La risposta corta, con le credenziali che decidi tu
Un’automazione di Muffin Suite entra nel gestionale o nel portale con le credenziali che l’azienda cliente decide di darle, non con credenziali proprie e non con una scorciatoia tecnica nascosta, perché il sistema apre le schermate come farebbe un operatore, quindi ha bisogno di un accesso esattamente come ce l’ha una persona
Quale accesso, però, non è una cosa che si può dire in astratto, si concorda prima di avviare il lavoro e si scrive nel contratto del progetto, insieme a chi le custodisce e a cosa succede quando il rapporto finisce
Se qualcuno ti risponde a voce, con un “ci pensiamo dopo”, quella è la parte da fermare, non perché ci sia per forza un problema, ma perché è l’unico momento in cui la domanda si fa senza costi
Un’utenza dedicata al posto di quella di una persona
La cosa più utile che puoi chiedere è un’utenza dedicata all’automazione, separata da quella di Maria in amministrazione, e nella maggior parte dei casi conviene davvero
Il motivo è banale, se il sistema lavora con il profilo di Maria, tutto quello che fa risulta fatto da Maria, e il giorno che vuoi capire chi ha toccato una registrazione ti ritrovi un registro che non distingue più niente, con un’utenza separata invece guardi le tracce e vedi subito cosa ha fatto il programma e cosa ha fatto una persona
C’è un secondo motivo, meno evidente, con un’utenza dedicata puoi darle solo i permessi che le servono davvero, se l’automazione deve inserire i movimenti e non deve toccare l’anagrafica, glielo togli, mentre l’utenza di una persona porta con sé tutto quello che quella persona può fare in azienda
E poi c’è il caso pratico, se Maria cambia reparto o se ne va, il suo accesso viene chiuso, e il lavoro si ferma di colpo senza che nessuno abbia capito perché
Non sempre si può, ci sono gestionali che le utenze extra le fanno pagare a licenza, e alcuni portali web ne ammettono una sola per azienda, in quei casi si valuta insieme il compromesso, l’importante è saperlo prima e non scoprirlo a lavoro avviato
Chi le può cambiare, e cosa succede alla fine
Le password cambiano, per scadenza o per abitudine dell’azienda, e un’automazione che entra con una password vecchia si ferma, quindi va stabilito chi la cambia, come lo comunica, e in quanto si rimette in piedi
Sono cose che finiscono nell’assistenza, che nel modo di lavorare di Muffin Suite sta dentro il canone mensile insieme allo sviluppo e alla manutenzione, e su come funziona trovi il giro completo
La parte che quasi nessuno chiede, e che invece è la più importante, è la fine, cosa succede agli accessi quando il rapporto si chiude, chi li revoca, entro quando, e come fai a essere sicuro che siano stati tolti davvero
La risposta corretta è che li revochi tu, dal tuo lato, perché sono utenze dei tuoi programmi e la chiave resta in mano tua, ma anche questo va messo nero su bianco prima, non lasciato al buon senso
Se ti interessa la questione vicina, dove finiscono i documenti e i dati che l’automazione legge, la guida su dove restano i dati aziendali tratta quel pezzo