La risposta onesta è che dipende da te più che da me
Non ti do un numero di settimane, perché sarebbe un numero inventato, e chi te lo dà prima di aver visto il tuo processo sta tirando a indovinare con l’aria di chi sa
Quello che posso dirti è dove va il tempo, e la sorpresa è che la parte tecnica, cioè scrivere il sistema che apre le schermate, legge i documenti e compila i campi, è la parte più prevedibile di tutte, si guarda il processo e si capisce più o meno cosa c’è da fare
Il tempo di un’automazione se ne va quasi tutto fuori dal codice, nelle cose che nessuno mette in conto quando immagina il lavoro
Le quattro cose che allungano davvero
La prima sono le regole non scritte, quelle che vivono in testa a chi fa il lavoro da otto anni, e che saltano fuori a metà strada quando arriva la pratica che non rientra da nessuna parte, chiedi come si fa e ti sentirai rispondere dipende, ed è una risposta sincera
La seconda sono gli accessi, l’utenza per entrare nel gestionale, la credenziale del portale, il permesso che deve dare qualcun altro, e finché non arrivano il lavoro sta fermo anche se è tutto chiaro
La terza è la persona che conosce il processo, che è sempre quella più occupata dell’azienda, e trovare mezz’ora sua è più difficile che scrivere il codice che serve
La quarta sono i casi strani, e questi non si scoprono parlandone, si scoprono provando, il fornitore che scrive gli importi a modo suo, la fattura senza il numero d’ordine, il file che quel mese arriva con una colonna in più, ogni caso così è un pezzo di lavoro che prima non sapevi di dover fare
Nessuna delle quattro è colpa di qualcuno, sono la normalità di un’azienda che lavora, e un fornitore che ti promette tempi precisi finge che non esistano
Cosa puoi fare tu per accorciare
Puoi fare due cose, e valgono più di qualsiasi promessa mia
La prima è indicare una persona di riferimento, una sola, quella che il processo lo fa davvero e non quella che lo racconta dall’alto, e metterla in condizione di rispondere quando serve, senza dover chiedere il permesso ogni volta
La seconda è mandare i documenti di esempio subito, non i tre più puliti, quelli veri, compresi i due che ogni volta fanno bestemmiare, perché è da lì che si capisce quanto lavoro c’è, e possono anche essere finti o coperti se dentro ci sono dati di clienti
Poi c’è una terza cosa che aiuta e non costa niente, raccontare i casi storti già successi invece di nasconderli, chi li tiene per sé pensando di semplificare allunga i tempi, perché quel caso arriva comunque, solo più tardi e più scomodo
Se vuoi vedere la lista completa di cosa serve avere pronto, la trovi nella guida cosa serve avere pronto prima di iniziare, mentre in come funziona c’è il giro completo dal primo contatto in poi
Una cosa però te la dico chiara, il tempo non finisce con l’avvio, l’automazione parte affiancata alla persona e diventa autonoma piano piano, ed è così apposta, è l’unico modo per far uscire i casi che nessuno aveva raccontato