Il lavoro che ti mangia le ore
Non è la consulenza, quella è il motivo per cui il cliente ti paga, sono i passaggi intorno, sempre gli stessi, che nessuno può saltare
- Fatture che arrivano in PDF, via email o dal cassetto fiscale, e qualcuno le deve registrare una per una
- Prime note battute a mano partendo da estratti conto e da fogli Excel che ogni cliente compila a modo suo
- Portali da aprire, con la ricevuta da scaricare, rinominare e mettere nella cartella giusta
- Documenti da chiedere ai clienti, poi da richiedere, poi da richiedere ancora
- Controlli su codici, date, importi e partite IVA, noiosi ma necessari
- Le scadenze, che si accavallano tutte nella stessa settimana
Esempi di cosa si può automatizzare
Questi sono esempi di lavori che il sistema può fare, non lavori già consegnati per qualche studio, siamo partiti da poco e preferiamo dirtelo
- Il sistema legge le fatture di un cliente, ricava imponibile, aliquota e fornitore, e le registra nel gestionale con il conto giusto secondo le regole che gli dai tu
- Prende l’estratto conto, riconosce i movimenti ricorrenti e prepara la prima nota, lasciando fuori solo quelli che non riesce ad abbinare
- Entra nei portali con le tue credenziali, scarica quello che serve e archivia i file con il nome e la cartella che usi in studio
- Confronta quello che il cliente ha mandato con quello che manca, e prepara la lista da sollecitare
Quello che resta a te
Il sistema fa i passaggi meccanici, le scelte contabili restano tue, un documento nuovo o un movimento che non torna non se lo inventa, si ferma e te lo mette da parte
Puoi decidere quanta autonomia dargli, all’inizio conviene tenerlo stretto, con più controlli e conferme, poi si allarga sui casi che hai visto funzionare
Perché lo studio ci guadagna
Le ore che oggi vanno in inserimenti tornano disponibili, e le usi per i clienti o per non arrivare a giugno con gli arretrati, senza assumere qualcuno per battere dati
Non cambi gestionale, il sistema usa quello che hai già, come farebbe una persona davanti allo schermo
Come partiamo
Sono Antonio Fuccillo, le automazioni le scrivo io e ai messaggi rispondo io, quindi parli con chi il lavoro lo fa
Mi mostri una procedura, anche con un video dello schermo, guardo se si può fare e ti dico il canone mensile prima di iniziare, quella cifra resta e ogni aggiunta la approvi tu