La risposta breve
Un listino fornitore si aggiorna in automatico leggendo il file che arriva, convertendo i codici del fornitore nei tuoi, e scrivendo i prezzi nel gestionale che usi già, uno per uno, senza che nessuno debba ribattere duemila righe
La parte che conta davvero però non è la scrittura, è il controllo prima della scrittura, perché un prezzo storto dentro il gestionale non resta un errore di anagrafica, esce fuori il giorno dopo dentro un ordine, dentro un’offerta, dentro una fattura, e a quel punto lo scopre il cliente
Come si affronta
Ogni fornitore manda il listino a modo suo, uno con le colonne in un ordine, uno con l’intestazione scritta in un altro modo, uno che da un mese all’altro infila una colonna in mezzo senza dire niente, e i codici sono i suoi, non i tuoi, quindi qualcuno deve fare la traduzione, e guardare duemila righe con gli occhi non è un lavoro che una persona possa fare bene due volte di fila, per cui il controllo finisce per essere a campione, i prezzi entrano quasi tutti giusti, e quel quasi è il punto dolente, perché la riga sbagliata non ti avvisa, se ne sta buona finché non la vendi
Per prima cosa si scrive un modello di lettura per ogni fornitore, che è meno faticoso di come suona, perché il formato di un singolo fornitore è abbastanza costante, e quella costanza è la cosa buona di tutta la faccenda
Le colonne si leggono dall’intestazione e non dalla posizione, così se il fornitore ne sposta una il sistema non se ne accorge nemmeno, e se invece un’intestazione attesa non c’è più, si ferma e lo dice, invece di prendere la colonna a fianco e scrivere lo sconto al posto del prezzo, che è il modo classico in cui una macro fatta in casa combina il disastro, e su questo trovi altro in Il file arriva ogni mese con le colonne spostate
Poi c’è la conversione dei codici, una tabella che tiene insieme il codice del fornitore e il tuo, e i codici nuovi che quella tabella non conosce non si inventano, finiscono in una lista che guardi tu
Il controllo dello scostamento, quello che vale più di tutti
Prima di scrivere, il sistema confronta il prezzo nuovo con quello che hai adesso, e se la differenza supera una soglia che decidi tu, quella riga non passa, si mette da parte in attesa di un occhio umano
Il motivo è ruvido, un programma non ha idea che un articolo passato, mettiamo giusto per far vedere il caso, da 1,20 a 12,00 sia una virgola persa per strada, per lui sono due numeri e basta, ma la regola sulla soglia lo sa benissimo, perché tu le hai detto quanto è ragionevole che un prezzo si muova, e così sotto la soglia le righe passano tutte insieme, mentre sopra ti ritrovi da guardare una manciata di casi invece di duemila, che è una giornata diversa, e di come si costruiscono queste reti parla Come si impedisce a un’automazione di fare danni
Un’automazione dei listini merita quando i file arrivano spesso e sono grossi, quando i fornitori sono più di due o tre, e quando il prezzo che scrivi lì dentro è lo stesso che poi il gestionale usa da solo per gli ordini e le offerte, mentre se ricevi un listino corto una volta l’anno lascialo com’è, il tempo che serve per scrivere le regole non lo recuperi mai