattine, e su chi decide le regole c’è una guida apposta, chi decide le regole dell’automazione
Cosa serve per capire se il tuo caso regge
Per dire qualcosa di sensato basta poco, il formato in cui scarichi l’estratto conto, il gestionale in cui registri, e un mese di movimenti guardato insieme per vedere quanti sono i ricorrenti veri
Se lavori con uno studio, o sei uno studio, la stessa logica vale su più aziende alla volta, ed è un tema che trovi nella pagina dedicata ai commercialisti