Come nasce lo stesso cliente scritto in tre modi
Nessuno inserisce un doppione apposta, i doppioni nelle anagrafiche nascono dalla fretta, dalla persona che cerca il cliente, non lo trova perché lo aveva cercato scritto in un altro modo, e allora lo crea nuovo per non perdere tempo
Poi ci si mettono le abbreviazioni, la stessa azienda scritta una volta per esteso e una volta con la sigla, le maiuscole, uno spazio in più, il punto dopo la ragione sociale, l’indirizzo della sede legale invece di quello del magazzino, e ogni tanto una partita IVA battuta con una cifra sbagliata
Dieci anni di questo lavoro e ti ritrovi con tre schede per lo stesso cliente, ognuna con un pezzo della storia dentro
Il vero danno delle anagrafiche doppie sta nei numeri intorno
Un’anagrafica doppia da sola non blocca niente, la fattura esce lo stesso, ed è proprio per questo che il problema resta lì per anni
Il danno arriva dopo, quando guardi il fatturato per cliente e quello che vale davvero tanto sembra tre clienti medi, quando il fido lo calcoli su una scheda sola e il rischio vero è la somma delle tre, quando lo scaduto sembra sotto controllo perché una parte sta sulla scheda che nessuno guarda, e quando mandi la stessa comunicazione due volte allo stesso indirizzo e chi la riceve capisce che dentro non sai chi è
Il costo vero delle anagrafiche doppie sono le decisioni prese su numeri storti
Prima si trova cosa è doppio davvero
Il primo passo per pulire le anagrafiche doppie viene prima di unire, è capire chi è doppio con certezza, perché il nome non è una prova
I punti fermi sono la partita IVA e il codice fiscale, se due schede hanno la stessa partita IVA valida sei quasi sempre davanti alla stessa azienda, e quello è il gruppo su cui puoi lavorare tranquillo
Tutto il resto è indizio, non prova, due schede con lo stesso nome possono essere due sedi diverse, oppure due società della stessa famiglia con ragioni sociali quasi identiche, e due schede con lo stesso indirizzo possono essere due aziende nello stesso capannone, quindi il nome, l’indirizzo, la mail e il telefono servono a farti dei sospetti, non a decidere
Nel mezzo c’è la parte scomoda, le schede senza partita IVA, quelle con la partita IVA scritta male, i privati, e i clienti esteri, e lì la certezza non ce l’hai
La regola per unire, e il mucchio dei dubbi
Una volta trovati i gruppi certi, serve una regola scritta che dica cosa vince, quale scheda resta come principale, quale indirizzo si tiene, cosa succede ai documenti agganciati alle altre, chi decide se i dati di pagamento sono diversi fra le due
Questa regola la detti tu, perché è una decisione tua, non tecnica, e cambia da azienda ad azienda a seconda di come tieni i clienti
Poi c’è il mucchio dei dubbi, e va guardato da una persona, perché unire due anagrafiche che erano davvero due clienti diversi fa più danno che lasciarle separate, gli storici si mescolano, i documenti finiscono sotto il cliente sbagliato, e tornare indietro è molto più lungo che decidere bene la prima volta
Qui l’automazione è utile proprio perché non decide, prepara i gruppi, mette le schede affiancate con dentro il fatturato, i documenti collegati e l’ultima data di movimento, e chi conosce i clienti guarda una schermata e dice sì o no in pochi secondi invece di aprire il gestionale scheda per scheda
Mettiamo, giusto per far vedere come si ragiona, che le schede clienti siano cinquemila, che i gruppi con la stessa partita IVA siano trecento, e che i sospetti solo per somiglianza del nome siano centoventi, sono numeri inventati qui per far vedere il metodo, non dati di qualcuno, però il rapporto è quello che conta, la parte certa si sbriga in blocco, il mucchio dei dubbi è piccolo e va guardato in faccia
Pulire una volta non serve a niente
Questa è la parte scomoda, se pulisci le anagrafiche e non tocchi il modo in cui vengono inserite, fra un anno hai gli stessi doppioni, magari scritti diversi
La causa non sparisce, la causa è che nel momento in cui una persona di fretta non trova un cliente, la strada più veloce è crearlo nuovo, e finché resta la strada più veloce continuerà a prenderla
Il pezzo che ferma i doppioni sta a monte, nell’inserimento, e sono controlli semplici, la partita IVA va cercata prima di creare la scheda, e se esiste già il sistema mostra quella invece di aprirne una nuova, la partita IVA va controllata nella forma prima di salvare, il nome va confrontato ignorando maiuscole, spazi, punti e le solite abbreviazioni, e se somiglia a qualcosa che c’è già chi sta inserendo lo vede prima di salvare, non sei mesi dopo
Se lo stesso cliente va inserito in più programmi, il discorso vale doppio, perché ogni punto di inserimento manuale è un posto in cui il doppione può nascere, e su questo trovi più roba nella guida su il cliente nuovo inserito in tre programmi
Cosa serve per capire se il tuo caso è affrontabile
Per ragionare su una pulizia delle anagrafiche serve poco, quale programma tiene i clienti, quante schede sono più o meno, e chi in azienda ha l’autorità per dire che due schede sono lo stesso cliente
Il resto viene guardando i dati veri, e il modo migliore per farlo vedere è un breve video dello schermo, oppure ce lo racconti in una chiamata