Il costo non è solo lo stipendio di chi lo fa
Quando ti chiedi quanto ti costa inserire i dati a mano, la prima cifra che viene in mente è lo stipendio della persona seduta davanti al gestionale, ma quella è solo la parte che si vede
Sotto ci sono le ore vere passate sulla procedura, i controlli fatti dopo per essere sicuri che i numeri tornino, gli errori da rimettere a posto, le interruzioni di chi si ferma un attimo e poi riprende dal punto sbagliato, il tempo per insegnare il lavoro a una persona nuova, e gli arretrati che si accumulano nei periodi di punta
Presa una volta sola, una procedura da pochi minuti sembra niente, ripetuta qualche centinaio di volte al mese diventa una voce di costo che pesa come una persona
Il conto da fare, passo per passo
Il calcolo di base è semplice, ti servono le persone che fanno il lavoro, le ore che ognuna ci mette in un giorno, i giorni al mese in cui il lavoro capita, e il costo orario aziendale, cioè quanto ti costa davvero quell’ora tutto compreso, non il netto che finisce in busta
Mettiamo, giusto per far vedere il metodo, che siano due persone, due ore al giorno a testa, venti giorni al mese, sono numeri inventati qui, non dati di qualcuno
Due per due fa quattro ore al giorno, per venti giorni fanno ottanta ore al mese, poi moltiplichi quelle ore per il tuo costo orario e hai la cifra mensile, ancora per dodici e hai quella dell’anno
Il numero che esce può sembrare alto, non perché il conto sia furbo, ma perché tiene dentro le voci che di solito restano fuori
Separa la parte meccanica da quella che richiede testa
Quel totale non è tutto automatizzabile, e chi ti dice il contrario ti sta vendendo qualcosa
Dentro quelle ore c’è la parte meccanica, aprire il documento, leggere sempre gli stessi campi, copiarli nella stessa schermata, salvare, e c’è la parte che richiede esperienza, il caso strano, il fornitore che scrive gli importi a modo suo, la decisione che si prende solo guardando il contesto
Per stimare quanto pesa la prima parte non serve un’analisi, guarda dieci pratiche di fila e conta quante sono filate lisce senza pensarci, quella proporzione è più o meno la parte su cui un’automazione può lavorare
Gli errori sono la voce che non trovi in bilancio
Un dato sbagliato costa molto più dei secondi che servivano per scriverlo giusto, perché prima va scoperto, poi va corretto, e spesso si porta dietro una telefonata, una nota di credito, un controllo in più su tutto il resto
Più passaggi manuali metti in fila, più punti hai in cui qualcosa può scivolare, e questo costo non lo leggi da nessuna parte, lo paghi in ore di persone che avrebbero dovuto fare altro
Quando conviene automatizzare e quando no
Un processo merita un’automazione quando ha volume, cioè la stessa cosa capita spesso, e quando le regole sono abbastanza chiare da poter essere scritte nero su bianco
Se una cosa la fai tre volte al mese, lasciala com’è, il tempo che ci metti a spiegarla vale più di quello che risparmi
Se invece ogni caso dipende dal giudizio di chi guarda, l’automazione può togliere il lavoro meccanico intorno, preparare i dati e aprire la schermata giusta, però la decisione resta a una persona, ed è giusto così
Il criterio finale è banale, quello che spendi per automatizzare deve stare sotto quello che smetti di spendere, con un margine che si vede a occhio nudo, se per farlo tornare devi fare acrobazie con i numeri, vuol dire che non torna
Fai il conto con i tuoi numeri
Nella pagina Calcola il risparmio trovi un calcolatore che fa questa moltiplicazione al posto tuo, metti persone, ore, giorni e costo orario, e vedi subito la cifra dell’anno, i numeri restano nel tuo browser
Resta una stima, non una promessa, ma è già molto meglio della sensazione a naso che hai adesso
Cosa serve per capire se il tuo caso è adatto
Per dire se un processo si può automatizzare basta vedere poca roba, quale programma usi, quali passaggi fa la persona dall’inizio alla fine, e quante operazioni al mese sono, tutto il resto viene dopo