La risposta corta, restano dove sono già oggi
Quando un’automazione lavora sui programmi che l’azienda ha già installati, i dati non si spostano da nessuna parte, restano nel gestionale, nelle cartelle e nel server dove stanno adesso, perché il sistema apre le stesse schermate che aprirebbe un operatore e scrive negli stessi campi
Non c’è un archivio parallelo che nasce da un’altra parte, non c’è una copia dei tuoi clienti che finisce altrove, il lavoro cambia chi preme i tasti, non cambia dove finisce quello che viene scritto
Questa però è la risposta generale, quella vera dipende da come si decide di far girare il sistema nel tuo caso, ed è una cosa che si decide prima di partire e si mette nero su bianco nel contratto del progetto, non si scopre a lavoro avviato
Le domande da fare, a Muffin Suite e a chiunque altro
Chi ti propone un’automazione deve saperti rispondere su cinque punti, e se ci passa sopra veloce quello è già il segnale
- dove gira il sistema, sul computer di un ufficio oppure su una macchina dedicata, perché è lì che passano i dati mentre lavora
- quali dati tocca davvero, perché un’automazione vede quello che serve al processo che le hai dato da fare, non tutto quello che l’azienda ha in casa
- se qualcosa esce dall’azienda, e in quali casi, per esempio un portale esterno a cui l’automazione si collega perché ci si collega già una persona oggi
- chi vede cosa, con quali credenziali entra il sistema, e se il registro di quello che ha fatto resta consultabile da te
- cosa succede alla fine del rapporto, agli accessi, alle regole scritte, a quello che è stato prodotto
Sono domande banali da fare e scomode da eludere, ed è esattamente per questo che funzionano
Dove cambia qualcosa, e dove no
C’è una differenza che vale la pena tenere a mente, un conto è un’automazione che apre il tuo gestionale sul tuo computer e ricopia lì dentro quello che legge da un PDF che era già nella tua cartella, un altro conto è un servizio che si porta via i documenti per elaborarli fuori e poi ti restituisce il risultato
Nel primo caso il perimetro resta quello di adesso, nel secondo si allarga, e non è detto che sia sbagliato, è detto che devi saperlo prima e deciderlo tu
Poi c’è la roba che sta fuori per forza, il portale della pubblica amministrazione dove carichi i documenti, la casella di posta se è appoggiata da qualche parte in rete, ma quei pezzi stavano già fuori prima che arrivasse qualsiasi automazione, ci entrava una persona col browser
La scelta di dove far girare l’automazione è la stessa scelta che decide dove passano i dati, quindi le due domande si fanno insieme, non una dopo l’altra
Muffin Suite non ti chiede di fidarti sulla parola, ti chiede di fare le domande e di pretendere che le risposte finiscano nel contratto del progetto, insieme alla scelta su le credenziali con cui il sistema entra nei programmi, che è l’altra metà della stessa questione
Il resto del metodo, dalla prima occhiata al processo fino all’avvio, lo trovi in come funziona