Si scrive una volta sola, il resto lo replica il sistema
Quando un cliente nuovo va inserito in tre programmi, la risposta è questa, l’anagrafica si compila in un punto solo e il sistema la riporta identica negli altri, aprendo le schermate come farebbe la persona che oggi fa avanti e indietro
Il lavoro che fai adesso è sempre lo stesso, i dati arrivano da una mail del commerciale, da un modulo compilato sul sito, da una visura, da un messaggio scritto di fretta, e poi qualcuno li ribatte nel gestionale, nel programma delle spedizioni, nel foglio che usa l’amministrazione, magari anche nel sistema del preventivo
Alla prima schermata sei attento, alla seconda un po’ meno, alla terza stai copiando a memoria una partita IVA che hai letto due minuti prima, ed è lì che si perde una cifra
Il costo vero arriva quando i tre programmi non coincidono
Inserire un’anagrafica a mano porta via pochi minuti, e presa una volta sola non sembra una cosa che vale un progetto, il costo vero arriva dopo, quando i tre programmi hanno tre versioni dello stesso cliente
Un indirizzo aggiornato solo nel gestionale manda la merce dove il cliente non abita più, una partita IVA storta arriva dritta in fattura e la fattura poi va rifatta, una ragione sociale abbreviata in un posto e per esteso nell’altro rende impossibile ricollegare i dati quando ti serve un totale per cliente
Nessuno di questi guai si vede il giorno dell’inserimento, si vedono settimane dopo, quando costano molto più dei minuti che avevi risparmiato scrivendo di fretta
Automatizzare l’inserimento delle anagrafiche serve soprattutto a questo, il dato risulta identico ovunque, cosa che copiando a mano non succede mai, nemmeno con una persona brava e attenta, e i minuti risparmiati vengono dietro come conseguenza
Come si affronta, e cosa controlla il sistema prima di salvare
Il dato entra da un punto solo, che decidi tu, di solito quello dove il cliente nuovo nasce davvero, e da lì parte verso gli altri programmi, mai al contrario, perché se due schermate possono modificare lo stesso campo prima o poi si contraddicono e nessuno sa più quale ha ragione
Prima di scrivere qualcosa il sistema fa i controlli formali, quelli che una persona di fretta salta, e sono la parte che conta più della velocità
- la partita IVA e il codice fiscale devono essere scritti in una forma valida, non un numero a caso della lunghezza giusta
- i campi obbligatori del gestionale devono esserci tutti, altrimenti l’anagrafica nasce zoppa e qualcuno la finisce mesi dopo
- il cliente non deve già esistere, perché inserirlo due volte scritto in due modi crea un doppione, ed è un problema che poi va ripulito a parte
- quello che non torna non si tira a indovinare, si ferma e resta a te
Il fermarsi sui dubbi è quello che rende affidabile un’automazione delle anagrafiche, un’automazione che davanti a un dato dubbio inventa un valore ti riempie i programmi di spazzatura educata, una che si ferma ti lascia dieci righe da guardare e il resto già a posto
Funziona anche sui programmi che non hanno nessun collegamento diretto con l’esterno, perché le schermate ci sono comunque, ed è il caso di quasi tutti i gestionali installati in azienda, è il lavoro sui programmi senza collegamenti diretti