Succede, ed è messo nel conto fin dall’inizio
Sì, un fornitore può cambiare il modello della sua fattura da un mese all’altro senza avvisare nessuno, e questo non è un imprevisto che manda all’aria un’automazione, è una delle cose normali che un’automazione fatta bene deve reggere
Il fornitore non ti deve niente sul formato dei suoi documenti, sposta un totale, aggiunge una riga, rinomina una colonna, oppure passa a un altro programma di fatturazione e il PDF esce diverso, e tutto questo resta affar suo
Quello che riguarda te è una cosa sola, cosa fa il tuo sistema il giorno in cui quel documento nuovo arriva
Il sistema si ferma, ed è il comportamento giusto
Quando un’automazione di Muffin Suite trova un documento che non corrisponde più al modello che conosce, si ferma e lo segnala, invece di tirare avanti e registrare numeri presi dal punto sbagliato
La differenza tra le due cose è grossa, un’automazione che si ferma ti costa un’attesa e una segnalazione da guardare, un’automazione che prova a indovinare ti mette in contabilità un imponibile letto dalla casella accanto, e quello lo scopri molto più tardi, quando si è già portato dietro altri documenti
I controlli sono la parte più importante del lavoro su un documento che arriva da fuori, e non un contorno, la lettura di PDF ed Excel confronta sempre quello che trova con quello che si aspetta di trovare, verifica che i conti tornino, e se qualcosa non torna quel documento resta da parte in attesa di una persona
Nel frattempo il resto non si blocca, le fatture degli altri fornitori continuano a passare come sempre, in mezzo resta solo quella manciata di documenti col formato nuovo, che nel caso peggiore inserisci a mano come facevi prima di automatizzare
Rimetterlo a posto rientra nella manutenzione
Adattare un’automazione a un modello di fattura cambiato è un intervento piccolo, si guarda il documento nuovo, si vede dove sono finiti i campi, si aggiorna la lettura e si riprova sui documenti veri prima di rimettere tutto in funzione
Piccoli adattamenti di questo tipo rientrano nella manutenzione compresa nel canone mensile, secondo il piano definito nel contratto del progetto, quindi non arrivano come una sorpresa da trattare a parte ogni volta che un fornitore cambia idea
È anche uno dei motivi per cui Muffin Suite lavora a canone invece che a progetto chiuso, un programma che legge documenti prodotti da altre aziende non è una cosa che si consegna e si dimentica, i documenti là fuori cambiano da soli, e qualcuno deve stargli dietro
Dentro il canone concordato prima di avviare il lavoro ci sono lo sviluppo, l’uso, l’assistenza, le correzioni e la manutenzione, e un modello di fattura che cambia sta in quest’ultima voce, non diventa un lavoro nuovo da preventivare
Il discorso è lo stesso quando a cambiare è un programma invece di un documento, e su quel caso trovi la guida su cosa succede quando cambia gestionale